Der Schulausflug bietet sowohl Lehrern als auch Schülern eine Pause vom Alltag und eine andere Umgebung, in der sie lernen können. Allerdings kann die Planung und Durchführung einer Exkursion viel Arbeit bedeuten. Die Lehrkräfte müssen sich mit den Reisezielen abstimmen, dafür sorgen, dass geeignete Einrichtungen zur Verfügung stehen, die Erlaubnis der Eltern der Kinder einholen und gleichzeitig sicherstellen, dass alle Erwachsenen wissen, was im Notfall zu tun ist, und dass alle Teilnehmer gezählt werden.
Die Beantragung von Ausflügen auf Papier kann langsam sein, und die manuellen Prozesse bei der Beantragung von Ausflügen auf Papier sind anfällig für Fehler und versehentlich ausgelassene Schritte. Nicht jeder Schritt im Exkursionsprozess kann automatisiert werden, aber viele können es, und es ist nicht erforderlich, einen Programmierer für Ihren Schulbezirk einzustellen. Hier erfahren Sie, warum Sie die Automatisierung von Ausflugsanträgen mit Workflow-Software in Betracht ziehen sollten.
Ein Arbeitsablauf für Exkursionen vermeidet Fehler
Selbst die einfachste Exkursion zu planen, erfordert viele Schritte. Termine müssen festgelegt werden, die Koordination mit dem Personal am Zielort muss erfolgen, die Schüler müssen einen Nachweis über die Erlaubnis vorlegen, und die Lehrer, deren Schüler aufgrund der Exkursion den Unterricht versäumen, müssen benachrichtigt und alternative Vorkehrungen getroffen werden, damit die Schüler ihre Aufgaben erledigen können. Schüler, die nicht an der Exkursion teilnehmen, müssen möglicherweise für den Tag in eine andere Klasse eingeteilt werden. Wenn all dies auf Papier geschieht, ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern hoch. Bei der Verwaltung von Anträgen auf Exkursionen über eine Workflow-Software werden jedoch keine Schritte ausgelassen, und fehlende Informationen oder Fehler können automatisch zur Korrektur markiert werden.
Relevantes Personal kann automatisch mit einbezogen werden
Exkursionen betreffen nicht nur das Schulpersonal, das an der Exkursion teilnimmt. In einigen Bezirken muss bei der Beantragung einer Exkursion auch die Schulkrankenschwester benachrichtigt werden, damit alle relevanten Notfall- oder Gesundheitsinformationen über die teilnehmenden Schüler bereitgestellt werden können. Wenn Anträge auf Klassenfahrten in Papierform gestellt werden, kann dieser wichtige Schritt leicht übersehen werden, was zu Problemen in letzter Minute führen kann. Bei der Bearbeitung von Anträgen auf Exkursionen mit Hilfe von Workflow-Software kann das Verfahren jedoch so gestaltet werden, dass es erst dann fortgesetzt werden kann, wenn alle erforderlichen Schritte durchgeführt wurden. Die Workflow-Software kann auch die betroffenen Mitarbeiter benachrichtigen, dass eine Exkursion ansteht und dass ihre Eingaben, Genehmigungen oder Informationen erforderlich sind.
Einige Schulausflüge können mehrere ineinander greifende Prozesse beinhalten
Ganztägige Exkursionen müssen nicht nur mit den Transportmitteln und den Personen am Zielort geregelt werden. Die Lehrkräfte müssen möglicherweise Lunchpakete einpacken oder irgendwo anhalten, um zu essen, und Toilettenpausen müssen eingeplant werden, wenn das Ausflugsziel weit entfernt ist.
Mit einer Workflow-Software, die Anträge auf Exkursionen steuert, können Lehrkräfte relevante Informationen wie die Dauer der Reise im Voraus eingeben. Diese Informationen können dann verwendet werden, um Teilprozesse auszulösen. Wenn zum Beispiel eine Exkursion mit Übernachtung geplant ist, können Teilprozesse für die Zuweisung von Elternbegleitern und die Buchung von Unterkünften automatisch implementiert werden.
Abläufe nach der Exkursion
Viele Schulen und Bezirke verlangen von der koordinierenden Lehrkraft einen Bericht nach der Exkursion, und sei es nur, um mitzuteilen, dass alles wie erwartet verlaufen ist und es keine Probleme oder Notfälle gab. Dies kann in den Antrag auf eine Exkursion integriert werden, indem die koordinierende Lehrkraft automatisch benachrichtigt wird, dass sie einen Bericht nach der Exkursion ausfüllen muss. Sobald der letzte Schritt des Antragsverfahrens für eine Exkursion abgeschlossen ist, können die Informationen elektronisch archiviert werden. Sie können später wiederverwendet werden, wenn z. B. im nächsten Jahr eine ähnliche Exkursion geplant ist.
Weniger Papier bedeutet weniger Fehler und Stress
Exkursionen bieten Schülern eine neue Umgebung, in der sie Informationen aufnehmen können, und sie können für Lehrer, Schüler und Eltern, die sie begleiten, unvergesslich sein. Aber die Planung von Exkursionen ist nichts für schwache Nerven. Exkursionsanträge, die mit einer Workflow-Software wie ProcessMaker erstellt werden, sind individuell, elektronisch und automatisiert und entlasten Lehrer und Administratoren von einem Großteil des Papieraufwands, der früher bei Exkursionen anfiel.
ProcessMaker ist in der Cloud verfügbar, so dass sich Schulsysteme keine Gedanken über Server vor Ort machen müssen, und verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche, die es auch Nicht-Programmierern ermöglicht, benutzerdefinierte elektronische Formulare und Workflows mit Genehmigungsschritten und automatischen Benachrichtigungen für alle betroffenen Mitarbeiter zu erstellen. Wenn Sie es selbst ausprobieren möchten, können Sie sich für eine kostenlose Testversion der ProcessMaker Enterprise Edition anmelden oder die Community Edition kostenlos herunterladen. Warum sollten Sie Anträge für Exkursionen komplizierter machen, als sie sein müssen?
