Traditionell wurde die Beschaffung als eine Funktion des Back-Office betrachtet, aber dieser Bereich entwickelt sich schnell zu einer Goldgrube für intelligente Automatisierung. Viele Unternehmen bauen die Beschaffung zu einem strategischen Partner aus, um Kosteneinsparungen, Effizienz, Marktresistenz und Geschäftsziele zu verbessern. Darüber hinaus kann intelligente Automatisierung diesen Wandel unterstützen.
Führungskräfte im Beschaffungswesen stehen mit ihrer neuen, erweiterten Rolle im Vergleich zu ihrer traditionellen Rolle immer wieder vor Herausforderungen. So werden beispielsweise viele Aufgaben immer noch manuell mit Hilfe von Tabellenkalkulationen und sogar Papierwerkzeugen sowie durch intensive menschliche Interaktion erledigt. Leider verlangsamen diese zeitaufwändigen manuellen Aufgaben den Prozess und schmälern die Effizienz und Produktivität.
In der Vergangenheit war die Beschaffung eine Back-Office-Funktion, die sich nur schwer automatisieren ließ, da für viele Prozesse mehrere Systeme und Beteiligte erforderlich waren. So erforderte beispielsweise die Beschaffung neuer Marketingprodukte Prozesse in mehreren Abteilungen, angefangen bei der Ermittlung des Bedarfs über die Recherche und Auswahl der richtigen Lieferanten bis hin zur Erstellung der Bestellung, der Verwaltung des Lieferprozesses und der Überwachung aller Zahlungen. Es ist kein Wunder, dass Engpässe an der Tagesordnung waren.
Intelligente Automatisierung kann jedoch sowohl die Effizienz als auch die Genauigkeit verbessern und dabei helfen, die Beschaffungskosten zu senken. Außerdem kann die intelligente Automatisierung dazu beitragen, strategische Erkenntnisse zu gewinnen, die zu besseren Geschäftspartnerschaften führen. Nach Angaben von Kearney Consultingwird die operative Beschaffung durch intelligente Automatisierung vollständig automatisiert werden.
Das Beschaffungswesen sollte sich zweifellos darauf konzentrieren, die Geschwindigkeit der Geschäftsprozesse zu verbessern, damit die Mitarbeiter mehr Zeit haben, um sich auf höherwertige Projekte zu konzentrieren. Genau hier liegt ein großer Teil des Wertes intelligenter Automatisierung - durch die drastische Reduzierung der Anzahl fehlerbehafteter, sich wiederholender Aufgaben und Prozesse.
Wie können Sie also intelligente Automatisierung effektiv auf den Beschaffungsprozess anwenden? Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr.
Schwerpunktbereiche für die Automatisierung des Beschaffungsprozesses
Wir können eine zentrale Beschaffungsprozesskette analysieren und feststellen, wo intelligente Automatisierung den größten Einfluss haben kann. Der Schlüssel liegt darin, den Fokus auf intelligente Automatisierungsmöglichkeiten zu legen. Wo können Sie Automatisierungspotenziale finden?
- Prozesse mit dem größten Potenzial für Kosteneinsparungen sollten auf der Liste der intelligenten Automatisierung oberste Priorität haben.
- Prozesse, bei denen der Nutzen die Kosten überwiegt, sollten ebenfalls einen Platz auf der Liste der intelligenten Automatisierungsmöglichkeiten erhalten.
- Prozesse, die leicht zu automatisieren wären.
- Prozesse, deren Automatisierung schwierig und zu kostspielig wäre, sollten von der Prioritätenliste der intelligenten Automatisierung gestrichen werden.
Vor diesem Hintergrund sollten wir uns den Prozess von der Bedarfsanforderung bis zur Bestellung genauer ansehen, der oft mit vielen Hindernissen verbunden ist, darunter die Arbeit mit veralteten Altsystemen und fehleranfälligen manuellen Prozessen. Beim Requisition-to-PO-Prozess müssen die Mitarbeiter Daten zu RFPs, RFQs, Bestellungen, Vereinbarungen, E-Mails und mehr verarbeiten. Betrachten Sie all diese Datentypen als unstrukturiert und strukturiert. Stellen Sie sich vor, wie viel Produktivität und Kosteneinsparungen durch die manuelle Datenverarbeitung verloren gehen. Was passiert, wenn wichtige Daten verloren gehen, falsch berechnet oder fehlinterpretiert werden?
Außerdem gibt es eine äußerst komplizierte Genehmigungshierarchie. Jeder Fehler kann zu Verzögerungen, Engpässen, langen Durchlaufzeiten und einer insgesamt schlechten Erfahrung für den Kunden, das Beschaffungsteam, die Lieferanten und die Beteiligten führen.
