Imaginez un environnement de travail où chaque clic, action et décision est enregistré, analysé et exploité pour améliorer vos processus. Que les membres de l'équipe travaillent au siège ou à l'autre bout du monde, vous disposez d'un tableau de bord en temps réel sur la façon dont ils éditent, gèrent et modifient les flux de travail les plus essentiels de votre organisation.
Il ne s'agit pas d'une fantaisie de gestion, mais d'un outil prêt à l'emploi dans la dernière version estivale de ProcessMaker. L'enregistrement des activités des utilisateurs documente chaque action effectuée par les employés comme une pièce d'un puzzle plus large qui, une fois assemblé, révèle une image complète de l'efficacité de votre flux de travail, des défis et des opportunités d'amélioration.
Les employés ne sont plus des utilisateurs passifs de l'automatisation, mais des participants actifs à l'élaboration des processus.
Leurs interactions fournissent un retour d'information immédiat qui permet aux responsables et aux équipes informatiques d'adapter le système pour mieux répondre à leurs besoins. Qu'il s'agisse de repérer les lacunes en matière de formation ou d'optimiser les processus en vue d'une hyperproductivité, les informations recueillies grâce à l'enregistrement des activités des utilisateurs sont d'une valeur inestimable.
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Quelles sont les informations disponibles dans le nouveau tableau de bord de ProcessMaker relatif à l'enregistrement de l'activité des utilisateurs ?
L'enregistrement des activités des utilisateurs vous permet de surveiller et d'enregistrer en temps réel les actions et les comportements détaillés des utilisateurs au sein de ProcessMaker Platform. En un coup d'œil, vous pouvez voir :
- Date/Heure
- Nom de l'utilisateur
- Adresse IP
- Action
- Brève description
Quels sont les types de comportements qu'il est important de surveiller ?
- Comment les processus sont édités
- Ajout ou désactivation d'utilisateurs
- Création de nouveaux formulaires
- Installation des plugins
- Modifications des rôles/permissions
- Suppression de données d'une source telle qu'une table PM
- Modification des processus tels que les itinéraires, les déclencheurs ou les règles
- Surveillance des sous-processus
- Édition d'événements
- Suppression de groupes de tâches
- Vider le cache
- Mise à jour des connecteurs de base de données
- Importation ou activation de nouveaux processus
- Déplacement de lignes, de textes ou de notations au sein de processus
- Remplacer les logos d'entreprise ou modifier l'apparence de l'instance
Une petite modification d'un processus - comme une erreur de frappe dans votre moteur de règles - peut avoir des conséquences importantes si elle est négligée. Malgré le terme "automatisation", les processus automatisés ne doivent pas être entièrement autonomes. L'examen de la manière dont les membres de l'équipe interagissent avec les flux de travail est une pièce essentielle du puzzle.
Comment contrôler l'activité des utilisateurs dans ProcessMaker ?
Ouvrez votre journal d'audit pour consulter l'enregistrement complet des actions exécutées.
Vous pouvez trier par utilisateur, rechercher des actions spécifiques ou voir ce qu'a fait une adresse IP particulière. Dans le secteur bancaire, par exemple, vous avez besoin de savoir qui a modifié le seuil d'approbation automatique des prêts ou supprimé une étape d'un processus d'ouverture de compte.
Ce journal d'audit entièrement conforme vous permet de savoir qui a effectué des modifications et quand, en temps réel.
Vous voulez savoir quand une action, telle que "Créer un utilisateur", se produit ? Signalez certains comportements par un drapeau rouge pour recevoir une notification instantanée. Recevez une alerte par courrier électronique ou par SMS si le système détecte un comportement suspect.
Quels sont les avantages de l'enregistrement des activités des utilisateurs ?
Une plateforme d'automatisation des processus métier dotée d'un système d'enregistrement des activités des utilisateurs vous offre un outil puissant pour comprendre comment les employés interagissent avec le système. Cela permet d'optimiser les processus, d'accroître la transparence, de renforcer la sécurité et d'améliorer l'efficacité globale de la plateforme.
Voici cinq avantages de l'enregistrement de l'activité des utilisateurs dont bénéficient les utilisateurs de ProcessMaker dans la dernière version estivale.
