Der Arbeitsmarkt hat sich durch die Fortschritte der KI nachhaltig verändert. Nach Angaben des McKinsey Global Institutekönnten bis zum Jahr 2035 bis zu 50 % der heutigen Arbeitstätigkeiten automatisiert werden. Diese Prognose ist nicht unrealistisch, vor allem wenn man bedenkt, dass die Automatisierung selbst alles andere als neu ist.
Seit Jahren nutzen wir die Automatisierung in verschiedenen Bereichen unserer Arbeit und unseres Lebens. Sie hat sich so sehr in unsere Routine eingebürgert, dass wir ihre Auswirkungen oft gar nicht mehr bemerken oder voll schätzen. Denken Sie nur an die Planung von Massen-E-Mails, die automatische Zahlung von Rechnungen, die Erinnerung an Meetings, die Transkription von Audio- und Videoinhalten, die Nachverfolgung von Bestellungen und die Aktualisierung von Lieferungen, Code-Vorschläge, die Erkennung von Duplikaten, die automatische Übersetzung von Dokumenten - die Liste ist endlos.
In letzter Zeit ist die Automatisierung über einzelne Aufgaben hinausgegangen. Wir automatisieren jetzt ganze Prozesse, die sich aus mehreren Aufgaben zusammensetzen. Und heute geht es um die Automatisierung ganzer Arbeitsabläufe, die möglicherweise ganze Aufgabenbereiche umfassen.
Aber wie sind wir zu diesem Stadium gekommen? Welche Faktoren haben uns an den Punkt gebracht, an dem die Automatisierung das Wesen der Arbeit selbst neu definiert? Um diese Fragen zu beantworten, werden wir die Entwicklung der Unternehmensautomatisierung und die Meilensteine, die ihre Entwicklung geprägt haben, untersuchen.
Was ist Aufgabenautomatisierung?
Die Aufgabenautomatisierung stellt die einfachste Form der Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) dar. Ihr Hauptaugenmerk liegt auf der Vereinfachung und Beschleunigung von sich wiederholenden, regelbasierten Aufgaben. Dabei handelt es sich um Routinetätigkeiten, die klar definiert und effizient von Software oder Maschinen ausgeführt werden können. Ziel der Aufgabenautomatisierung ist es, die menschliche Beteiligung an einfachen Prozessen zu reduzieren, Fehler zu minimieren und den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre Zeit komplexeren und wertvolleren Aufgaben zu widmen.
Ein gängiges Beispiel für Aufgabenautomatisierung sind die automatischen E-Mails, die ausgelöst werden, wenn ein Interessent mit einer Website interagiert. Wahrscheinlich haben Sie schon einmal erlebt, dass Sie Sekunden nach der Online-Eingabe Ihrer Kontaktdaten eine E-Mail erhalten haben. Diese Art der Automatisierung ist einfach zu implementieren, da sie eine einzige Aufgabe innerhalb einer Abteilung betrifft. Es gibt zahlreiche Softwarelösungen, die bei der Einrichtung einer solchen Automatisierung behilflich sind, was sie zu einem zugänglichen und effektiven Ausgangspunkt für Unternehmen macht.
Beispiele für die Automatisierung von Aufgaben:
- Dateneingabe
- Benachrichtigungen über die Aktualisierung der Vertriebspipeline
- Follow-up-Sequenzen auf der Grundlage der Aktionen des Interessenten
- Sammlung und Überprüfung digitaler Unterschriften
- Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Belegen
- Ausgabenkategorisierung aus Belegbildern
- Währungsumrechnung bei internationalen Transaktionen
- Antwortvorschläge für häufig gestellte Fragen
- Bearbeitung und Genehmigung von Stundenzetteln für Mitarbeiter
- Verarbeitung von Daten zur Leistungsanmeldung
Vorteile der Aufgabenautomatisierung
- Höhere Genauigkeit: Die Automatisierung verringert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler, was zu präziseren und einheitlicheren Ergebnissen führt.
- Zeitersparnis bei sich wiederholenden Aufgaben: Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben können sich die Mitarbeiter auf strategischere und kreativere Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren.
- Verringerung der menschlichen Fehler: Mit vordefinierten Regeln und Anweisungen minimiert die Aufgabenautomatisierung das Risiko menschlicher Fehler.
