La meilleure façon de simplifier le processus de demande de congé

À première vue, le processus de demande de congé semble simple : une personne demande un congé, puis une personne de l'administration ayant l'autorité requise détermine s'il y a lieu d'accorder le congé et rend une décision. Mais en réalité, les demandes de congé peuvent être compliquées.

L'une des raisons pour lesquelles les demandes de congé compliquent les choses est qu'elles peuvent bouleverser les horaires du personnel. Pour y faire face, votre école peut devoir engager un enseignant suppléant qualifié pour une période relativement longue. Une autre raison pour laquelle les demandes de congé sont complexes est qu'il existe des lois qui réglementent le moment où le congé doit être accordé et la quantité d'informations que le système scolaire est autorisé à connaître sur les raisons de la demande de congé. Rien que pour ces raisons, il est essentiel de mettre en place un processus de demande de congé simplifié et automatisé.

Les demandes de congé doivent être conformes aux lois applicables
Aux États-Unis, les raisons les plus courantes pour demander un congé sont la grossesse, d'autres problèmes médicaux temporairement invalidants et la prise en charge de membres de la famille qui sont malades. Ces demandes de congé sont couvertes par la loi sur le congé médical familial (FMLA) et par un certain nombre de lois sur les soins familiaux au niveau des États.
Il appartient à l'administration de l'école de déterminer si la demande de congé d'un employé est couverte par le FMLA ou d'autres lois et de traiter la demande en conséquence. Dans certains cas, un certificat médical est exigé pour le congé et, pour chaque demande de congé, le système scolaire détermine le type et le montant du congé payé et non payé auquel l'employé a droit. Si un congé est couvert par le FMLA ou une autre loi applicable, il doit être documenté dans les dossiers de l'employé.

Avoir plus d'une demande de congé peut aider
Comme les demandes de congé ne sont pas toutes identiques, de nombreuses entreprises créent de multiples demandes de congé et rédigent des politiques pour les employés afin de savoir quand utiliser un formulaire de demande de congé et lequel s'applique dans leur cas. Le fait d'avoir des demandes de congé documentées et des politiques écrites informant les employés sur la manière d'utiliser les formulaires de demande de congé et sur le moment où ils doivent les présenter peut contribuer à éviter toute confusion.
Certaines écoles peuvent inclure les demandes de modification d'horaire de travail dans le processus de demande de congé, et elles peuvent désigner un point de contact unique dans l'administration auquel les questions relatives aux demandes de congé et de modification d'horaire de travail doivent être adressées. Bien qu'une école puisse exiger une attestation d'un prestataire de soins de santé pour le besoin de congé d'un employé, les employés ne sont pas tenus de divulguer la nature exacte de leur état de santé.

Processus déclenchés une fois que les demandes de congé sont approuvées
Une fois que les demandes de congé sont approuvées, une école peut mettre en place le processus de sorte que l'approbation déclenche automatiquement certains processus. Par exemple, une demande de congé approuvée peut déclencher la création de feuilles de temps pour la période de congé à remplir automatiquement. L'approbation peut également déclencher l'envoi d'un courriel à la personne chargée de la planification des remplacements pour l'informer des périodes d'indisponibilité d'un employé. Si un employé utilisera des vacances et/ou des congés de maladie accumulés, l'approbation du congé pourrait déclencher automatiquement l'application des congés disponibles aux feuilles de temps à partir du premier jour de congé de l'employé.

Les demandes de congé manuel posent des problèmes
Les demandes de congé sur papier qui sont acheminées manuellement sont trop sujettes aux erreurs. Un formulaire rempli qui n'est pas classé correctement tout de suite pourrait facilement se perdre et nécessiter beaucoup de temps de la part du personnel pour l'examiner et le corriger. Les processus automatisés pour les demandes de congé sont non seulement plus rapides, mais aussi beaucoup moins sujets aux erreurs. De plus, les processus automatisés peuvent déclencher des alertes au personnel concerné afin qu'il soit averti le plus tôt possible dans le processus. Des processus automatisés soigneusement conçus peuvent être mis en conformité avec les lois applicables, de sorte qu'aucune procédure ou documentation requise ne passe entre les mailles du filet.

Tout cela est possible, même pour les petits systèmes scolaires
Peut-être faites-vous partie d'un petit système scolaire et trouvez-vous l'idée d'automatiser les demandes de congé écrasante. Heureusement, cela ne nécessite pas de logiciel d'entreprise coûteux ni l'embauche d'un programmeur. Avec un logiciel de gestion des flux de travail automatisé comme ProcessMaker, des personnes non spécialisées peuvent facilement créer des formulaires et des flux de travail automatisés, de sorte que les demandes de congé se déroulent toujours de manière progressive et logique, sans jamais omettre d'étapes essentielles, ce qui réduit considérablement les risques d'erreur.

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