Guide pour comprendre les systèmes de gestion des visiteurs

Vous considérez la réception comme un espace où les visiteurs attendent avant d'avoir un aperçu réel de votre entreprise ? Détrompez-vous : votre réception est la vitrine la plus importante de ce que vous représentez. Un traitement VIP de premier ordre dans votre zone d'accueil peut renforcer la sûreté, la sécurité et la réputation de votre entreprise.

Des réceptionnistes peu réactifs et des méthodes d'enregistrement désorganisées laissent une mauvaise impression. Lorsque tous les visiteurs sont là pour faire des affaires avec vous d'une manière ou d'une autre, le fait de vous afficher comme un partenaire commercial responsable, digne de confiance et fiable commence par votre système de gestion des visiteurs. 

Un système de système de gestion des visiteurs fait plus que simplement enregistrer les visiteurs ; il sert d'indicateur d'hospitalité. Rappelez-vous les fois où vous avez été mal accueilli dans un bureau et comment cela a influencé votre perception de l'entreprise :

• Vous êtes assis patiemment dans la zone d'accueil, attendant que la réception informe l'hôte de votre réunion de votre arrivée. Ils sont tellement occupés à gérer d'autres tâches que le temps qu'ils s'y mettent, vous êtes en retard pour votre réunion.
• Vous arrivez en avance à une présentation et devez revoir les modifications de dernière minute que votre patron a apportées à votre PowerPoint. Il n'y a personne à la réception pour vous fournir le mot de passe Wifi du hall. 
• Vous arrivez avec impatience pour un entretien d'embauche. La réception tient une liste papier des visiteurs attendus pour la journée, et ils ne trouvent pas votre nom. 

Considérez un système de gestion des visiteurs rationalisé comme un "redresseur de plateau" pour votre stratégie d'accueil dépassée. Tout comme Starbucks a amélioré l'impression des visiteurs en transformant le café blasé en une atmosphère de salon confortable, les bureaux réimaginent leur expérience d'enregistrement. Pour ce faire, ils éliminent les méthodes désuètes basées sur le papier et lancent des systèmes de gestion des visiteurs qui laissent une première - et une dernière - impression remarquable. 

Qu'est-ce qu'un système de gestion des visiteurs ? 

Les systèmes de gestion des visiteurs vous aident à gérer et à suivre les allées et venues des visiteurs. Alors que les anciennes méthodes d'enregistrement sur papier ne font guère plus qu'enregistrer les noms et les heures d'arrivée, un système de gestion des visiteurs entièrement numérique peut introduire des outils précieux dans votre stratégie d'accueil : 

• Enregistrement sans contact : Les invités peuvent scanner un code QR et remplir des documents d'entrée comme les accords de confidentialité sur leur propre appareil mobile.
• Examens de santé : De nombreux espaces de bureaux imposent désormais un contrôle de la température à la porte. Vous pouvez également permettre aux visiteurs de remplir des questionnaires de santé sur leurs smartphones.
• Badges en libre-service : Les invités peuvent imprimer des badges à une station en libre-service ou recevoir les codes d'accès nécessaires sur leur téléphone.
• Des réunions qui commencent à l'heure : Une étude a montré que le début tardif d'une réunion peut avoir un impact négatif sur la qualité des idées. avoir un impact négatif sur la qualité des idées générées lors de la réunion. Avec le bon VMS, vous pouvez envoyer des alertes d'arrivée automatisées aux hôtes de la réunion par SMS, e-mail ou même Slack.
• Départ automatique : En cas de problème de sécurité ou de santé, vous aurez un registre précis de qui est dans le bâtiment et quand.
• Suivez les tendances des visiteurs : Quelqu'un est peut-être chargé de numériser vos registres d'enregistrement papier. Mais dans la plupart des cas, ils sont déchiquetés ou jetés à la poubelle. En passant au numérique, vous pouvez savoir quelles sont les heures les plus chargées et quels points d'accès les clients utilisent le plus souvent. Ces informations vous permettent de modifier l'expérience de vos clients tout en améliorant les mesures de distanciation sociale.

Avec de nombreux systèmes de gestion des visiteurs, l'expérience s'amorce avant même qu'ils ne franchissent la porte. Vous pouvez créer des flux de travail automatisés qui envoient par courrier électronique des indications sur l'itinéraire à suivre, des instructions sur le stationnement, les mots de passe Wifi du hall et l'emplacement de la salle de réunion avant même que le client n'arrive. 

Qui devez-vous compter comme visiteur ? 

Les systèmes de gestion des visiteurs gèrent et suivent le trafic piétonnier des visiteurs dans l'ensemble de vos bureaux. Les visiteurs comprennent : 

• Candidats à un emploi
• Clients actuels ou potentiels
• Visiteurs actuels ou potentiels
• Participants à la réunion
• Les livreurs
• Contractants ou agences partenaires
• Professionnels de la réglementation ou agents gouvernementaux
• Agents de conformité
• Amis ou membres de la famille

La crise sanitaire actuelle a ajouté un nouveau groupe à la catégorie des visiteurs : les employés. Désormais, on peut considérer que toute personne qui met le pied dans un bâtiment est un invité : du PDG à l'équipe de réception elle-même. 

Avantages d'un système de gestion des visiteurs

Considérez votre réception comme la vitrine de votre entreprise, donnant aux visiteurs un aperçu de votre culture d'entreprise et de la façon dont vous traitez vos clients et vos employés. De longues files d'attente, des feuilles d'inscription désorganisées et des rendez-vous manqués sont des signes subtils qui annoncent un manque de sens des affaires. 

