Die Änderung eines Prozesses oder Systems ist riskant. Zum einen kann es Menschen geben, die davon profitieren, wenn die Dinge so bleiben, wie sie immer waren. Zum anderen ist es nicht immer einfach, die Unterstützung derjenigen zu gewinnen, die von der neuen Vorgehensweise profitieren würden. Mit anderen Worten: Jedes Mal, wenn etwas am Status quo rüttelt, ist mit Gegenwind zu rechnen.
Die Einführung von Geschäftsprozessmanagement- oder BPM-Software kann bei manchen Menschen ein Gefühl der Bedrohung hervorrufen. Vielleicht machen sie sich keine Sorgen darüber, dass ihre Arbeit automatisiert wird, aber sie ärgern sich darüber, dass Änderungen "von oben" auferlegt werden, ohne dass sie daran beteiligt waren. Und selbst wenn die Mitarbeiter den Vorteilen der BPM-Software grundsätzlich aufgeschlossen gegenüberstehen, müssen Sie mit einigen Anlaufschwierigkeiten rechnen. Hier einige Überlegungen dazu, was zu tun ist, wenn sich Ihre Mitarbeiter gegen Ihre BPM-Software sträuben.
Vermeiden Sie Probleme, indem Sie die Endbenutzer von Anfang an einbeziehen
Wenn Sie glauben, dass Sie Ihrer Belegschaft einfach eine BPM-Software vorsetzen können und diese automatisch von allen akzeptiert wird, könnte es ein böses Erwachen geben. Die Führungskräfte mögen eine neue BPM-Lösung lieben, aber wenn sie per Dekret der Geschäftsleitung eingeführt wird, ist mit Widerstand zu rechnen. Die Mitarbeiter sind nicht gegen die Verbesserung von Arbeitsprozessen, aber wenn sie Anwender eines Prozesses sind, wollen sie von Anfang an an der Implementierung der BPM-Software beteiligt werden. Sicherlich ist die Zustimmung der Geschäftsleitung wichtig, aber ebenso wichtig ist die Unterstützung durch die Menschen, die den Prozess tagtäglich anwenden.
Erlauben Sie Ihrer BPM-Software nicht, unnötige Änderungen zu initiieren
Änderungen um der Änderungen willen sind kurzsichtig. Bei der Bewertung von Prozessen für den Einsatz von BPM-Software ist es wichtig zu sehen, wo die Dinge bereits richtig laufen, und sich auf die Teile eines Prozesses zu konzentrieren, die tatsächlich verbessert werden müssen. Wenn Sie beispielsweise ein elektronisches Formular haben, das seinen Zweck perfekt erfüllt, könnte das Ersetzen dieses Formulars durch das Formular des BPM-Systems zu unnötigen Unterbrechungen führen, ohne den Prozess zu verbessern. Stellen Sie sicher, dass Ihre BPM-Software die Integration von Schritten ermöglicht, die bereits gut funktionieren, damit Sie sich auf die Verbesserungsmöglichkeiten konzentrieren können.
Wählen Sie die Geschäftsprozesse, mit denen Sie beginnen, sorgfältig aus
BPM-Software rentiert sich, wenn sie einen neuen oder verbesserten Geschäftswert darstellt. Daher ist es wichtig, diese neuen oder verbesserten Geschäftswerte im Vorfeld zu definieren und sich mit Prozessen zu befassen, die vielleicht einmal die Geschäftsziele erfüllt haben, dies aber nicht mehr tun. Wenn Sie überlegen, wo Sie mit BPM-Software beginnen sollten, sollten Sie sich überlegen, wie sich der Kontext Ihres Unternehmens verändert hat (vielleicht liefern Sie jetzt international oder betreiben sowohl E-Commerce als auch stationäre Geschäfte), und definieren, wie Sie den Geschäftswert steigern wollen.
Lassen Sie sich von Ihren "Early Adopter"-Typen bei der Verbreitung des Themas helfen
Wenn es in Ihrem Unternehmen einen angesehenen "Early Adopter" gibt, der ein Interesse daran hat, was Sie mit Ihrer BPM-Software erreichen wollen, sollten Sie ihn oder sie frühzeitig an Bord holen, damit er oder sie die BPM-Software kennenlernt, Feedback dazu gibt, wie sie am besten eingesetzt werden kann, und andere Stakeholder schult. Diese "Evangelisten" können hervorragend geeignet sein für kommunizieren wie der Einsatz von BPM-Software zur Prozessverbesserung den Mitarbeitern hilft, Dinge effizienter zu erledigen und Vertrauen in ihre Arbeitsfähigkeiten zu entwickeln. Idealerweise ist diese Person nicht in der IT oder in der Führungsetage tätig, sondern ein Prozessanwender an vorderster Front.
Verlieren Sie nie die Menschen aus den Augen, die die Prozesse anwenden werden
All diese Maßnahmen und Einstellungen haben damit zu tun, die Dinge für die Menschen zu verbessern, die einen Prozess tagtäglich durchführen. Wenn Sie dies aus den Augen verlieren, kann das, was für Sie "ein Software-Problem" ist, für jemand anderen "die Unfähigkeit, meine Arbeit zu erledigen, bis die IT-Abteilung das Problem behoben hat" bedeuten. Wenn Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten, dass sie neue Daten zur Nachverfolgung einreichen, sollten Sie sicherstellen, dass sie wissen, warum sie das tun und wie sie damit die Effizienz Ihrer Organisation steigern können. Die schlechteste Einstellung ist: "Stellen Sie keine Fragen. Wir machen das jetzt schon so".
Schlussfolgerung
Einer der größten Auslöser für den Widerstand der Mitarbeiter gegen BPM-Software ist die "Ich weiß mehr als du"-Mentalität der Führungskraft oder IT-Person, die die Software und den neuen Prozess einführt. Sie müssen sich nicht nur mit der Technologie, sondern auch mit den Menschen befassen, sonst wird Ihre BPM-Initiative scheitern. Und natürlich ist die Auswahl der richtigen BPM-Software entscheidend.
ProcessMaker ist eine Open-Source-BPM-Software mit einer aktiven und engagierten Anwendergemeinschaft. Und da es sich um eine Open-Source-Software handelt, kann sie nicht nur mit beeindruckenden integrierten Werkzeugen ausgestattet werden, sondern auch von Experten auf die Anforderungen jedes Unternehmens zugeschnitten werden. Sie können die ProcessMaker Enterprise Edition kostenlos testen oder die Community Edition von ProcessMaker herunterladen. Es ist eine BPM-Softwarelösung, die mit - und nicht gegen - Ihre wertvolle Endbenutzer-Community arbeitet.
