Was ist Benutzeraktivitätsprotokollierung: Funktionen der Sommerversion

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Stellen Sie sich eine Arbeitsumgebung vor, in der jeder Klick, jede Aktion und jede Entscheidung aufgezeichnet, analysiert und zur Verbesserung Ihrer Prozesse genutzt wird. Unabhängig davon, ob die Teammitglieder vom Hauptsitz aus oder am anderen Ende der Welt arbeiten, haben Sie einen Echtzeit-Überblick darüber, wie sie die wichtigsten Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens bearbeiten, verwalten und ändern.

Das ist keine unausgegorene Management-Phantasie, sondern in ProcessMaker's neuestem Sommer-Release bereits einsatzbereit. Das User Activity Logging dokumentiert jede Aktion der Mitarbeiter als Teil eines größeren Puzzles, das, wenn es zusammengesetzt wird, ein umfassendes Bild Ihrer Workflow-Effizienz, Herausforderungen und Verbesserungsmöglichkeiten offenbart.

Die Mitarbeiter sind nicht mehr passive Nutzer der Automatisierung, sondern aktive Teilnehmer an der Gestaltung der Prozesse.

Ihre Interaktionen liefern unmittelbares Feedback, so dass Manager und IT-Teams das System besser an ihre Bedürfnisse anpassen können. Von der Ermittlung von Schulungslücken bis hin zur Optimierung von Prozessen zur Steigerung der Produktivität sind die aus der Aufzeichnung der Benutzeraktivitäten gewonnenen Erkenntnisse von unschätzbarem Wert.

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Welche Informationen können Sie im neuen ProcessMaker-Dashboard "User Activity Logging" sehen?

Mit der Benutzeraktivitätsprotokollierung können Sie detaillierte Aktionen und Verhaltensweisen von Benutzern innerhalb der ProcessMaker-Plattform überwachen und aufzeichnen - und zwar in Echtzeit. Auf einen Blick können Sie sehen:

  • Datum/Uhrzeit
  • Name des Benutzers
  • IP-Adresse
  • Aktion
  • Kurzbeschreibung

Welche Arten von Verhaltensweisen sind wichtig, um sie im Auge zu behalten?

  • Wie Prozesse bearbeitet werden
  • Hinzufügen oder Deaktivieren von Benutzern
  • Neue Formulare erstellen
  • Installieren von Plugins
  • Änderungen der Rollen/Berechtigungen
  • Löschen von Daten aus einer Quelle wie einer PM-Tabelle
  • Bearbeitungen von Prozessen wie Routen, Auslöser oder Regeln
  • Überwachung von Teilprozessen
  • Bearbeitung von Ereignissen
  • Löschen von Gruppen von Aufgaben
  • Löschen des Caches
  • Aktualisieren von Datenbankkonnektoren
  • Importieren oder Aktivieren neuer Prozesse
  • Verschieben von Linien, Texten oder Notationen innerhalb von Prozessen
  • Auswechseln von Firmenlogos oder Umgestaltung der Instanz

Eine kleine Änderung an einem Prozess - wie ein Tippfehler in Ihrer Regelmaschine - kann erhebliche Folgen haben, wenn sie übersehen wird. Auch wenn der Name "Automatisierung" bedeutet, sollten automatisierte Prozesse nicht völlig aus der Hand gegeben werden. Die Überprüfung der Interaktion der Teammitglieder mit den Arbeitsabläufen ist ein wichtiger Teil des Puzzles.

Wie überprüfen Sie die Benutzeraktivitäten in ProcessMaker?

Öffnen Sie Ihr Audit-Protokoll, um die vollständige Aufzeichnung der ausgeführten Aktionen anzuzeigen.

Sie können nach Benutzern sortieren, nach bestimmten Aktionen suchen oder sehen, was eine bestimmte IP-Adresse getan hat. Im Bankwesen müssen Sie z. B. wissen, wer den Schwellenwert für automatische Kreditgenehmigungen angepasst oder einen Schritt aus einem Kontoeröffnungsprozess entfernt hat.

Dieses vollständig konforme Audit-Protokoll zeigt Ihnen in Echtzeit an, wer wann Änderungen vorgenommen hat.

Sie möchten wissen, wann eine Aktion wie "Benutzer erstellen" stattfindet? Markieren Sie bestimmte Verhaltensweisen für eine sofortige Benachrichtigung mit einer roten Markierung. Erhalten Sie eine Warnung per E-Mail oder SMS, wenn das System ein verdächtiges Verhalten feststellt.

Welche Vorteile hat die Aufzeichnung von Benutzeraktivitäten?

Eine Plattform zur Automatisierung von Geschäftsprozessen mit User Activity Logging gibt Ihnen ein leistungsfähiges Werkzeug an die Hand, um zu verstehen, wie Mitarbeiter mit dem System interagieren. Dies führt zu optimierten Prozessen, größerer Transparenz, besserer Sicherheit und einer insgesamt verbesserten Effizienz der Plattform.

