Différences : IDP vs RPA

Le traitement intelligent des documents (TID) et l'automatisation des processus robotiques (APR) sont deux technologies qui ont gagné en popularité ces dernières années. Ces deux technologies permettent d'automatiser les tâches répétitives et manuelles, mais chacune a des compétences et des objectifs très différents.

Au fond, la PDI et la RPA apprennent toutes deux aux ordinateurs à effectuer des tâches liées aux données en notre nom. Elles peuvent aider votre organisation à atteindre des objectifs similaires :

• Améliorer la précision
• Réduire la dépendance à l'égard des méthodes de saisie manuelle des données, coûteuses et consommatrices de ressources
• Manques d'efficacité de la boutonnière
• Améliorer les temps de réponse
• Améliorer la conformité réglementaire
• Exploiter les données existantes pour en tirer des informations précieuses
• Normaliser les processus

Bien qu'elles partagent des similitudes stratégiques globales, les principales différences entre la RPA et la PDI résident dans des approches différentes de l'automatisation des tâches.

Qu'est-ce que l'automatisation des procédés robotisés ?

L'automatisation des processus robotiques (RPA) est l'animal de compagnie de votre pile technologique. Donnez à ces robots les règles d'un travail et ils suivront les ordres à la perfection.

La RPA préfère les données structurées, c'est-à-dire les documents dans lesquels les informations apparaissent religieusement à un endroit fixe. Elle peut rapidement passer au peigne fin les feuilles de calcul, les relevés bancaires et les reçus.

Ce n'est pas seulement un as de l'extraction de données : la RPA peut aussi exécuter d'autres séquences d'action. Une institution financière peut apprendre à un escadron de robots RPA à se connecter à une base de données de lutte contre le blanchiment d'argent et à rechercher les noms des demandeurs de prêt. S'il existe un processus soutenu par une recette très prescrite, la RPA peut le suivre.

Exemples de cas d'utilisation de l'APR

La RPA est obsédée par les règles. Elle peut imiter presque n'importe quelle tâche réalisée à l'aide d'une recette de clics et de frappes de clavier. Les entreprises utilisent la RPA pour :

• Copier et coller des informations entre deux feuilles de calcul ou applications
• Déplacer des fichiers d'un système à l'autre
• Gérer les bases de données
• Grattage de l'écran
• Remplir les formulaires
• Préparer des rapports standard

Des ventes aux opérations, des ressources humaines à la comptabilité, l'automatisation des processus robotisés réduit considérablement le travail administratif manuel.

Limites de l'APR

• La RPA est immédiatement déconcertée par les exceptions : les mises en page atypiques ne sont pas sa spécialité.
• Les robots RPA aiment leur zone de confort : Les logiciels de RPA sont plus compétents pour les documents structurés. Les documents non structurés, dans lesquels les informations peuvent apparaître à différents endroits (comme les courriels, les présentations ou les livres), ne sont pas du ressort de la RPA.
• La RPA fonctionne mieux avec un texte clair et dactylographié : L'écriture manuscrite et les polices de caractères bizarres ne sont pas la tasse de thé de la RPA.

Les organisations surmontent ces limites en tirant parti de l'intelligence artificielle et de l'apprentissage automatique. À mesure que ces nouvelles technologies occupent le devant de la scène, des outils "RPA-esque" avancés et plus sophistiqués évoluent vers le traitement intelligent des documents.

Qu'est-ce que le traitement intelligent des documents ?

Le traitement intelligent des documents (TID) est une technologie qui automatise le processus d'extraction d'informations à partir de documents structurés et non structurés.

C'est ici que la RPA et l'IDP commencent à s'orienter vers leur propre expertise : La PDI englobe les documents non structurés qui n'adhèrent pas à des formats standardisés. Il est beaucoup plus difficile d'établir des règles pour les documents non structurés. Un point de données ne se trouve pas à un endroit précis, mais peut être dispersé à différents endroits de chaque document. C'est pourquoi, par rapport à la RPA, l'IDP a son propre esprit. Elle ne se contente pas de suivre des instructions, elle peut aussi "sortir des sentiers battus" pour comprendre des types de documents plus complexes.

Documents structurés ou non structurés : Quelle est la différence ?

