Le marché du travail a été définitivement transformé par les progrès de l'IA. Selon le McKinsey Global Institutejusqu'à 50 % des activités professionnelles actuelles pourraient être automatisées d'ici 2035. Cette projection n'est pas irréaliste, surtout si l'on considère que l'automatisation elle-même est loin d'être une nouveauté.
Depuis des années, nous tirons parti de l'automatisation dans divers aspects de notre travail et de notre vie. Elle est tellement ancrée dans nos habitudes que, souvent, nous ne remarquons même plus son impact et ne l'apprécions pas à sa juste valeur. Pensez-y : programmation des courriels en masse, paiement automatique des factures, rappels de réunions, transcription de contenus audio et vidéo, suivi des commandes et mises à jour des livraisons, suggestions de codes, détection des doublons, traduction automatique de documents... la liste est longue.
Récemment, l'automatisation a dépassé le stade des tâches individuelles. Nous automatisons désormais des processus entiers composés de tâches multiples. Et aujourd'hui, la conversation s'est déplacée vers l'automatisation de flux de travail entiers, englobant potentiellement des fonctions professionnelles entières.
Mais comment en sommes-nous arrivés là ? Quels sont les facteurs qui nous ont amenés au point où l'automatisation redéfinit la nature même du travail ? Pour répondre à ces questions, nous allons explorer l'évolution de l'automatisation des entreprises et les étapes qui ont marqué son développement.
Qu'est-ce que l'automatisation des tâches ?
L'automatisation des tâches représente la forme la plus simple de l'automatisation des processus d'entreprise (BPA). Elle vise principalement à simplifier et à accélérer les tâches répétitives basées sur des règles. Il s'agit d'activités de routine qui peuvent être clairement définies et efficacement exécutées par des logiciels ou des machines. L'objectif de l'automatisation des tâches est de réduire l'implication humaine dans les processus simples, de minimiser les erreurs et de permettre aux employés de consacrer leur temps à des tâches plus complexes et plus utiles.
Un exemple courant d'automatisation des tâches est celui des courriels automatiques déclenchés lorsqu'un prospect interagit avec un site web. Par exemple, vous avez probablement déjà reçu un courriel quelques secondes après avoir transmis vos coordonnées en ligne. Ce type d'automatisation est simple à mettre en œuvre, car il s'agit d'une tâche unique au sein d'un département. De nombreuses solutions logicielles sont disponibles pour aider à mettre en place ce type d'automatisation, ce qui en fait un point de départ accessible et efficace pour les organisations.
Exemples d'automatisation des tâches :
- Saisie des données
- Notifications de mise à jour du pipeline de vente
- Séquences de suivi basées sur les actions des prospects
- Collecte et vérification des signatures numériques
- Correspondance des factures avec les bons de commande et les reçus
- Catégorisation des dépenses à partir des images de reçus
- Conversion des devises dans les transactions internationales
- Suggestions de réponses aux questions les plus courantes
- Traitement et approbation des feuilles de temps des employés
- Traitement des données relatives à l'affiliation aux prestations
Avantages de l'automatisation des tâches
- Précision accrue : L'automatisation réduit la probabilité d'erreurs humaines, ce qui se traduit par des résultats plus précis et plus cohérents.
- Gain de temps pour les tâches répétitives : L'automatisation des tâches répétitives permet aux employés de se concentrer sur des aspects plus stratégiques et créatifs de leur travail.
- Réduction des erreurs humaines : Grâce à des règles et des instructions prédéfinies, l'automatisation des tâches minimise le risque d'erreurs humaines.
Limites de l'automatisation des tâches
- Limitée aux tâches et opérations prédéfinies : L'automatisation des tâches est limitée aux tâches qui peuvent être clairement définies et scénarisées. Elle ne peut pas gérer des processus complexes et non structurés.
