Auf den ersten Blick scheint das Verfahren zur Beantragung von Urlaub einfach zu sein: Jemand beantragt eine Beurlaubung, und dann entscheidet jemand in der Verwaltung mit den erforderlichen Befugnissen, ob es einen Grund gibt, den Urlaub zu gewähren, und trifft eine Entscheidung. In der Realität können Urlaubsanträge jedoch kompliziert sein.
Ein Grund, warum Urlaubsanträge die Dinge verkomplizieren, ist, dass sie die Personalplanung durcheinander bringen können. Um dies zu bewältigen, muss Ihre Schule möglicherweise eine qualifizierte Ersatzlehrkraft für einen relativ langen Zeitraum einstellen. Ein weiterer Grund für die Komplexität von Urlaubsanträgen ist, dass es Gesetze gibt, die regeln, wann Urlaub gewährt werden muss und wie viel das Schulsystem über die Gründe für einen Urlaubsantrag wissen darf. Allein aus diesen Gründen ist ein rationalisiertes, automatisiertes Verfahren für Urlaubsanträge unerlässlich.
Urlaubsanträge müssen mit den geltenden Gesetzen übereinstimmen
In den Vereinigten Staaten sind die häufigsten Gründe für die Beantragung von Urlaub eine Schwangerschaft, andere vorübergehende gesundheitliche Beeinträchtigungen und die Pflege kranker Familienangehöriger. Diese Urlaubsanträge fallen unter den Family Medical Leave Act(FMLA) und unter eine Reihe von Gesetzen auf Staatsebene zur Familienpflege.
Es obliegt der Schulverwaltung festzustellen, ob der Urlaubsantrag eines Mitarbeiters unter den FMLA oder andere Gesetze fällt, und den Antrag entsprechend zu bearbeiten. In einigen Fällen ist eine ärztliche Bescheinigung für die Beurlaubung erforderlich, und bei jedem Urlaubsantrag bestimmt das Schulsystem die Art und den Umfang des bezahlten und unbezahlten Urlaubs, auf den der Mitarbeiter Anspruch hat. Fällt eine Beurlaubung unter den FMLA oder ein anderes anwendbares Gesetz, sollte dies in den Unterlagen des Mitarbeiters dokumentiert werden.
Mehr als ein Urlaubsantrag kann helfen
Da nicht alle Urlaubsanträge gleich sind, erstellen viele Unternehmen mehrere Urlaubsanträge und formulieren Richtlinien für die Mitarbeiter, wann ein Urlaubsantragsformular zu verwenden ist und welches Formular in ihrem Fall gilt. Dokumentierte Urlaubsanträge für die einzelnen Abteilungen und schriftliche Richtlinien, die die Mitarbeiter darüber informieren, wie die Urlaubsantragsformulare zu verwenden sind und wann sie eingereicht werden müssen, können dazu beitragen, Verwirrung zu vermeiden.
Einige Schulen können Anträge auf geänderte Arbeitszeiten in das Verfahren zur Beantragung von Urlaub einbeziehen und eine einzige Kontaktstelle in der Verwaltung benennen, an die Fragen zu Anträgen auf Urlaub und geänderte Arbeitszeiten zu richten sind. Auch wenn eine Schule eine Bescheinigung eines medizinischen Dienstleisters über die Notwendigkeit von Urlaub verlangen kann, sind die Mitarbeiter nicht verpflichtet, die genaue Art ihrer Erkrankung offenzulegen.
Prozesse, die ausgelöst werden, sobald die Abwesenheitsanträge genehmigt sind
Sobald Urlaubsanträge genehmigt sind, kann eine Schule den Prozess so einrichten, dass die Genehmigung automatisch bestimmte Prozesse auslöst. Ein genehmigter Urlaubsantrag kann zum Beispiel die Erstellung von Stundenzetteln für den Urlaubszeitraum auslösen, die automatisch ausgefüllt werden. Oder die Genehmigung kann eine E-Mail an die Person auslösen, die für die Planung von Vertretungen zuständig ist, damit diese weiß, wann ein bestimmter Mitarbeiter nicht verfügbar ist. Wenn ein Mitarbeiter Urlaubs- und/oder Krankheitszeiten in Anspruch nimmt, könnte die Genehmigung der Abwesenheit automatisch dazu führen, dass der verfügbare Urlaub ab dem ersten Urlaubstag des Mitarbeiters auf die Stundenzettel übertragen wird.
Manuelle Urlaubsanträge führen zu Problemen
Urlaubsanträge auf Papier, die manuell weitergeleitet werden, sind allzu fehleranfällig. Ein ausgefülltes Formular, das nicht sofort ordnungsgemäß abgeheftet wird, kann leicht verloren gehen und die Mitarbeiter benötigen viel Zeit, um es zu untersuchen und zu korrigieren. Automatisierte Prozesse für Urlaubsanträge sind nicht nur schneller, sondern auch weit weniger fehleranfällig. Darüber hinaus können automatisierte Prozesse Warnmeldungen an die betroffenen Mitarbeiter auslösen, damit diese so früh wie möglich über den Vorgang informiert werden. Sorgfältig konzipierte automatisierte Prozesse können so gestaltet werden, dass sie mit den geltenden Gesetzen übereinstimmen, so dass keine erforderlichen Verfahren oder Unterlagen durch die Maschen fallen.
All dies ist möglich, auch für kleine Schulsysteme
Vielleicht sind Sie Teil eines kleinen Schulsystems und finden die Idee, Urlaubsanträge zu automatisieren, überwältigend. Glücklicherweise ist dafür keine teure Unternehmenssoftware oder die Einstellung eines Programmierers erforderlich. Mit einer Software für automatisierte Arbeitsabläufe wie ProcessMaker können auch technisch nicht versierte Personen ganz einfach automatisierte Formulare und Arbeitsabläufe erstellen, so dass Urlaubsanträge immer in einer schrittweisen, logischen Weise ablaufen, bei der keine wesentlichen Schritte ausgelassen werden und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern drastisch gesenkt wird.
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