Documents structurés	Documents non structurés
Feuilles de calcul	PDFs
Relevés bancaires	Emails
Étiquettes d'adresse ou d'envoi	Messages texte ou Slack
Recettes	Fichiers Word
Ensembles de données CRM	Notes manuscrites
Factures	Images
Listes d'informations de contact	Messages dans les médias sociaux
Base de données d'inventaire	Dossiers des patients
Numéros de série	Études de recherche

L'IDP ne se contente pas d'extraire des données d'un document, mais en tire des enseignements.

IDP utilise l'apprentissage automatique pour s'adapter aux modèles et en apprendre davantage sur la structure de vos documents. Les informations extraites sont ensuite traitées et organisées, ce qui facilite leur gestion et leur analyse. L'IDP est particulièrement pratique pour les organisations qui traitent un grand nombre de documents.

Exemples de cas d'utilisation de l'IDP

L'IDP peut passer au peigne fin des documents longs et complexes pour trouver les données en question. Les informations, comme le nom d'un client, n'ont pas besoin d'être liées à un champ "nom du client" strict. La technologie qui sous-tend l'IDP comprend le contexte global d'un document pour extraire une "aiguille dans une botte de foin" d'un ensemble d'informations. Cela en fait un atout dans des cas d'utilisation tels que :

• Convertir des mots, des chiffres et des caractères à partir d'un scan ou d'une image en texte éditable
• Identifier et extraire des informations à partir de documents non structurés et non formatés (comme une date de naissance enfouie dans le texte d'un courriel).
• Préparer des données plus propres en corrigeant les taches ou les caractères manquants et en reformatant les incohérences.
• Aller au-delà des requêtes de recherche traditionnelles pour vous aider à trouver le bon document en utilisant un langage plus nuancé

L'IDP dépasse les limites de la RPA en permettant une gestion et un traitement plus sophistiqués des documents.

Limites de la PDI

Les limites de la PDI se réduisent à un rythme effréné. Les progrès des technologies de l'IA qui sous-tendent sa magie sont la coqueluche des startups technologiques et des innovateurs en herbe. Dans un avenir proche, les machines ne feront que s'améliorer dans l'interprétation des informations, augmentant ainsi le QI des documents de la PDI.

IDP vs. RPA : Principales différences

L'une des principales différences entre la PDI et la RPA est leur niveau d'intelligence. Si l'APR est le muscle, l'IDP est le muscle et le cerveau. La couche supplémentaire d'intelligence fait de l'IDP un étudiant avisé et continu.

• L'IDP a la capacité de comprendre le contenu des documents et d'en extraire les informations pertinentes, ce qui en fait une technologie plus intelligente.
• La RPA est limitée à l'exécution des tâches pour lesquelles elle a été programmée. Elle n'a pas la capacité de comprendre le contexte des informations qu'elle traite.

Prenons l'exemple suivant. Nous allons introduire un document contenant une date de naissance, le nom et le prénom, le lieu de naissance, le nom d'un médecin et le nom des deux parents. Voici comment chaque technologie traiterait le fichier :

• La RPA extrait une date de naissance d'un document. Elle n'a aucune idée de ce qu'est le document, elle n'a d'yeux que pour les informations que vous lui avez demandé de rechercher.
• L'IDP extrait la date d'anniversaire. Mais il comprend également le contexte du document pour savoir que, oui, ce document est un acte de naissance.

Contrairement à l'IDP, l'APR n'est pas un tourbillon d'énergie cérébrale. La RPA joue sur le contenu, tandis que l'IDP étend ces capacités avec une connaissance du contexte.

En termes de coûts, l'investissement initial de la PDI peut être plus élevé que celui de la RPA. Pourquoi ? Parce que l'IA est en constante évolution et qu'elle nécessite un niveau de développement et de maintenance plus élevé. La RPA, quant à elle, est comme une calculatrice : elle est relativement stagnante en termes d'innovation. Sa mise en œuvre et sa maintenance sont peu coûteuses, ce qui en fait une option intéressante pour les organisations qui cherchent à automatiser leurs processus avec un budget limité.

Un regard plus approfondi sur la technologie du traitement intelligent des documents

Si votre organisation n'a pas encore sauté à pieds joints dans le traitement intelligent des documents, cela peut sembler une expérience étrangère. Mais sans le savoir, vous interagissez tous les jours avec le traitement intelligent des documents !