Renforcer la sécurité et la conformité
Lorsque vous traitez des processus complexes en contact avec les clients et les employés, vous avez besoin d'un BPA certifié ISO 27001. Une accréditation ISO 27001 démontre le plus haut niveau de sécurité de l'information. Elle atteste qu'une organisation dispose de contrôles de classe mondiale pour surveiller la manière dont les données sont transmises et traitées en interne.
La nouvelle fonction d'enregistrement des activités des utilisateurs de la version d'été suit les lignes directrices ISO en matière de suivi des comportements. Vous pouvez attribuer aux utilisateurs des autorisations détaillées et protéger vos processus contre les modifications non autorisées.
Toutes les modifications non souhaitées ne sont pas forcément malveillantes : des utilisateurs inexpérimentés peuvent accidentellement modifier un processus sans disposer des autorisations nécessaires. La nouvelle fonctionnalité empêche les utilisateurs de base d'effectuer des modifications radicales, réduisant ainsi la probabilité d'erreurs.
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Une responsabilité et une résolution des litiges sans faille
Vous n'êtes pas sûr de l'auteur d'une modification récente du processus ? Inutile de mener une enquête de plusieurs semaines. Les journaux d'audit améliorés vous donnent une vue claire des clics critiques de chaque utilisateur.
Voir qui a réacheminé un processus et quand il l'a fait.
Filtrez l'activité en fonction des comportements récents de l'utilisateur pour connaître les autres changements qu'il a effectués. Vous pouvez rapidement reconstituer l'objectif d'une activité donnée ou savoir précisément à qui vous adresser pour obtenir une mise à jour.
Suivi en temps réel
L'enregistrement de l'activité des utilisateurs n'est pas un instantané de fin de journée. Vous pouvez observer en temps réel la navigation des utilisateurs dans ProcessMaker. N'attendez pas qu'une erreur soit commise pour vous en rendre compte. Voyez qui fait quoi et intervenez immédiatement sur les problèmes urgents.
Le journal d'activité des utilisateurs affiche les actions au fur et à mesure qu'elles se produisent. Voyez comment les utilisateurs s'acquittent d'une tâche critique ou combien de fois par jour les employés interagissent avec un processus spécifique.
Le suivi en temps réel signifie également une assistance en temps réel. Si un employé éprouve des difficultés avec une tâche ou un processus particulier, les équipes d'assistance peuvent intervenir rapidement pour fournir une formation ad hoc.
Améliorer la formation et le soutien
L'analyse des journaux des utilisateurs peut mettre en évidence les erreurs ou les malentendus les plus courants. Ces informations peuvent guider l'élaboration de programmes de formation ciblés et de ressources plus intuitives. De même, vous pouvez identifier les fonctions les plus utilisées par les membres de l'équipe afin de vous concentrer sur ces activités lorsque vous accueillez de nouveaux employés.
Contrôler les performances et optimiser les processus
Les journaux d'activité des utilisateurs ne se contentent pas de patrouiller votre instance de ProcessMaker pour détecter les risques. Vous pouvez également utiliser ces informations pour améliorer continuellement les processus en cours. Révéler où les employés rencontrent des retards dans le flux de travail ou identifier la fréquence d'actions spécifiques.
Par exemple, vous pouvez constater qu'une tâche d'approbation prend souvent du retard. En examinant de près les journaux d'activité, vous remarquez que les collaborateurs doivent souvent réacheminer la tâche en raison d'un taux de rotation élevé. Grâce à ces informations, vous pouvez confier les approbations à des cadres supérieurs qui sont moins susceptibles de quitter le navire.
Les informations obtenues grâce au suivi en temps réel des interactions avec les utilisateurs vont bien au-delà de simples points de données. Elles représentent le pouls de votre stratégie d'automatisation - les expériences quotidiennes, les défis et les réussites de ceux qui font fonctionner l'entreprise. En exploitant ces informations, les entreprises peuvent créer un environnement de travail qui non seulement répond aux besoins de leurs employés, mais les anticipe, ce qui se traduit par une efficacité accrue et, en fin de compte, par de meilleurs résultats pour l'entreprise.
