Leitfaden zum Verständnis von Besucherverwaltungssystemen

Betrachten Sie den Empfang als einen Bereich, in dem Besucher warten, bevor sie Ihr Unternehmen wirklich kennen lernen? Denken Sie anders: Ihr Empfangsbereich ist das Aushängeschild Ihres Unternehmens. Eine erstklassige VIP-Behandlung in Ihrem Empfangsbereich kann die Sicherheit und den Ruf Ihres Unternehmens verbessern.

Nicht reagierende Empfangsmitarbeiter und unorganisierte Abfertigungsmethoden hinterlassen einen schlechten Eindruck. Wenn jeder, der Sie besucht, in irgendeiner Weise mit Ihnen Geschäfte machen will, sollten Sie sich als verantwortungsbewusster, vertrauenswürdiger und zuverlässiger Geschäftspartner präsentieren, und das beginnt schon bei Ihrem Besuchermanagementsystem. 

Ein gut funktionierendes Besucherverwaltungssystem tut mehr als nur Besucher einzuchecken; es dient als Indikator für Gastfreundschaft. Denken Sie an die Zeiten zurück, in denen Sie in einem Büro schlecht begrüßt wurden - und wie dies Ihre Wahrnehmung des Unternehmens beeinflusst hat:

• Sie haben geduldig im Empfangsbereich gesessen und darauf gewartet, dass die Rezeption den Gastgeber Ihrer Besprechung über Ihre Ankunft informiert. Die Mitarbeiter sind so sehr damit beschäftigt, andere Aufgaben zu erledigen, dass Sie zu spät zu Ihrer Besprechung kommen, wenn sie dazu kommen.
• Sie kommen zu früh zu einer Präsentation und müssen die Änderungen, die Ihr Chef in letzter Minute an Ihrer PowerPoint-Präsentation vorgenommen hat, überprüfen. An der Rezeption ist niemand, der Ihnen das Wifi-Passwort für die Lobby nennen kann. 
• Sie sind aufgeregt zu einem Vorstellungsgespräch gekommen. Die Rezeption führt eine Papierliste mit den erwarteten Besuchern des Tages, aber sie können Ihren Namen nicht finden. 

Betrachten Sie ein rationalisiertes Besucherverwaltungssystem als eine "Neuausrichtung" Ihrer veralteten Empfangsstrategie. So wie Starbucks den Eindruck seiner Besucher verbessert hat, indem es den langweiligen Coffeeshop in eine gemütliche Wohnzimmeratmosphäre verwandelt hat, so stellen auch Büros ihre Check-in-Erfahrung neu dar. Zu diesem Zweck werden veraltete, papierbasierte Methoden abgeschafft und Besucherverwaltungssysteme eingeführt, die einen bemerkenswerten ersten - und letzten - Eindruck hinterlassen. 

Was ist ein Besucherverwaltungssystem? 

Besucherverwaltungssysteme helfen Ihnen, das Kommen und Gehen von Besuchern zu verwalten und im Auge zu behalten. Während veraltete Methoden zur Anmeldung auf Papier kaum mehr als die Aufzeichnung von Namen und Ankunftszeiten leisten, kann ein vollständig digitales Besucherverwaltungssystem wertvolle Instrumente in Ihre Empfangsstrategie einbringen: 

• Berührungsloses Einchecken: Die Gäste können einen QR-Code scannen und Einreiseformulare wie NDAs auf ihrem eigenen Mobilgerät ausfüllen.
• Gesundheitsuntersuchungen: In vielen Büroräumen ist inzwischen eine Temperaturkontrolle an der Tür vorgeschrieben. Sie können Ihren Besuchern auch erlauben, Gesundheitsfragebögen auf ihren Smartphones auszufüllen.
• Selbstbedienungsausweise: Die Gäste können an einer Selbstbedienungsstation Ausweise ausdrucken oder erhalten die erforderlichen Zugangscodes auf ihr Telefon.
• Sitzungen, die pünktlich beginnen: Eine Studie ergab, dass ein verspäteter Beginn einer Sitzung sich negativ auf die Qualität der Ideen die in der Besprechung entstehen. Mit dem richtigen VMS können Sie automatische Ankunftswarnungen per SMS, E-Mail oder sogar über Slack an die Meeting-Gastgeber senden.
• Automatisches Auschecken: Im Falle eines Sicherheits- oder Gesundheitsrisikos haben Sie eine genaue Aufzeichnung darüber, wer sich wann im Gebäude aufhält.
• Verfolgen Sie Besuchertrends: Vielleicht ist jemand für die Digitalisierung Ihrer Check-in-Aufzeichnungen auf Papier zuständig. Aber in den meisten Fällen werden sie geschreddert oder in den Papierkorb geworfen. Durch die Digitalisierung können Sie herausfinden, zu welchen Zeiten am meisten los ist und welche Zugangspunkte die Gäste am häufigsten nutzen. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, Ihr Gästeerlebnis zu verändern und gleichzeitig die Maßnahmen zur sozialen Distanzierung zu verbessern.

