Die 5 wichtigsten IDP-Anwendungsfälle

Denken Sie, dass Dokumente statische Objekte sind? Dank einer Technologie zur Automatisierung von Dokumenten, der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP), ändert sich diese Vorstellung. Dokumente verarbeiten sich nicht nur selbst, sondern werden zu dynamischen Informationsquellen, die Sie in Echtzeit analysieren und bearbeiten können.

Das ist eine gute Nachricht, wenn man bedenkt, dass 60-73 % aller Unternehmensdaten unverarbeitet, unbemerkt oder unanalysiert bleiben. Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung und welche fünf Anwendungsfälle werden Ihre Strategie zur Automatisierung von Dokumenten inspirieren?

Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung?

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) nutzt künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um Dokumente wie Rechnungen, Quittungen, Anträge und vieles mehr zu lesen. Sie kann die gewünschten Informationen in einem Dokument finden, z. B. den Namen des Geschäfts und den Betrag auf einer Quittung. Diese Informationen können dann z. B. zum Ausfüllen von Formularen wie Erstattungsanträgen, zum Versenden von E-Mails oder zum Ausführen von Zahlungen verwendet werden.

IDP kann die wichtigsten Datenpunkte in jedem Dokument ausfindig machen. Verträge, Kontoauszüge und persönliche Identifikationsunterlagen sind ebenfalls erstklassige Kandidaten für IDP. Dies gilt auch für gescannte und digitalisierte physische oder elektronische Dokumente.

Mit IDP verarbeitet die künstliche Intelligenz beide Arten von Daten, mit denen Unternehmen zu kämpfen haben: strukturierte und unstrukturierte Dokumente.

 

Früher musste man viel Zeit aufwenden, um Daten in ein einheitliches Format zu bringen. Es ist noch nicht lange her, dass jemand Stapel von Visitenkarten, die auf einer Konferenz gesammelt wurden, durchforsten und Kontakte manuell in eine Tabelle eingeben musste.

Die intelligente Dokumentenverarbeitung übernimmt die Datenstrukturierung für Sie, indem sie Informationen aus allen Teilen eines Dokuments heraussucht - egal, wie unerwartet die Platzierung ist.

Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)

Wie oben gezeigt, ist die intelligente Dokumentenverarbeitung eine optimale Lösung für die Automatisierung von Geschäftsprozessen, die das Datenmanagement verbessert und die Arbeitsabläufe in verschiedenen Branchen rationalisiert - eine dringend benötigte Erweiterung der Möglichkeiten der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA). Im Gegensatz zu IDP sind die Möglichkeiten von RPA sehr viel begrenzter. Während IDP eine intuitive Lösung ist, muss man RPA sagen, was es tun soll, und es kann nur bestimmte Aufgaben ausführen.

Wie geht IDP mit der Automatisierung Hand in Hand?

IDP ermöglicht den Heiligen Gral der Unternehmen - saubere Daten. Die intelligente Dokumentenverarbeitung umfasst eine Reihe von Schritten, darunter die Klassifizierung von Dokumenten, die Datenextraktion und die Validierung, wobei fortschrittliche KI-Technologien wie die Verarbeitung natürlicher Sprache und maschinelles Lernen zum Einsatz kommen. Dieser Erfolg macht Ihr Unternehmen fit für den Einsatz anderer Arten von Automatisierungstools.

Die meisten Hyperautomatisierungstechnologien, wie z. B. die robotergestützte Prozessautomatisierung oder das Process Mining, arbeiten unendlich viel besser, wenn sie mit sauberen, konsistenten und genauen Daten gespeist werden. Dies bedeutet, dass die Daten Formatierungsregeln folgen (denken Sie an die vielen Möglichkeiten, eine Telefonnummer zu schreiben!)

Ein falsch eingegebener Name oder eine falsch eingegebene E-Mail-Adresse kann beispielsweise die zukünftige Kommunikation mit einem Kunden verpfuschen. Daten von schlechter Qualität sind mehr als nur ein Tippfehler - sie schlängeln sich durch Ihre anderen automatisierten Prozesse und werden zu Schneebällen.