Darüber hinaus können Altsysteme durch Silos, mangelnde Transparenz, ineffiziente Datenspeicherung und Unmengen von Papierakten, die die Verwaltung kompliziert und mühsam machen, zu einer Vielzahl von Problemen beitragen. Altsysteme sind auch nicht für ausgeklügelte Cyberangriffe oder betrügerische Aktivitäten gerüstet. Außerdem bieten Altsysteme keine aufschlussreichen Analysen.
Wie kann eine intelligente Automatisierung den Beschaffungsprozess unterstützen?
Um eine ernstzunehmende digitale Beschaffungsorganisation zu werden, müssen wiederkehrende Aufgaben intelligent automatisiert und den Beteiligten über benutzerfreundliche Online-Tools Einblicke und Analysen in Echtzeit zur Verfügung gestellt werden. Intelligente Automatisierung kann Daten zur Verbesserung der Entscheidungsfindung und der täglichen Geschäftsprozesse liefern. Darüber hinaus kann eine intelligente Automatisierung eine Plattform für eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen Einkäufern und Lieferanten bieten.
Intelligente Automatisierung nutzt künstliche Intelligenz (KI), um komplexe Probleme zu lösen, selbst wenn eine große Datenmenge betroffen ist. Einige der Bereiche, in denen intelligente Automatisierung den Beschaffungsprozess unterstützen kann, sind:
- Bessere Entscheidungsfindung durch datengestützte Einblicke und Echtzeit-Analysen.
- Nutzung von Daten zur Ermittlung neuer Möglichkeiten.
- Rationalisierung der Beschaffungsprozesse und -abläufe auch bei verteilten und dezentralen Mitarbeitern.
- Automatisierung von zeitaufwändigen, manuellen und monatlichen Aufgaben.
- Geben Sie Ihren Mitarbeitern ihre Zeit zurück, indem Sie Routineaufgaben automatisieren, damit sie sich auf die Aufgaben konzentrieren können, die die Rentabilität steigern.
- Erfassen Sie relevante Datenquellen.
- Verbesserung der Lieferantenbeziehungen.
- Beschleunigen Sie die Zykluszeiten.
- Hilfe bei der schnelleren Erfüllung von Kundenwünschen.
- Nutzen Sie Daten, um Lieferantenbeziehungen effektiver zu verwalten.
Wo können Sie intelligente Automatisierung im Beschaffungsprozess einsetzen?
Es gibt viele Möglichkeiten, die Beschaffung intelligent zu automatisieren; eine davon ist die Klassifizierung von Ausgaben. Die Automatisierung von Rechnungen kann die Kategorisierung von Ausgaben in verschiedene Kategorien und Unterkategorien, wie z. B. verschiedene Verpackungskategorien, erleichtern.
Ein weiterer Bereich ist die Klassifizierung von Lieferanten, um sicherzustellen, dass alle Beschaffungsprozesse auf den richtigen Lieferanten ausgerichtet sind. Darüber hinaus kann intelligente Automatisierung bei allen manuellen, sich wiederholenden und regelbasierten Prozessen eingesetzt werden. Nach Angaben von Accenturegibt es spezifische Elemente für die Schaffung einer digitalen Beschaffungsumgebung. Welche das sind, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
Fünf Elemente, die zum Erfolg der digitalen Beschaffung führen
Mit einer digitalen Beschaffungsumgebung können Sie enorme Verbesserungen in Bezug auf Effizienz, Flexibilität und Geschwindigkeit erzielen. Intelligente Automatisierung trägt zur Wertschöpfung bei und verbessert das Risikomanagement, die Compliance und die Transparenz. Für den Übergang zur digitalen Beschaffung sind jedoch die folgenden fünf Schlüsselelemente erforderlich:
- Daten
- Technologie
- Intuitive Benutzererfahrungen
- Fertigkeiten und Talent
- Neue Strategien, Verfahren und Betriebsmodell
Daten: Daten sind die maßgebliche Quelle für alles, was das Beschaffungswesen tun will, um den Bedarf der Endnutzer vorherzusagen, um festzustellen, welche Waren und Dienstleistungen den Anforderungen entsprechen, um die richtigen Lieferanten zu ermitteln und um herauszufinden, was zu bezahlen ist.