• Vous avez grillé un feu rouge ou contourné une voie de péage à grande vitesse ? Attachez votre ceinture, la contravention est en route. Les autorités utilisent l'IDP pour extraire les numéros de plaque d'immatriculation des caméras de circulation et identifier les conducteurs distraits.
• Vous recevez une indemnité de travail à domicile ? Votre employeur vous demandera peut-être de prendre en photo les reçus relatifs au matériel de bureau. L'IDP peut dépouiller les données pour remplir automatiquement une note de frais.
• Vous êtes tombé amoureux d'un passage captivant d'un nouveau livre ? Prenez-le en photo avec votre smartphone. Certains appareils photo utilisent désormais la technologie IDP pour transformer les mots imprimés en texte que vous pouvez éditer et envoyer à vos amis.

Deux technologies permettent cette sorcellerie logicielle : le traitement du langage naturel (NLP) et la reconnaissance optique de caractères (OCR).

Comment fonctionne le traitement du langage naturel

Pour beaucoup, la première interaction mémorable avec la PNL s'appelle Amazon Alexa. Nous aimions harceler le petit gadget pour obtenir des bulletins météo, des blagues de papa et des histoires à dormir debout. Le traitement du langage naturel a rendu la conversation possible.

Il forme les machines aux bizarreries, aux tics et aux émotions du langage humain afin qu'elles puissent non seulement nous comprendre, mais aussi nous répondre.

Les ordinateurs comprennent la grammaire - comment identifier les verbes, les adjectifs et les noms.

Ils peuvent démêler le contexte d'une phrase pour savoir laquelle des 430 définitions du mot anglais "set" nous utilisons.

La PNL peut également décrypter nos attitudes pour savoir si notre tweet sur le dernier épisode de The Mandalorian était positif ou négatif.

Comment fonctionne la reconnaissance optique de caractères

La reconnaissance optique de caractères (OCR) et sa compagne plus astucieuse, la reconnaissance intelligente de caractères (ICR), forment un duo de choc. Ces deux technologies travaillent main dans la main pour automatiser le traitement des documents.

L'OCR est à l'origine de l'exemple ci-dessus concernant la transformation d'un extrait de livre en message texte. C'est un outil puissant pour extraire le texte dactylographié d'images ou de scans, comme les reçus et les codes de cartes-cadeaux.

Lorsque vous dépassez les limites des polices classiques telles que Times ou Calibri, ICR est votre interlocuteur. L'écriture fluide, les polices Canva artistiques, les signatures et même l'écriture manuscrite à la limite de l'éraflure sont toutes dans les cordes de l'ICR. C'est un excellent moyen d'extraire du texte des dossiers médicaux, des notes manuscrites ou des graphiques de médias sociaux.

IDP ou RPA : Qu'est-ce qui vous convient le mieux ?

Utilisez la RPA si...

•  Vous devez extraire des informations à partir de documents simples et formatés de manière cohérente.
• Les documents entrants changent rarement de format et votre secteur d'activité n'est pas soumis à des réglementations changeantes : La RPA est synonyme de précision. Toute modification des règles nécessite un recyclage important.
• "La saisie de données sur un siège pivotant nuit à l'efficacité : Si les employés effectuent des tâches très répétitives, de type "copier-coller", jour après jour, vous pouvez bénéficier d'une recette RPA.

Utiliser l'IDP si...

• Les données non structurées représentent un défi pour votre organisation en termes de gestion et de traitement : Vous n'êtes pas seul ! La majorité (80-90% !) des données d'une organisation sont non structurées, et l'IDP est le meilleur moyen d'en tirer des enseignements.
• Votre secteur d'activité est soumis à des changements réglementaires qui modifient fréquemment la mise en page des documents : L'IDP est un apprenant enthousiaste et autonome. Vous n'avez pas besoin de réinventer la roue à chaque changement de mise en page.
• Votre organisation s'appuie sur un flux croissant de données complexes et sophistiquées : Les analystes estiment que les données non structurées doublent tous les 90 jours. Heureusement, l'IDP est une véritable entreprise autonome : elle tire parti de chaque action pour développer ses connaissances. Cela signifie qu'elle peut rapidement évoluer pour suivre le boom du big data !

Ces technologies peuvent devenir des points de repère dans vos flux de travail. Par exemple, vous pouvez les configurer pour qu'elles se déclenchent automatiquement chaque fois qu'un client soumet une demande ou télécharge un document. En outre, les données extraites deviennent un point de données dynamique et vivant dans un flux de travail. Passez-les entre un CRM, un ERP ou une solution de point favori.

N'oubliez pas que la RPA et la PDI sont toutes deux indispensables à tout processus d'entreprise bien huilé. Les véritables avantages résident dans l'utilisation simultanée des deux.