Qué hacer cuando sus empleados se resisten a su software de BPM

Cambiar un proceso o sistema es arriesgado. Por un lado, puede haber gente que se beneficia de mantener las cosas como siempre han sido. Por otro lado, no siempre es fácil conseguir el apoyo de aquellos que se benefician de la nueva forma de hacer las cosas. En otras palabras, se puede esperar un retroceso en cualquier momento que algo sacuda el status quo.

La implementación de la gestión de procesos de negocio, o software BPM puede hacer que algunas personas se sientan amenazadas. Tal vez no se preocupen por ser automatizados fuera de un trabajo, pero resienten los cambios que se imponen desde "arriba" sin que ellos hayan sido parte de ello. E incluso si la gente es generalmente receptiva a lo que el software de BPM puede hacer por ellos, puede esperar algunos dolores de crecimiento en el camino. Aquí hay algunas ideas sobre qué hacer cuando sus empleados se resisten a su software de BPM.

Evitar problemas incluyendo a los usuarios finales desde el principio
Si crees que puedes dejar caer el software de BPM en tu fuerza de trabajo y automáticamente será aceptado por todos, podrías tener un duro despertar. Los ejecutivos pueden amar una nueva solución BPM, pero si es impuesta por decreto ejecutivo, esperen resistencia. La gente no se opone a mejorar los procesos de trabajo, pero si son usuarios de un proceso, quieren ser parte de la implementación del software BPM desde el principio. Claro que la participación de los ejecutivos es importante, pero también lo es el apoyo de las personas reales que usarán el proceso día tras día.

No permita que su software BPM inicie cambios innecesarios
El cambio por el cambio es miope. Cuando se evalúan los procesos para su uso con el software BPM, es importante ver dónde las cosas ya van bien y concentrarse en las partes de un proceso que realmente requieren mejoras. Por ejemplo, si usted tiene un formulario electrónico que sirve perfectamente a sus necesidades, reemplazarlo con el formulario del sistema BPM podría causar una interrupción innecesaria sin mejorar el proceso. Asegúrate de que tu software BPM te permite integrar los pasos que ya funcionan bien para que puedas concentrarte en las oportunidades de mejora.

Selecciona cuidadosamente los procesos de negocio con los que empiezas
El software BPM proporciona un retorno de la inversión cuando representa un valor empresarial nuevo o mejorado. Por lo tanto, es importante definir estos valores empresariales nuevos o mejorados por adelantado y ocuparse de los procesos que en su momento pueden haber cumplido los objetivos empresariales, pero que ya no lo hacen. Cuando considere dónde empezar con el software de BPM, considere cómo ha cambiado el contexto de su negocio (tal vez usted hace envíos internacionales ahora, u opera comercio electrónico así como tiendas de ladrillos y mortero), y defina cómo quiere agregar valor al negocio.

Deje que los tipos de "Early Adopter" le ayuden a correr la voz

Si su organización incluye un respetado tipo de "early adopter" que tiene interés en lo que usted quiere que su software de BPM logre, tráigalo a bordo temprano para que aprenda sobre el software de BPM, proporcione retroalimentación sobre cómo puede ser mejor utilizado, y eduque a otras partes interesadas. Estos "evangelistas" pueden ser estupendos para comunicando cómo el uso de software BPM para mejorar un proceso ayuda a la gente a hacer las cosas de manera más eficiente y a desarrollar la confianza en sus habilidades de trabajo. Idealmente, esta persona no está en la IT o en la C-suite, sino que es un usuario de procesos de primera línea.

Nunca pierdas de vista a las personas que usarán los procesos
Todas estas acciones y actitudes tienen que ver con mejorar las cosas para las personas de carne y hueso que realizarán un proceso cada día. Cuando pierdes de vista esto, lo que para ti es "un fallo de software" puede ser para alguien más "la incapacidad de hacer mi trabajo hasta que IT arregle el problema". Si espera que la gente envíe nuevos datos para su seguimiento, asegúrese de que sepan por qué lo hacen y cómo hace que su organización sea más eficaz. La peor actitud a tomar es, "No hagas preguntas. Lo estamos haciendo de esta manera ahora".

Conclusión
Uno de los mayores precipitadores de la resistencia de los empleados al software BPM es la mentalidad de "yo sé más que tú" del ejecutivo o del informático que despliega el software y el nuevo proceso. Tienes que lidiar con los problemas de la gente así como con la tecnología, o de lo contrario tu iniciativa de BPM se quedará corta. Y, por supuesto, la selección del software de BPM correcto es crítica.
ProcessMaker es un software BPM de código abierto con una comunidad de usuarios activa y comprometida. Y debido a que es de código abierto, además de las impresionantes herramientas incorporadas, permite la adaptación experta a los requerimientos de cada organización. Usted puede probar ProcessMaker Enterprise Edition de forma gratuita, o descargar la Community Edition de ProcessMaker. Es una solución de software BPM que trabaja con - no contra - su valiosa comunidad de usuarios finales.

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