Der Einsatz einer leistungsstarken IDP-Plattform zur Extraktion von Informationen mit einer Genauigkeit von über 99 % ist der erste Schritt zur Nutzung der Vorteile der erweiterten Welt der Workflow-Automatisierung.

Was sind die wichtigsten Vorteile der IDP?

• Verbessern Sie die Ressourcenzuweisung. Verlagerung des Verwaltungsaufwands auf Maschinen. Menschen können sich mehr auf Strategie, Kundenbeziehungen und die Entwicklung von Wachstumschancen konzentrieren.
• Reduzieren Sie die Kosten. Einer Studie zufolge kann die manuelle Bearbeitung Ihr Unternehmen bis zu 9 Dollar pro Rechnung kosten.. Leistungsstarke Unternehmen nutzen heute KI und Automatisierung, um diese Kosten auf weniger als 1,42 US-Dollar zu senken. Durch die Rationalisierung der Dokumentenverarbeitung ermöglicht IDP den Unternehmen, ihre Ressourcen effektiver einzusetzen und sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren.
• Förderung der Moral. Seien wir ehrlich: 40 Stunden pro Woche mit Copy-and-Paste-Aufgaben im Drehstuhl lassen die Stimmung der Mitarbeiter sinken. Wenn Sie die nervenaufreibende Dateneingabe reduzieren und den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich auf interessantere Projekte zu konzentrieren, werden Sie ein enthusiastischeres Team aufbauen.
• Fehler reduzieren. Im Geschäftsleben sind Tippfehler keine harmlosen Patzer; sie können Verluste verursachen und den Ruf schädigen. Ein japanisches Sicherheitsunternehmen hoffte, eine Aktie für 610.000 Yen zu verkaufen - aber ein versehentlicher Tastenanschlag verkaufte 610.000 Aktien für je einen Yen. IDP verbessert die Genauigkeit Ihrer Geschäftsaktivitäten, indem es die Anzahl menschlicher Eingriffe reduziert. Darüber hinaus automatisiert die Datenextraktion die Extraktion, Validierung und Strukturierung von Daten aus Dokumenten und reduziert so den manuellen Aufwand und Fehler.
• Effizient skalieren. Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen ein paar hundert oder Millionen von Dokumenten verarbeiten muss, IDP ist der Belastung gewachsen. Diese Flexibilität macht es zu einer idealen Lösung für Unternehmen jeder Größe, die je nach Bedarf skaliert werden kann. Mit IDP können Sie große Mengen von Dokumenten effizient verwalten, ohne Kompromisse bei der Genauigkeit oder Geschwindigkeit einzugehen.
• Erhöhen Sie die Kundenzufriedenheit. IDP verbessert die Kundenzufriedenheit, indem es eine schnellere und genauere Dokumentenverarbeitung ermöglicht. Dies führt zu kürzeren Bearbeitungszeiten für die Kunden und verbessert deren Gesamterfahrung mit Ihrem Unternehmen.

Insgesamt ist die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) eine leistungsstarke Technologie, die zahlreiche Vorteile bietet, von der Verbesserung der betrieblichen Effizienz und der Kostensenkung bis hin zur Steigerung der Kundenzufriedenheit und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Durch die Automatisierung der Extraktion relevanter Daten aus Dokumenten versetzt IDP Unternehmen in die Lage, fundiertere Entscheidungen zu treffen und im Wettbewerb die Nase vorn zu haben.

Die 5 IDP-Anwendungsfälle, die Sie kennen müssen

Die Verarbeitung von Dokumenten mit KI beschleunigt die Dateneingabe und -analyse in allen Branchen. Es ist keine Überraschung, dass Experten voraussagen, dass diese 1,1 Milliarden Dollar schwere Branche allein in den nächsten zwei Jahren auf 5,2 Milliarden Dollar ansteigen wird. Sehen wir uns einige der Bereiche an, in denen IDP das Dokumentenmanagement umschreibt.