Mit vielen Besucherverwaltungssystemen beginnt das Erlebnis schon, bevor der Gast überhaupt zur Tür hereinkommt. Sie können automatisierte Workflows erstellen, die Wegbeschreibungen, Parkanweisungen, Wifi-Passwörter für die Lobby und den Standort des Tagungsraums per E-Mail versenden, noch bevor der Gast eintrifft. 

Wen sollten Sie als Besucher zählen? 

Besucherverwaltungssysteme verwalten und verfolgen die Besucherströme in Ihren Büroräumen. Besucher gehören dazu: 

• Stellenbewerber
• Aktuelle oder potenzielle Kunden
• Aktuelle oder potenzielle Besucher
• Teilnehmer an der Sitzung
• Zusteller
• Auftragnehmer oder Agenturpartner
• Regulierungsfachleute oder Regierungsvertreter
• Compliance-Beauftragte
• Freunde oder Familienmitglieder

Die aktuelle Gesundheitskrise hat die Kategorie der Besucher um eine neue Gruppe erweitert: die Mitarbeiter. Nun könnte man jeden, der ein Gebäude betritt, als Gast betrachten: vom CEO bis zum Empfangsteam selbst. 

Vorteile eines Besuchermanagementsystems

Betrachten Sie Ihren Empfangsbereich als das Schaufenster Ihres Unternehmens, das den Besuchern einen Einblick in Ihre Unternehmenskultur und die Art und Weise, wie Sie Kunden und Mitarbeiter behandeln, vermittelt. Lange Warteschlangen, ungeordnete Anmeldeformulare und fehlende Termine sind subtile Hinweise, die auf einen schlechten Geschäftssinn hindeuten. 

Papierbasierte Anmeldemethoden sind nicht nur lästig, sondern können auch die Bereitschaft eines Besuchers, mit Ihnen Geschäfte zu machen, nachhaltig beeinflussen. Hier ist der Grund dafür: 

❌ Ihr Unternehmen wirkt veraltet: Wenn Sie Ihr Unternehmen als zukunftsorientiert oder hochtechnologisch positionieren, sollten Sie Ihren Gästen diese Erfahrung auch bieten. Archaische Methoden wie ein altes Notizbuch und ein abgenutzter Stift hinterlassen einen schalen Beigeschmack.

❌ Ihr Unternehmen wirkt unverantwortlich: Hinterlassen Sie ein Dossier der Besucher der Woche, das für alle einsehbar ist? Dies ermutigt die Besucher nicht dazu, Sie als ein Unternehmen anzusehen, das Wert auf Privatsphäre legt. Konkurrenten können schnell überfliegen, was andere Unternehmen in dieser Woche besucht haben - und genau sehen, mit wem sie sich getroffen haben.

❌ Ihr Unternehmen wirkt unfreundlich: Der Empfang ist quasi eine Live-Ausstellung Ihrer Unternehmenskultur, an der sich potenzielle Kunden und Mitarbeiter ein Bild davon machen können, wie Sie andere Besucher behandeln. Wenn ein potenzieller Kunde eine lange Schlange von ignorierten Gästen sieht, kann er mit einem negativen Eindruck von Ihrem Kundenservice abreisen.

Walt Disney wusste, dass jedes Detail des Eingangsbereichs von Disney das Gesamterlebnis des Kunden beeinflusst. Er übernahm diese grundlegende Strategie bei der Gestaltung der Main Street USA, der zentralen Einkaufsstraße der Disney-Themenparks. "Die Fassaden der Main Street präsentieren sich uns als Häuser, die wir betreten sollen", schrieb der Kulturwissenschaftler Umberto Eco in seinem Buch Reisen in die Hyperrealität. "Aber das Innere ist nur ein getarnter Supermarkt, in dem man wie besessen kauft, in dem Glauben, dass man noch spielt.