- Champ d'application limité en termes d'adaptabilité : Il est difficile d'adapter l'automatisation des tâches à l'évolution des besoins de l'entreprise, car elle n'a pas la capacité d'apprendre et d'évoluer.
- Un retour sur investissement minime pour les entreprises à long terme : Si l'automatisation des tâches permet de gagner du temps et de réduire les erreurs, elle n'apporte pas de changements significatifs pour les entreprises.
Tâches ou processus
Qu'est-ce que l'automatisation des processus ?
L'automatisation des processus se concentre sur la rationalisation d'un processus de bout en bout, qui consiste en une série de tâches interdépendantes travaillant ensemble pour atteindre un objectif commercial plus large. Contrairement à l'automatisation des tâches, l'automatisation des processus implique souvent plusieurs parties prenantes et systèmes, ce qui nécessite une intégration et une orchestration avancées pour s'assurer que tout se déroule sans heurts.
Cette approche permet de gérer la coordination des tâches au sein d'un processus, de gérer leur calendrier, leurs dépendances et le flux de données, tout en garantissant des transferts appropriés entre les différentes étapes et les différents participants.
Par exemple, la génération automatique générer une facture est un exemple d'automatisation des tâches.
Cependant, l'automatisation de l'ensemble du processus de la commande à l'encaissement implique bien plus : réception de la commande, vérification des stocks, traitement des paiements, coordination de l'expédition, communication avec le client et mise à jour des documents comptables. Chacune de ces étapes est interconnectée et fonctionne ensemble dans le cadre d'un flux de travail transparent.
Si l'automatisation des tâches simplifie les activités individuelles et autonomes (comme l'enregistrement automatique d'un document ou l'envoi d'une alerte par courrier électronique), l'automatisation des processus va plus loin en orchestrant les tâches connexes dans un flux de travail cohérent et complet. Ce processus s'étend souvent à plusieurs départements et systèmes, ce qui permet de gagner en efficacité à plus grande échelle et d'améliorer l'ensemble des opérations de l'entreprise.
Pourquoi l'automatisation des processus est-elle nécessaire ?
Les tâches professionnelles sont profondément interconnectées et s'étendent souvent sur plusieurs applications, systèmes et équipes. L'automatisation des tâches individuelles peut apporter un soulagement à court terme, mais l'efficacité réelle vient de la rationalisation et de la cartographie de processus entiers de la manière la plus efficace.
Dans votre travail quotidien, vous pouvez être amené à passer d'un processus à l'autre. L'orchestration entre les logiciels est essentielle pour gérer ces processus en douceur. Cette orchestration doit fonctionner de manière transparente au sein d'une plateforme unique tout en s'intégrant à d'autres outils tels que les systèmes ERP, les plateformes de gestion de la relation client ou les logiciels financiers spécialisés.
L'orchestration garantit que les bonnes étapes se déroulent au bon moment. Elle détermine quel processus doit être exécuté en premier, ce qui suit, quels outils doivent être inclus, quels formulaires doivent être envoyés et d'où les données doivent être extraites. Tout est interconnecté et géré de manière cohérente.
Vous trouverez ci-dessous des exemples d'automatisation de processus de bout en bout que des entreprises ont déjà mis en œuvre avec succès. Elles utilisent souvent des logiciels spécialisés ou des outils BPA complets comme ProcessMaker pour atteindre ce niveau d'optimisation et de fonctionnalité.
Exemples d'automatisation des processus :
- Processus de qualification des prospects
- Onboarding de la plateforme SaaS
- Traitement des factures
- Remboursement des frais
Avantages de l'automatisation des processus :
- Automatisation du flux de travail de bout en bout
L'automatisation des processus permet de coordonner des tâches multiples entre différents services et systèmes dans un flux de travail transparent. Cela crée une opération plus efficace où chaque étape déclenche automatiquement la suivante, éliminant les retards et réduisant le besoin de transferts manuels.
- Intégration inter-systèmes
L'automatisation des processus peut intégrer plusieurs systèmes logiciels (ERP, CRM, outils spécialisés) dans un flux de travail unifié.
