La mejor manera de simplificar el proceso de solicitud de permisos

A primera vista, el proceso de solicitud de licencia parece sencillo: alguien solicita una licencia, y luego alguien de la administración con la autoridad requerida determina si hay motivos para conceder la licencia, y toma una decisión. En realidad, sin embargo, las solicitudes de licencia pueden ser complicadas.

Una de las razones por las que las solicitudes de permisos complican las cosas es que pueden poner en peligro la programación del personal. Para hacer frente a esto, su escuela puede tener que contratar a un profesor sustituto calificado por un período de tiempo relativamente largo. Otra razón por la que las solicitudes de permisos son complejas es que hay leyes que regulan cuándo se deben conceder los permisos y cuánto se le permite al sistema escolar conocer las razones para solicitar un permiso. Sólo por estas razones, es esencial un proceso de solicitud de licencia racionalizado y automatizado.

Las solicitudes de licencia deben ajustarse a las leyes aplicables
En los Estados Unidos, los motivos más comunes para solicitar una licencia son el embarazo, otras afecciones médicas que incapacitan temporalmente y el cuidado de familiares enfermos. Estas solicitudes de licencia están cubiertas por la Ley de Licencias Médicas Familiares (FMLA) y por varias leyes de atención familiar a nivel estatal.
Corresponde a la administración de la escuela determinar si la solicitud de licencia de un empleado está cubierta por la FMLA u otras leyes y procesar la solicitud en consecuencia. En algunos casos, se requiere una certificación médica para la licencia, y con cada solicitud de licencia, el sistema escolar determina el tipo y la cantidad de licencia pagada y no pagada a la que tiene derecho el empleado. Si un permiso de ausencia está cubierto por la FMLA u otra ley aplicable, esto debe ser documentado en los registros del empleado.

Tener más de una solicitud de permiso puede ayudar
Dado que las solicitudes de licencia no son todas iguales, muchas empresas crean múltiples solicitudes de licencia y escriben políticas para los empleados sobre cuándo utilizar un formulario de solicitud de licencia y cuál se aplica en su caso. El hecho de contar con solicitudes de licencia documentadas por el departamento y con políticas escritas que informen a los empleados sobre cómo utilizar los formularios de solicitud de licencia y cuándo deben presentarlos puede ayudar a evitar confusiones.
Algunas escuelas pueden incluir las solicitudes de modificación del horario de trabajo en el proceso de solicitud de licencias y pueden designar un único punto de contacto en la administración al que deben dirigirse las preguntas sobre las solicitudes de licencias y de modificación del horario de trabajo. Aunque una escuela puede exigir la certificación de un proveedor de atención médica para la necesidad de licencia de un empleado, no se exige a los empleados que revelen la naturaleza exacta de su condición médica.

Procesos iniciados una vez que se aprueban las solicitudes de licencia
Una vez que se aprueban las solicitudes de licencia, una escuela puede establecer el proceso para que la aprobación desencadene automáticamente ciertos procesos. Por ejemplo, una solicitud de licencia aprobada puede desencadenar la creación de hojas de asistencia para que el período de licencia se complete automáticamente. O la aprobación puede desencadenar un mensaje de correo electrónico a la persona encargada de programar los sustitutos informándole para que sepa cuándo un empleado determinado no estará disponible. Si un empleado va a utilizar las vacaciones acumuladas y/o el tiempo de licencia por enfermedad, la aprobación de la licencia podría desencadenar automáticamente la aplicación de las licencias disponibles a las hojas de horarios a partir del primer día de licencia del empleado.

Las solicitudes de licencia manual invitan a los problemas
Dejar las solicitudes en papel que se dirigen manualmente son muy propensos a errores. Un formulario completo que no se archiva correctamente de inmediato podría perderse fácilmente y requerir un tiempo significativo del personal para investigar y corregir. Los procesos automatizados para las solicitudes de licencia no sólo son más rápidos, sino mucho menos propensos a errores. Es más, los procesos automatizados pueden activar alertas al personal afectado para que se le notifique lo antes posible en el proceso. Los procesos automatizados cuidadosamente diseñados pueden hacerse de conformidad con las leyes aplicables, de modo que no se pierda ningún procedimiento o documentación requerida.

Todo esto es posible, incluso para los sistemas escolares pequeños
Tal vez seas parte de un pequeño sistema escolar y encuentres abrumadora la idea de automatizar las solicitudes de permisos. Afortunadamente, hacer esto no requiere un software empresarial caro o contratar a un programador. Con un software de flujo de trabajo automatizado como ProcessMaker, las personas no técnicas pueden crear fácilmente formularios y flujos de trabajo automatizados, de modo que las solicitudes de permisos siempre procedan de forma escalonada y lógica, sin omitir nunca los pasos esenciales y reduciendo drásticamente las posibilidades de error.

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