Bearbeitung von Rechnungen

IDP extrahiert wichtige Informationen aus Rechnungen, z. B. Angaben zum Lieferanten, Rechnungsnummern, Positionen und Beträge. Mit IDP können Sie Rechnungen schneller bearbeiten und die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung verbessern.

In der Vergangenheit musste jemand jeden Rechnungsumschlag öffnen, die Daten manuell in das Buchhaltungssystem des Unternehmens eingeben und die Rechnung dann abheften. Sie können sehen, wie IDP diesen langsamen Prozess zum Besseren wenden kann. Mit IDP kann die Software diese Aufgaben automatisch ausführen, die Daten extrahieren und sie auch an die genehmigenden Manager weiterleiten.

Vertragsmanagement

IDP rationalisiert die Vertragsverwaltung, indem es Daten aus Verträgen extrahiert, z. B. Unternehmensnamen, wichtige Daten und Geschäftsbedingungen. Die Datenverarbeitung spielt eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung der Extraktion und Organisation von Daten aus Verträgen und gewährleistet Genauigkeit und Effizienz. Sie beschleunigt die Vorbereitung und Überprüfung von Verträgen und verringert das Risiko, dass ungenaue Leistungen oder Kontaktinformationen in Ihre Workflows geladen werden.

IDP kann mehr als nur bestehende Verträge übernehmen. Es kann auch bei der Erstellung neuer Verträge helfen. Wenn Ihr Unternehmen Probleme hat, die sprachliche Konsistenz zwischen verschiedenen Verträgen aufrechtzuerhalten, ist IDP das richtige Werkzeug für Sie. Extrahieren Sie Schlüsselbegriffe und fügen Sie sie in eine neue Vereinbarung ein. Suchen Sie nach Verträgen mit gleichen Verpflichtungen oder finden Sie Verträge, die nicht zu den anderen passen.

Kundeneinführung

IDP gibt dem Kunden-Onboarding ein dringend benötigtes Facelifting. Extrahieren und verifizieren Sie automatisch Kundendaten aus Dokumenten wie Ausweisen und Antragsformularen.

Manchmal umfasst der Onboarding-Prozess handschriftliche Formulare und Notizen. Die Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP) spielt eine entscheidende Rolle bei der Interpretation dieser handschriftlichen Formulare und Notizen und ermöglicht es Maschinen, die menschliche Sprache zu verstehen und zu verarbeiten. Dies ist ein weiterer Bereich, in dem die Dokumentenautomatisierung glänzt. IDP kann Handschrift (sogar Schreibschrift!) lesen und interpretieren und fehlende Zeichen mit einem hohen Maß an Präzision ergänzen. Steuerdokumente, Patientenaufnahme- oder Behördenformulare lassen sich mit IDP leicht in digitale, nutzbare Formulare umwandeln.

Compliance und regulatorische Berichterstattung

IDP hilft bei der Automatisierung der Extraktion und Klassifizierung von Daten zu Zwecken der Regulierung und Berichterstattung. Intelligente Dokumentenverarbeitungslösungen verarbeiten und organisieren effizient große Datenmengen aus verschiedenen Dokumenttypen und gewährleisten die Einhaltung von Vorschriften, indem sie wertvolle Informationen ohne menschliches Zutun extrahieren. Die Lösung unterstützt die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften und stellt sicher, dass Unternehmen mit den sich ändernden Regeln und Gesetzen Schritt halten.