Hier sind fünf Vorteile des User Activity Logging, die ProcessMaker-Anwender im neuesten Summer Release genießen.

Mehr Sicherheit und Konformität

Bei der Abwicklung komplexer kunden- und mitarbeiterbezogener Prozesse benötigen Sie eine nach ISO 27001 zertifizierte BPA. Eine ISO 27001-Zertifizierung steht für ein Höchstmaß an Informationssicherheit. Sie bestätigt, dass eine Organisation über erstklassige Kontrollen verfügt, um zu überwachen, wie Daten übertragen und intern verarbeitet werden.

Die neue Funktion zur Protokollierung von Benutzeraktivitäten in der Sommerversion folgt den ISO-Richtlinien zur Verfolgung von Verhaltensweisen. Sie können Benutzern detaillierte Berechtigungen zuweisen und Ihre Prozesse gegen unbefugte Änderungen absichern.

Nicht jede unerwünschte Änderung ist böswillig - unerfahrene Benutzer können einen Prozess versehentlich ohne die richtigen Berechtigungen ändern. Die neue Funktion verhindert, dass einfache Benutzer weitreichende Änderungen vornehmen, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringert wird.

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Eiserne Rechenschaftspflicht und Streitbeilegung

Sie sind sich nicht sicher, wer kürzlich eine Prozessänderung vorgenommen hat? Sie brauchen keine wochenlangen Nachforschungen anzustellen. Verbesserte Audit-Protokolle geben Ihnen einen kristallklaren Überblick über die kritischen Klicks jedes Benutzers.

Sehen Sie, wer einen Prozess umgeleitet hat und wann dies geschehen ist.

Filtern Sie die Aktivitäten nach den jüngsten Verhaltensweisen dieses Nutzers, um zu sehen, welche anderen Änderungen er vorgenommen hat. Sie können den Zweck einer bestimmten Aktivität schnell zusammensetzen oder genau wissen, bei wem Sie sich für ein Update melden müssen.

Überwachung in Echtzeit

Das User Activity Logging ist keine Momentaufnahme am Ende des Tages. Sie können in Echtzeit beobachten, wie Benutzer durch ProcessMaker navigieren. Warten Sie nicht, bis Sie feststellen, dass ein Fehler gemacht wurde. Sehen Sie, wer was tut, und kümmern Sie sich sofort um dringende Probleme.

Das Live-Protokoll der Benutzeraktivität zeigt Aktionen an, während sie stattfinden. Sehen Sie, wie die Benutzer eine kritische Aufgabe bewältigen oder wie oft pro Tag Mitarbeiter mit einem bestimmten Prozess interagieren.

Überwachung in Echtzeit bedeutet auch Unterstützung in Echtzeit. Wenn ein Mitarbeiter Schwierigkeiten mit einer bestimmten Aufgabe oder einem Prozess hat, können die Support-Teams sofort eingreifen und Ad-hoc-Schulungen anbieten.

Verbesserung der Ausbildung und Unterstützung

Die Analyse von Benutzerprotokollen kann häufige Fehler oder Missverständnisse aufzeigen. Diese Erkenntnisse können die Entwicklung gezielter Schulungsprogramme und intuitiverer Ressourcen leiten. Ebenso können Sie herausfinden, welche Funktionen die Teammitglieder am häufigsten nutzen, so dass Sie sich bei der Begrüßung neuer Mitarbeiter auf diese Aktivitäten konzentrieren können.

Leistung überwachen und Prozesse optimieren

Benutzeraktivitätsprotokolle dienen nicht nur dazu, Ihre ProcessMaker-Instanz auf Risiken zu überprüfen. Sie können die Informationen auch nutzen, um laufende Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Zeigen Sie auf, wo Mitarbeiter auf Verzögerungen im Arbeitsablauf stoßen oder identifizieren Sie die Häufigkeit bestimmter Aktionen.

Sie könnten zum Beispiel feststellen, dass eine Genehmigungsaufgabe häufig in Verzug gerät. Wenn Sie sich die Aktivitätsprotokolle genau ansehen, stellen Sie fest, dass die Mitarbeiter die Aufgabe aufgrund der hohen Fluktuation häufig umleiten müssen. Auf der Grundlage dieser Informationen können Sie Genehmigungen an leitende Mitarbeiter übertragen, bei denen die Wahrscheinlichkeit, dass sie abspringen, geringer ist.

Die Erkenntnisse, die aus der Echtzeitüberwachung von Benutzerinteraktionen gewonnen werden, gehen weit über bloße Datenpunkte hinaus. Sie stellen den Herzschlag Ihrer Automatisierungsstrategie dar - die täglichen Erfahrungen, Herausforderungen und Erfolge derer, die das Unternehmen am Laufen halten. Durch die Nutzung dieser Informationen können Unternehmen eine Arbeitsumgebung schaffen, die die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter nicht nur erfüllt, sondern vorwegnimmt, was zu höherer Effizienz und letztlich zu besseren Geschäftsergebnissen führt.

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