Ihr Empfangsbereich ist die Atmosphäre, die Sie schaffen können, um den Eindruck eines Besuchers von Ihrem Unternehmen zu steuern. Die richtigen Entscheidungen können Einfluss darauf haben, ob wichtige Kunden mit Ihnen Geschäfte machen wollen oder potentielle Spitzenkräfte den Job annehmen werden. Indem Sie Ihre Check-in-Methoden mit einem Besucherverwaltungssystem digitalisieren, können Sie Ihren Gästen zeigen, wie hervorragend die Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen ist. 

Branchen, die Besuchermanagementsysteme verwenden

Wir alle kennen Besuchermanagementsysteme in Hotels, Banken und Arztpraxen. Unternehmen aus allen Branchen setzen auf diese digitalen Concierge-Dienste, um ihre eigenen Besuchermanagement-Strategien zu verbessern: 

• Werbung
• Luft- und Raumfahrt
• Automobilindustrie
• Kunst, Unterhaltung und Erholung
• Bankwesen
• Chemische Produktion
• Anbieter von Kommunikationsdiensten
• Computer und elektronische Geräte
• Bauwesen
• Finanzdienstleistungen
• Regierung
• Versicherung
• Professionelle Dienstleistungen
• Herstellung
• Veröffentlichung
• Liegenschaften
• Tech
• Telekommunikation
• Transport
• Versorgungsunternehmen
• Lagerhaltung

Der VIP-Empfang ist nicht nur den großen Unternehmen vorbehalten. Im Zuge der Pandemie haben selbst die kleinsten Büros technologiegestützte Check-in-Verfahren eingeführt. 

Über den ersten Eindruck hinausgehen

Wir alle haben gehört, dass der erste Eindruck zählt", aber viele Unternehmen ändern auch ihre Besucherverwaltungsstrategie, indem sie die Spitze-Ende-Regel. Diese Theorie besagt, dass sich die meisten von uns an vergangene Ereignisse auf der Grundlage der letzten Momente oder die intensivsten Momente.

Wir haben vielleicht ein tolles Vorstellungsgespräch, aber wenn wir unseren Freunden davon erzählen, konzentrieren wir uns auf die schwierige Parkplatzsituation. Das Essen in einem Restaurant ist in Ordnung, aber ein kostenloses Dessert am Ende macht es zu einem mäßigen Abend in ein überwältigend positives Erlebnis.

Ihr Besuchermanagementsystem sollte auch berücksichtigen, wie Sie mit Verabschiedungen umgehen. Verteilen Sie beim Verlassen des Gebäudes automatisch Essensvorschläge oder bieten Sie an der Tür eine Selbstbedienungs-Parkplatzentwertung an. 

Reimagine Empfang: Warum ein herzlicher Empfang im Büro so wichtig ist

Die Art und Weise, wie Sie Ihre Besucher empfangen und bedienen, ist entscheidend für den Ruf Ihres Unternehmens in der Branche. Das ist der Grund, warum Ladengeschäfte, Büroräume und Hotelbüros das gelobte In-Store-Erlebnis von Apple mit Begeisterung aufnehmen. In einem Apple Store gibt es nie eine Warteschlange an der Kasse: Die Mitarbeiter gehen mit iPads über das Gelände und helfen Ihnen, wo immer Sie gerade stehen. Wenn Sie einen Servicetermin vereinbaren möchten, werden Sie sofort von dem Mitarbeiter begrüßt, der für Ihr Problem zuständig ist. Die Mitarbeiter sind sogar angewiesen, Sie während des gesamten Gesprächs mit Ihrem Vornamen anzusprechen, damit Sie sich unbewusst an Sie erinnert fühlen. 

Unter Die Erlebniswirtschaftermutigen die Autoren Pine und Gilmore alle Unternehmen dazu, ihr Geschäft als Theater. Jeder Berührungspunkt - von der Art und Weise, wie Sie Ihre Gäste an der Tür begrüßen, bis hin zu den Stiften, die Sie in Ihrem Empfangsbereich anbieten - beeinflusst, wie Besucher Ihr Unternehmen sehen. Mit dem richtigen Besuchermanagementsystem können Sie Ihren Besuchern die VIP-Behandlung zuteil werden lassen, die sie benötigen, um ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs Ihres Unternehmens zu sein.