- Coordination harmonieuse des étapes du processus
Le système d'automatisation connaît la séquence optimale des tâches, les sources de données nécessaires et le calendrier de chaque étape du processus. Cette capacité d'orchestration garantit le bon déroulement des processus complexes sans qu'une intervention humaine ne soit nécessaire pour coordonner les différentes étapes.
- Évolutivité
Une fois qu'un processus est automatisé, il peut traiter un volume accru sans augmenter proportionnellement les frais généraux ou le risque d'erreurs. Cette évolutivité permet aux entreprises de développer leurs activités sans nécessairement augmenter le personnel chargé de la gestion des processus.
Pourrions-nous automatiser des fonctions entières ?
La prochaine grande question est de savoir si nous pourrions automatiser des fonctions professionnelles entières.
L'automatisation de processus simples n'a rien de nouveau, mais elle est assez simple lorsqu'un processus a des limites claires et un flux défini. Cependant, la plupart des travaux ne sont pas linéaires et les processus sont souvent constitués de multiples éléments interconnectés. C'est pourquoi l'automatisation des flux de travail - plutôt que des processus isolés - est devenue si cruciale. Les flux de travail reflètent la complexité et l'imbrication du travail réel.
Aujourd'hui, lorsque plusieurs flux de travail sont réunis, ils forment essentiellement une fonction. Avec l'essor de l IA agentiquel'automatisation des tâches et des processus est devenue plus facile et plus accessible que jamais. Ces agents d'IA sont prêts à exceller dans des rôles spécialisés, et la clé sera de les orchestrer efficacement. Ce faisant, il est possible d'automatiser l'ensemble d'une fonction, transformant ainsi fondamentalement la façon dont le travail est effectué.
Le rôle de l'IA agentique
Voici un exemple d'IA agentique automatisant le rôle d'un agent de service d'une compagnie aérienne.
Même si ce n'est pas pour tout de suite, c'est loin d'être irréaliste. Les éléments nécessaires sont déjà en place ; ce qu'il faut, c'est du temps et la capacité de réunir ces éléments.
En orchestrant les applications logicielles, les agents d'IA, les outils de RPA et les connecteurs, il deviendra possible d'automatiser des fonctions professionnelles entières. Toutefois, cela nécessitera une intégration transparente de tous ces composants indépendants pour qu'ils fonctionnent comme un système unifié.
L'IA va-t-elle remplacer les emplois ?
L'automatisation renforcée ne signifie pas que tous les emplois seront pris en charge par des machines, ne laissant plus de place aux humains dans la main-d'œuvre. Au contraire, l'automatisation peut soulager les personnes des tâches répétitives et fastidieuses, comme l'approbation continue des factures, ce qui leur permet de consacrer leur temps et leur créativité à des tâches plus stratégiques et plus gratifiantes.
S'il est vrai que certains rôles seront inévitablement remplacés par l'automatisation et l'IA, ce changement est également porteur d'opportunités. Les gens devront s'adapter en améliorant leurs compétences ou en les renouvelant pour rester compétitifs sur le marché du travail - mais c'est une discussion pour une autre fois. Dans l'ensemble, l'automatisation avancée a le potentiel d'entraîner plus de changements positifs que négatifs, en offrant aux humains la possibilité de travailler plus intelligemment, et non plus durement :
Il est temps d'agir
La croissance rapide de l'IA et des technologies d'automatisation marque un tournant dans l'évolution des entreprises. Nous sommes passés de l'automatisation des tâches à l'automatisation complète des fonctions professionnelles, et c'est maintenant qu'il faut agir.
En retardant l'adoption, on risque de se laisser distancer par des concurrents qui tirent déjà parti de ces avancées. En orchestrant dès aujourd'hui les outils existants et les systèmes d'IA, votre organisation peut mener cette transformation et s'assurer un avantage concurrentiel durable.
