La manera fácil de mejorar el proceso de solicitud de viaje de estudio de su escuela

La excursión escolar ofrece tanto a los profesores como a los estudiantes un descanso de lo ordinario y un ambiente diferente en el que aprender. Dicho esto, la planificación y ejecución de una excursión puede requerir mucho trabajo. Los maestros deben coordinarse con los destinos, asegurarse de que haya instalaciones adecuadas y obtener el permiso de los padres de los niños, al tiempo que se aseguran de que todos los adultos entiendan qué hacer en caso de emergencia y llevan la cuenta de todos.

Las solicitudes de viaje de estudio hechas en papel pueden ser lentas, y los procesos manuales que rodean a las solicitudes de viaje de estudio en papel son propensos a errores y a omitir pasos inadvertidamente. No todos los pasos del proceso de la excursión pueden ser automatizados, pero muchos pueden, y no requiere contratar a un programador para su distrito escolar. Aquí está la razón por la que debería considerar la automatización de las solicitudes de viaje de estudio con el software de flujo de trabajo.

La creación de un flujo de trabajo en el campo previene los errores
Planificar incluso el viaje de campo más simple implica muchos pasos. Hay que fijar las fechas, coordinar con el personal del lugar de destino, los estudiantes deben traer una prueba de permiso y hay que notificar a los profesores cuyos estudiantes vayan a faltar a clase debido a un viaje de estudio y hacer arreglos alternativos para que los estudiantes completen sus tareas. Los estudiantes que no vayan a las excursiones pueden tener que ser colocados en otra clase por el día. Cuando todo esto se hace en papel, la probabilidad de errores es alta. Sin embargo, cuando las solicitudes de viaje de estudio se gestionan a través de un software de flujo de trabajo, no se omite ningún paso, y la información que falta o los errores se pueden marcar automáticamente para su corrección.

El personal pertinente puede participar automáticamente
Las excursiones no sólo involucran al personal de la escuela que va a la excursión. En algunos distritos, las solicitudes de excursiones deben incluir una notificación a la enfermera de la escuela para que se pueda suministrar cualquier información de emergencia o de salud relevante sobre los estudiantes participantes. Cuando las solicitudes de excursiones se hacen en papel, puede ser fácil que este paso vital se pierda, lo que podría causar problemas de último momento. Pero cuando las solicitudes de excursiones se procesan con un software de flujo de trabajo, el procedimiento puede diseñarse de manera que no pueda seguir adelante hasta que se hayan dado todos los pasos previos. El software de flujo de trabajo también puede notificar al personal afectado que se aproxima un viaje de campo, y se requerirá su entrada, aprobación o información.

Algunas excursiones escolares pueden implicar varios procesos entrelazados
Los viajes de campo de todo el día tienen que incluir otras cosas además de los arreglos con el transporte y la gente del otro extremo. Los profesores pueden necesitar planear almuerzos en sacos o parar en algún lugar para comer, y los descansos para ir al baño deben programarse cuando el destino de la excursión está lejos.
Con el software de flujo de trabajo que orquesta las solicitudes de excursiones, los profesores pueden introducir información relevante, como la duración de la excursión por adelantado. Luego, esta información puede ser usada para activar los subprocesos. Por ejemplo, si se planifica una excursión nocturna, se pueden implementar automáticamente subprocesos para asignar chaperones a los padres y reservar alojamiento.

Procesos posteriores al viaje de campo
Muchas escuelas y distritos requieren un informe posterior al viaje de campo del maestro coordinador, aunque sólo sea para decir que todo salió como se esperaba y que no hubo problemas o emergencias. Esto se puede incluir en el proceso de solicitud de viaje de estudio, notificando automáticamente al profesor coordinador que necesita completar un informe posterior al viaje de estudio. Una vez que se ha completado el último paso del proceso de solicitud de una excursión, la información puede archivarse electrónicamente. Puede utilizarse más adelante, por ejemplo, si se planifica una excursión similar para el año próximo.

Reducir el papel reduce los errores y el estrés
Las excursiones ofrecen a los estudiantes un nuevo entorno en el que tomar la información, y pueden ser memorables para los profesores, estudiantes y padres acompañantes. Pero la planificación de las excursiones no es para los pusilánimes. Las solicitudes de excursiones realizadas con software de flujo de trabajo como ProcessMaker son personalizadas, electrónicas y automatizadas, aliviando a los maestros y administradores de gran parte de la carga de papel que solía estar involucrada en las excursiones.
ProcessMaker está disponible en la nube, por lo que los sistemas escolares no tienen que preocuparse por los servidores en el lugar, y tiene una interfaz intuitiva que permite a los no programadores crear formularios electrónicos y flujos de trabajo personalizados, completos con pasos de aprobación y notificaciones automáticas a todo el personal afectado. Si desea probarlo usted mismo, puede registrarse para una prueba gratuita de ProcessMaker Enterprise Edition, o descargar la Community Edition de forma gratuita. ¿Por qué hacer que las solicitudes de viaje de campo sean más complicadas de lo que tienen que ser?