Les méthodes d'enregistrement sur papier ne sont pas seulement peu pratiques, elles peuvent aussi avoir un impact durable sur la volonté d'un visiteur de faire des affaires avec vous. Voici pourquoi : 

❌ Votre entreprise donne l'impression d'être dépassée : Si vous positionnez votre entreprise comme tournée vers l'avenir ou la haute technologie, c'est l'expérience que vous devez servir à vos invités. Des méthodes archaïques comme un vieux cahier et un stylo usé laissent un goût amer.

❌ Votre entreprise semble irresponsable : Vous laissez un dossier des visiteurs de la semaine à la disposition de tous ? Cela n'encourage pas les visiteurs à vous considérer comme une entreprise qui accorde de l'importance à la vie privée. Les concurrents peuvent rapidement parcourir ce que les autres entreprises ont visité cette semaine-là - et voir exactement qui ils ont rencontré.

❌ Votre entreprise semble peu accueillante : La réception est presque une exposition en direct de votre culture d'entreprise, où les clients potentiels et les embauches peuvent avoir une vue complète de la façon dont vous traitez les autres visiteurs. Si un client potentiel voit une longue file d'invités ignorés, il peut repartir avec une impression négative de votre service client.

Walt Disney avait compris que chaque détail de l'entrée de Disney influençait l'expérience globale du client. Il a adopté cette stratégie essentielle lors de la conception de Main Street USA, l'artère commerciale centrale des parcs à thème Disney. "Les façades de Main Street nous sont présentées comme des maisons dans lesquelles nous sommes invités à entrer", a écrit l'analyste culturel Umberto Eco dans son ouvrage intitulé Voyages dans l'hyper-réalité. "Mais l'intérieur n'est qu'un supermarché déguisé, où l'on achète de manière obsessionnelle, en croyant encore jouer".

Votre espace d'accueil est l'atmosphère que vous pouvez créer pour contrôler l'impression qu'un visiteur a de votre entreprise. Les bons choix peuvent influencer l'envie des clients les plus importants de faire affaire avec vous ou celle des employés potentiels les plus prometteurs d'accepter le poste. En numérisant vos méthodes d'enregistrement à l'aide d'un système de gestion des visiteurs, vous pouvez montrer aux invités à quel point il est agréable de travailler avec votre entreprise. 

Les industries qui utilisent des systèmes de gestion des visiteurs

Nous avons tous connu les systèmes de gestion des visiteurs dans les hôtels, les banques et les cabinets médicaux. Les entreprises de tous les secteurs se tournent désormais vers ces services de conciergerie numérique pour améliorer leurs propres stratégies de gestion des visiteurs : 

• Publicité
• Aérospatiale
• Automobile
• Arts, divertissements et loisirs
• Banque
• Fabrication de produits chimiques
• Fournisseurs de services de communication
• Matériel informatique et électronique
• Construction
• Services financiers
• Gouvernement
• Assurance
• Services professionnels
• Fabrication
• Publication
• Immobilier
• Tech
• Télécommunications
• Transport
• Utilitaires
• Entreposage

L'accueil VIP n'est pas réservé aux mastodontes du monde des affaires. Dans le sillage de la pandémie, même les plus petits bureaux ont adopté des techniques d'enregistrement basées sur la technologie. 

Allez au-delà de la première impression

Nous avons tous entendu que "la première impression compte", mais de nombreuses entreprises transforment également leur stratégie de gestion des visiteurs en utilisant la règle de la fin du pic. Cette théorie postule qu'en réalité, la plupart d'entre nous se souviennent des événements passés en se basant sur les derniers moments ou les moments les plus intenses.

Nous avons peut-être passé un excellent entretien d'embauche, mais nous nous concentrons sur le problème du parking lorsque nous racontons notre expérience à nos amis. Nous prenons un repas correct dans un restaurant, mais un dessert gratuit à la fin transforme le repas en une expérience meh soirée en une soirée extrêmement positive.

Votre système de gestion des visiteurs doit également tenir compte de la manière dont vous traitez les adieux. Distribuez automatiquement des suggestions de repas à la sortie, ou offrez une validation de parking en libre-service à la porte. 

Réimaginez la réception : Pourquoi un accueil chaleureux au bureau est si important

La façon dont vous accueillez et traitez les visiteurs est au cœur de la réputation de votre organisation. C'est pourquoi les devantures de magasins, les espaces de bureaux et les bureaux d'accueil s'intéressent de près à l'expérience en magasin proposée par Apple. Vous ne verrez jamais de file d'attente à la caisse dans un magasin Apple : les employés parcourent le terrain avec des iPads pour vous aider où que vous vous trouviez. Si vous venez pour un rendez-vous d'entretien, vous êtes immédiatement accueilli par l'agent chargé de votre problème. Le personnel a même pour consigne d'utiliser votre prénom tout au long de la conversation, afin que vous vous sentiez inconsciemment reconnu. 

Sur L'économie de l'expérienceles auteurs Pine et Gilmore encouragent toutes les organisations à penser à leur activité en tant que théâtre. Chaque point de contact, de la façon dont vous accueillez les clients à la porte aux stylos que vous offrez dans votre zone de réception, affecte la façon dont les visiteurs perçoivent votre entreprise. Avec le bon système de gestion des visiteurs en place, vous pouvez donner à votre expérience visiteur le traitement VIP dont elle a besoin pour être un élément essentiel du succès de votre organisation.