Die Fülle der Daten übersteigt jedoch die Möglichkeiten einer Abteilung, die nur mit Personal ausgestattet ist. Es gibt nicht genug Zeit oder Personal, um relevante und intelligente Datenpunkte aus allen Informationsquellen zu nutzen, z. B. kontextbezogene Daten zu Kaufentscheidungen, Überprüfungen, Genehmigungen, Verträgen, Ausschreibungen, Anforderungen und mehr. Aber das ist noch nicht alles. Die Beschaffung sollte auch Erkenntnisse aus allen Daten gewinnen, mit denen sie in Berührung kommt - interne, externe und externe Daten, die für die Beschaffung relevant sind. Wir beziehen uns auf Zahlungen, Rechnungen, Bestellungen, Daten zur Einhaltung von Vorschriften, Preisgestaltung, Prozesse und vieles mehr.
Technologie: Daten allein können nichts ausrichten; Technologie ist der Katalysator. Intelligente Automatisierung kann relevante Daten nutzen und sinnvoll einsetzen, um verschiedene Aufgaben und Prozesse zu automatisieren und die Unterstützung für Analysen zu erweitern. Jeder Prozess, der strukturierte Daten wie Warennummern, Lieferanten oder Artikelnummern und regelbasierte Geschäftsabläufe bietet, kann automatisiert werden, um die Effizienz zu steigern.
Wenn alle erforderlichen Felder einer Bestellanforderung korrekt und vollständig ausgefüllt sind, kann und sollte der nächste Schritt der Umwandlung einer Bestellanforderung in eine Bestellung automatisiert werden. Die Zuweisung von Hauptbuch- und Kategoriebuchcodes kann ebenfalls automatisiert werden.
Intuitive Benutzererfahrungen: Einer der vielen Vorteile der digitalen Beschaffung ist eine intuitive Benutzererfahrung, die für die Endnutzer attraktiv ist. Je mehr Beteiligte die intelligente Automatisierungsplattform nutzen, desto effektiver wird sie, um Zeit zu sparen und nützliche Erkenntnisse zu gewinnen. Wenn die Benutzerfreundlichkeit nicht gegeben ist, werden die Mitarbeiter die Medien nicht nutzen und andere Wege finden, um sich zurechtzufinden. Die ideale Erfahrung wäre eine einzige Quelle der Wahrheit oder ein Portal, das Echtzeitdaten für alle Beteiligten und für jede Aktion transparent darstellt.
Qualifikationen und Talente: Zum Aufbau und Betrieb einer digitalen Beschaffungsorganisation gehört mehr als nur das Sammeln von mehr Daten und die Anwendung digitaler Tools. Die Schaffung eines tatsächlichen Mehrwerts erfordert ein weiteres entscheidendes Element: ein funktionsübergreifendes Team von Menschen mit ganz unterschiedlichen Fähigkeiten:
Die digitale Beschaffung umfasst mehr als Daten und Technologie. Sie erfordert auch ein funktionsübergreifendes Team von Mitarbeitern wie z. B.:
- Kategorie Wirtschaftsexperten, die über Zusammenhänge Auskunft geben können.
- Datenwissenschaftler, die etwas von Modellierung verstehen.
- IT-Fachleute, die wissen, wie neue Plattformen zu integrieren sind und wie man den entsprechenden Nutzen daraus zieht.
Die digitale Beschaffung sollte so konzipiert sein, dass sie zu besseren Ergebnissen führt, und sie sollte kritische Elemente enthalten, um einen kohärenten Ablauf zu gewährleisten.
Neue Richtlinien, Verfahren und Betriebsmodelle: Eine intelligente Automatisierungsplattform bietet dem Beschaffungsteam und den Lieferanten eine bessere Möglichkeit zur Zusammenarbeit und zum Zugriff auf umfassende und datengestützte Erkenntnisse. Dennoch sollten sich alle Beteiligten ihrer neuen Rollen und Verantwortlichkeiten bewusst sein und wissen, wie sie datengestützte Entscheidungen treffen können. Es wird eine neue Arbeitsweise sein, die neue Richtlinien, Verfahren und ein neues Betriebsmodell erfordert.
Letzter Gedanke
Um eine digitale Beschaffungsumgebung zu schaffen, reicht es nicht aus, einen Schalter umzulegen. Eine solide digitale Transformation in der Beschaffung erfordert Zeit, Ressourcen, eine Vision und die oben aufgeführten Schritte. Auch wenn die Schritte von Unternehmen zu Unternehmen variieren können, müssen die digitalen Schritte den sich entwickelnden Bedürfnissen des Unternehmens und des Marktes entsprechen.
Processmaker ist eine Partnerschaft mit ParaMatrix eingegangen, die ein Kompetenzzentrum betreibt, das Geschäftsprozessmanagement (BPM) und Robotik-Prozessautomatisierung (RPA) mit künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) kombiniert. Kontaktieren Sie Processmaker noch heute, um mehr über die Automatisierung der Beschaffung zu erfahren.