KI-gestützte IDP findet man in Branchen mit hohem Regulierungsdruck wie dem Bank- und Finanzwesen. IDP hilft bei der Kodifizierung der Verarbeitung von sensiblen Dokumenten. Sie kann Know-Your-Customer-Prüfungen automatisieren, indem sie Inhalte wie:

• Nachweis des Wohnsitzes
• Rechnungen für Versorgungsleistungen
• Gründungsurkunde
• Einkommensnachweis
• Karten zur Verwaltung der Unterschriften

In Branchen wie dem Bankwesen und dem Hochschulwesen werden alle Arten von staatlichen Ausweisen wie Pässe, Führerscheine und Impfunterlagen aus der ganzen Welt verarbeitet. Wenn ein Mensch die verschiedenen Formate lernen soll, kann das Wochen dauern und zu unsauberen Daten führen. IDP erfasst schnell saubere persönliche Identifikationen und kann sogar sensible Identifikatoren wie Sozialversicherungsnummern vor unbefugten Teammitgliedern verbergen.

Von dort aus kann die Automatisierung die Informationen durch weitere Schritte leiten. Fügen Sie die Informationen zu einer Datenbank hinzu, verwenden Sie sie, um eine Reihe von anderen Dokumenten zu füllen, oder geben Sie sie in ein System für Hintergrundprüfungen ein.

Bearbeitung von Ansprüchen

Versicherungsfachleute nutzen AL und ML, um Dokumente wie Schadensformulare, medizinische Unterlagen und Belege zu sammeln und zu organisieren. IDP beschleunigt den Arbeitsablauf bei der Schadenbearbeitung, reduziert den manuellen Aufwand und verbessert die Genauigkeit bei der Schadenregulierung. IDP spielt auch eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung unstrukturierter Daten in Schadenformularen und Krankenakten und verbessert die betriebliche Effizienz und Genauigkeit. Versicherungsunternehmen nutzen die Dokumentenautomatisierung, um:

• Informationen validieren: Automatischer Vergleich von Ansprüchen mit Aufzeichnungen, um falsche Daten oder Orte zu erkennen
• Sammeln von Informationen: Zusammenstellen von handschriftlichen Dokumenten, E-Mails und anderen Inhalten in einer Datei
• Erkennen von fehlenden Informationen: Wenn automatisierte Systeme ein fehlendes Feld entdecken, können sie eine Kommunikationssequenz mit dem Kunden auslösen, um es schnell aufzuspüren.

IDP verbessert nicht nur die betriebliche Effizienz und Genauigkeit bei der Schadenbearbeitung, sondern ist auch ein Segen für die Kundenzufriedenheit. Accenture fand heraus, dass 31 % der Kunden waren mit der Bearbeitung ihrer Hausrat- oder Kfz-Versicherungsansprüche unzufrieden. Was verursacht die Frustration? Schnelligkeit - sechs von zehn Kunden fanden, dass die Bearbeitung viel zu lange dauerte. Viele wechselten aufgrund der schlechten Erfahrungen zu einem konkurrierenden Versicherer. Künstliche Intelligenz kann der Versicherungsbranche dabei helfen, Kunden zu binden und die 170 Milliarden Dollar wieder hereinzuholen, die sie laut Accenture durch schleppende Abwicklungszeiten kosten werden.

IDP und Automatisierung - wie geschaffen für den Himmel

Der Schlüssel zu einer effektiven KI-Strategie für die Dokumentenverarbeitung liegt in einem Partner, der auch im Bereich der Automatisierung hervorragende Leistungen erbringt. Es reicht nicht aus, die Unternehmensadressen aus den Einstellungsunterlagen in eine Tabelle zu extrahieren. Diese Informationen müssen sich durch Ihre Abläufe bewegen - und die Prozessautomatisierung ist ihr Hirte.

Intelligente Lösungen für die Dokumentenverarbeitung, kombiniert mit KI und Prozessautomatisierung, helfen Ihnen, Aktionen mit extrahierten Informationen durchzuführen. Sie können Datenbanken zur Bekämpfung von Geldwäsche abfragen, eine Liste der leistungsstärksten Produkte in Texas anfordern und Kundenrezensionen auswerten, um potenzielle Chancen zu erkennen. Mit IDP + Automatisierung werden Informationen nutzbar. Sie werden zu Erkenntnissen. Anstatt in einer Datenablage zu versauern, können Sie Ihre wichtigsten Daten endlich zum Leben erwecken.