Imagine un entorno de trabajo en el que cada clic, acción y decisión se registra, analiza y aprovecha para mejorar sus procesos. Tanto si los miembros del equipo trabajan desde la sede central como si se encuentran al otro lado del mundo, usted dispone de un panel de control en tiempo real sobre cómo editan, gestionan y modifican los flujos de trabajo más esenciales de su organización.
No es una fantasía de gestión de pastel en el cielo, está listo para ir en la última versión de verano de ProcessMaker. El registro de actividad del usuario documenta cada acción tomada por los empleados como una pieza de un rompecabezas más grande que, cuando se junta, revela una imagen completa de la eficiencia de su flujo de trabajo, desafíos y oportunidades de mejora.
Los empleados ya no son usuarios pasivos de la automatización, sino participantes activos en la configuración de los procesos.
Sus interacciones proporcionan información inmediata para que los gestores y los equipos informáticos puedan adaptar mejor el sistema a sus necesidades. La información que proporciona el registro de la actividad de los usuarios tiene un valor incalculable, desde detectar las lagunas en la formación hasta optimizar los procesos para lograr una hiperproductividad.
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¿Qué información puede ver en el nuevo tablero de registro de actividad del usuario de ProcessMaker?
El registro de actividad del usuario le permite supervisar y registrar las acciones y comportamientos detallados de los usuarios dentro de la Plataforma ProcessMaker, todo en tiempo real. De un vistazo, usted puede ver:
- Fecha/Hora
- Nombre de usuario
- Dirección IP
- Acción
- Breve descripción
¿Qué tipo de comportamientos es importante vigilar?
- Cómo se editan los procesos
- Añadir o desactivar usuarios
- Crear nuevos formularios
- Instalación de plugins
- Cambios de funciones/permisos
- Eliminación de datos de una fuente como una tabla PM
- Edición de procesos como rutas, activadores o reglas
- Supervisión de subprocesos
- Edición de eventos
- Eliminación de grupos de tareas
- Borrar la caché
- Actualización de los conectores de bases de datos
- Importación o activación de nuevos procesos
- Mover líneas, textos o anotaciones dentro de los procesos
- Cambiar los logotipos corporativos o cambiar el aspecto de la instancia
Un pequeño cambio en un proceso, como un error tipográfico en el motor de reglas, puede tener consecuencias importantes si se pasa por alto. A pesar de llevar el término "automatización" en el nombre, los procesos automatizados no deben estar totalmente desatendidos. Revisar cómo interactúan los miembros del equipo con los flujos de trabajo es una pieza vital del rompecabezas.
¿Cómo se revisa la actividad de los usuarios en ProcessMaker?
Abra su Registro de Auditoría para ver el registro completo de las acciones ejecutadas.
Puede ordenar por usuario, buscar acciones específicas o ver lo que hizo una dirección IP concreta. En banca, por ejemplo, necesitas saber quién ajustó el umbral para la aprobación automática de préstamos o eliminó un paso del proceso de apertura de una cuenta.
Este registro de auditoría totalmente conforme le permite saber quién ha realizado cambios y cuándo en tiempo real.
¿Necesita saber cuándo se produce una acción, como "Crear usuario"? Señale con una bandera roja determinados comportamientos para recibir una notificación instantánea. Reciba una alerta por correo electrónico o SMS si el sistema detecta un comportamiento sospechoso.
¿Cuáles son las ventajas del registro de la actividad de los usuarios?
Una plataforma de automatización de procesos empresariales con registro de la actividad de los usuarios le proporciona una potente herramienta para comprender cómo interactúan los empleados con el sistema. Esto permite optimizar los procesos, aumentar la transparencia y la seguridad y, en general, mejorar la eficacia de la plataforma.
Aquí hay cinco beneficios de Registro de Actividad del Usuario que los usuarios de ProcessMaker disfrutan en la última versión de verano.
Aumentar la seguridad y la conformidad
Cuando se manejan procesos complejos de cara al cliente y a los empleados, se necesita una BPA con certificación ISO 27001. Una acreditación ISO 27001 demuestra el más alto nivel de seguridad de la información. Verifica que una organización dispone de controles de primera clase para supervisar cómo se transmiten y manejan internamente los datos.
La nueva función de registro de la actividad de los usuarios de la versión de verano sigue las directrices ISO para el seguimiento de comportamientos. Puede asignar a los usuarios permisos detallados y proteger sus procesos frente a cambios no autorizados.
No todos los cambios no deseados son malintencionados: los usuarios inexpertos pueden modificar accidentalmente un proceso sin los permisos correctos. La nueva función impide que los usuarios básicos realicen modificaciones radicales, reduciendo así la probabilidad de errores.
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Responsabilidad férrea y resolución de conflictos
¿No está seguro de quién ha editado un proceso recientemente? No hay necesidad de semanas de investigación. Los registros de auditoría mejorados le ofrecen una visión cristalina de los clics críticos de cada usuario.
Vea quién ha redirigido un proceso y cuándo lo ha hecho.
Filtre la actividad de los comportamientos recientes de ese usuario para ver qué otros cambios ha realizado. De este modo, puedes averiguar rápidamente la finalidad de una actividad determinada o saber con exactitud a quién tienes que consultar para actualizar la información.
Supervisión en tiempo real
El registro de la actividad del usuario no es una instantánea al final del día. Usted puede ver en tiempo real como los usuarios navegan ProcessMaker. No espere hasta el final del camino para descubrir que se cometió un error. Vea quién está haciendo qué y solucione los problemas urgentes al instante.
El registro en tiempo real de la actividad de los usuarios muestra las acciones a medida que se producen. Vea cómo se abren paso los usuarios en una tarea crítica o cuántas veces al día interactúan los empleados con un proceso específico.
La supervisión en tiempo real también significa asistencia en tiempo real. Si un empleado tiene dificultades con una tarea o un proceso concreto, los equipos de asistencia pueden intervenir rápidamente para impartir formación ad hoc.
Mejorar la formación y el apoyo
El análisis de los registros de usuario puede poner de manifiesto errores o malentendidos comunes. Esta información puede orientar el desarrollo de programas de formación específicos y recursos más intuitivos. Del mismo modo, puedes identificar las funciones que más utilizan los miembros del equipo para centrarte en esas actividades a la hora de dar la bienvenida a los nuevos empleados.
Supervisar el rendimiento y optimizar los procesos
Los registros de actividad del usuario hacen más que patrullar su instancia de ProcessMaker en busca de riesgos. También puede utilizar la información para mejorar continuamente los procesos actuales. Revele dónde encuentran los empleados retrasos en el flujo de trabajo o identifique la frecuencia de acciones específicas.
Por ejemplo, puede descubrir que una tarea de aprobación se retrasa con frecuencia. Si examina detenidamente los registros de actividad, observará que los empleados a menudo tienen que redirigir la tarea debido a la elevada rotación de personal. Utilizando esta información, puede transferir las aprobaciones a los altos directivos, que son menos propensos a abandonar el barco.
La información obtenida de la supervisión en tiempo real de las interacciones de los usuarios va mucho más allá de los meros puntos de datos. Representan el latido de su estrategia de automatización: las experiencias cotidianas, los retos y los éxitos de quienes hacen funcionar la empresa. Al aprovechar esta información, las organizaciones pueden crear un entorno de trabajo que no sólo satisface las necesidades de sus empleados, sino que se anticipa a ellas, lo que conduce a una mayor eficiencia y, en última instancia, a mejores resultados empresariales.
