La façon la plus simple d'améliorer le processus de demande de sortie scolaire de votre école

La sortie scolaire offre aux enseignants et aux élèves un environnement différent pour apprendre et sortir de l'ordinaire. Cela dit, la planification et la réalisation d'une sortie scolaire peuvent demander beaucoup de travail. Les enseignants doivent se coordonner avec les destinations, s'assurer que des installations adéquates sont disponibles et obtenir la permission des parents des enfants tout en s'assurant que tous les adultes comprennent ce qu'il faut faire en cas d'urgence et en tenant compte de l'avis de chacun.

Les demandes de visites sur le terrain faites sur papier peuvent être lentes, et les processus manuels entourant les demandes de visites sur papier sont sujets à des erreurs et à des omissions d'étapes par inadvertance. Il n'est pas possible d'automatiser toutes les étapes du processus de demande d'excursion, mais beaucoup le peuvent, et il n'est pas nécessaire d'engager un programmeur pour votre district scolaire. Voici pourquoi vous devriez envisager d'automatiser les demandes de visites sur le terrain à l'aide d'un logiciel de gestion des flux de travail.

La création d'un flux de travail pour les visites sur le terrain permet d'éviter les erreurs
La planification d'une excursion, même la plus simple, comporte de nombreuses étapes. Il faut fixer des dates, assurer la coordination avec le personnel sur place, les étudiants doivent apporter une preuve de leur autorisation, les enseignants dont les étudiants manqueront les cours en raison d'une sortie scolaire doivent être informés et d'autres dispositions doivent être prises pour que les étudiants puissent effectuer leurs travaux. Les étudiants qui ne participent pas aux sorties scolaires peuvent devoir être placés dans une autre classe pour la journée. Lorsque tout cela est fait sur papier, la probabilité d'erreurs est élevée. Cependant, lorsque les demandes d'excursions sont gérées par un logiciel de gestion des tâches, aucune étape n'est omise et les informations manquantes ou les erreurs peuvent être signalées automatiquement pour être corrigées.

Le personnel concerné peut être impliqué automatiquement
Les excursions ne concernent pas seulement le personnel de l'école qui y participe. Dans certains districts, les demandes d'excursions doivent inclure une notification à l'infirmière de l'école afin que toute information pertinente en matière d'urgence ou de santé concernant les élèves participants puisse être fournie. Lorsque les demandes d'excursions sont faites sur papier, il peut être facile pour cette étape vitale de passer entre les mailles du filet, ce qui peut causer des problèmes de dernière minute. Mais lorsque les demandes d'excursions sont traitées à l'aide d'un logiciel de gestion des tâches, la procédure peut être conçue de manière à ce qu'elle ne puisse pas être mise en œuvre tant que toutes les étapes préalables n'ont pas été franchies. Le logiciel de gestion des flux de travail peut également informer le personnel concerné qu'une visite sur le terrain est imminente, et que sa saisie, son approbation ou ses informations seront nécessaires.

Certaines sorties scolaires peuvent impliquer plusieurs processus interdépendants
Les excursions d'une journée doivent inclure d'autres choses que les simples arrangements avec le transport et les personnes à l'autre bout. Les enseignants peuvent avoir besoin de prévoir des déjeuners en sac ou des arrêts pour les repas, et des pauses pour aller aux toilettes doivent être prévues lorsque la destination de l'excursion est éloignée.
Grâce à un logiciel de flux de travail orchestrant les demandes d'excursions, les enseignants peuvent saisir des informations pertinentes, comme la durée de l'excursion au départ. Ensuite, ces informations peuvent être utilisées pour déclencher des sous-processus. Par exemple, si une excursion d'une nuit est prévue, des sous-processus pour l'affectation de parents accompagnateurs et la réservation de l'hébergement peuvent être automatiquement mis en œuvre.

Processus après le voyage sur le terrain
Beaucoup d'écoles et de districts exigent un rapport de l'enseignant coordinateur après la visite, même si c'est juste pour dire que tout s'est passé comme prévu et qu'il n'y a pas eu de problèmes ou d'urgences. Ce rapport peut être intégré dans le processus de demande de sortie de classe, en informant automatiquement l'enseignant coordinateur qu'il doit remplir un rapport de sortie de classe. Une fois que la dernière étape du processus de demande de sortie de classe est terminée, les informations peuvent être archivées électroniquement. Elles peuvent être utilisées ultérieurement, par exemple si une sortie éducative similaire est prévue l'année prochaine.

La réduction du papier réduit les erreurs et le stress
Les excursions offrent aux élèves un nouveau cadre pour s'informer, et elles peuvent être mémorables pour les enseignants, les élèves et les parents accompagnateurs. Mais la planification des sorties éducatives n'est pas pour les timorés. Les demandes d'excursions faites à l'aide d'un logiciel de gestion des flux de travail comme ProcessMaker sont personnalisées, électroniques et automatisées, ce qui soulage les enseignants et les administrateurs d'une grande partie de la paperasserie qui était nécessaire pour les excursions.
ProcessMaker est disponible dans le nuage, de sorte que les systèmes scolaires n'ont pas à se soucier des serveurs sur place, et il dispose d'une interface intuitive qui permet aux non-programmeurs de créer des formulaires électroniques et des flux de travail personnalisés, avec des étapes d'approbation et des notifications automatiques à tout le personnel concerné. Si vous souhaitez l'essayer vous-même, vous pouvez vous inscrire pour un essai gratuit de l'édition Enterprise de ProcessMaker, ou télécharger gratuitement l'édition Community. Pourquoi rendre les demandes de visites sur le terrain plus compliquées qu'elles ne doivent l'être ?