Beschränkungen der Aufgabenautomatisierung
- Begrenzt auf vordefinierte Aufgaben und Vorgänge: Die Aufgabenautomatisierung ist auf Aufgaben beschränkt, die klar definiert und in einem Skript festgehalten werden können. Komplexe, unstrukturierte Prozesse können damit nicht bearbeitet werden.
- Begrenzte Anpassungsfähigkeit: Es ist schwierig, die Aufgabenautomatisierung an die sich verändernden Geschäftsanforderungen anzupassen, da sie nicht lernfähig ist und sich nicht weiterentwickeln kann.
- Minimaler ROI für Unternehmen auf lange Sicht: Die Automatisierung von Aufgaben kann zwar Zeit sparen und Fehler reduzieren, bietet aber keine signifikanten Veränderungen für Unternehmen.
Aufgaben vs. Prozesse
Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung Die Prozessautomatisierung konzentriert sich auf die Rationalisierung eines gesamten End-to-End-Prozesses, der aus einer Reihe voneinander abhängiger Aufgaben besteht, die zusammenarbeiten, um ein breiteres Geschäftsziel zu erreichen. Anders als bei der Aufgabenautomatisierung sind bei der Prozessautomatisierung oft mehrere Beteiligte und Systeme beteiligt, was eine fortschrittliche Integration und Orchestrierung erfordert, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Dieser Ansatz verwaltet die Koordinierung von Aufgaben innerhalb eines Prozesses, indem er ihre zeitliche Planung, ihre Abhängigkeiten und ihren Datenfluss handhabt und gleichzeitig eine ordnungsgemäße Übergabe zwischen verschiedenen Phasen und Teilnehmern sicherstellt.
Zum Beispiel kann die automatische Erstellung einer Rechnung ist ein Beispiel für die Automatisierung von Aufgaben.
Wie auch immer, die Automatisierung des gesamten Auftragsabwicklungsprozesses umfasst jedoch noch viel mehr: den Eingang der Bestellung, die Überprüfung des Bestands, die Bearbeitung der Zahlungen, die Koordination des Versands, die Kommunikation mit dem Kunden und die Aktualisierung der Buchhaltungsunterlagen. Jeder dieser Schritte ist miteinander verknüpft und arbeitet als Teil eines nahtlosen Workflows zusammen.
Während die Aufgabenautomatisierung einzelne, eigenständige Aktivitäten vereinfacht (z. B. das automatische Speichern eines Dokuments oder das Versenden einer E-Mail-Warnung), geht die Prozessautomatisierung noch einen Schritt weiter, indem sie zusammenhängende Aufgaben zu einem kohärenten, umfassenden Workflow orchestriert. Dies erstreckt sich oft über verschiedene Abteilungen und Systeme, wodurch die Effizienz in größerem Umfang gesteigert und die Geschäftsabläufe insgesamt verbessert werden.
Warum ist eine Prozessautomatisierung notwendig?
Arbeitsaufgaben sind eng miteinander verknüpft und erstrecken sich oft über mehrere Anwendungen, Systeme und Teams. Die Automatisierung einzelner Aufgaben mag kurzfristig Erleichterung verschaffen, aber echte Effizienz entsteht durch die Rationalisierung und Abbildung ganzer Prozesse auf die effektivste Weise.
Bei Ihrer täglichen Arbeit müssen Sie möglicherweise zwischen mehreren Prozessen wechseln. Um diese reibungslos zu verwalten, ist eine softwareübergreifende Orchestrierung unerlässlich. Diese Orchestrierung sollte nahtlos innerhalb einer einzigen Plattform funktionieren und gleichzeitig mit anderen Tools wie ERP-Systemen, CRM-Plattformen oder spezialisierter Finanzsoftware integriert werden.
Die Orchestrierung sorgt dafür, dass die richtigen Schritte zur richtigen Zeit erfolgen. Sie legt fest, welcher Prozess zuerst ausgeführt werden soll, was danach folgt, welche Tools einbezogen werden müssen, welche Formulare gesendet werden sollen und woher die Daten abgerufen werden sollen. Alles ist miteinander verknüpft und wird zusammenhängend verwaltet.
Im Folgenden finden Sie Beispiele für eine durchgängige Prozessautomatisierung, die Unternehmen bereits erfolgreich umgesetzt haben. Dabei setzen sie oft spezialisierte Software oder umfassende BPA-Tools wie ProcessMaker ein, um diesen Grad an Optimierung und Funktionalität zu erreichen.
Beispiele für die Prozessautomatisierung:
- Prozess der Lead-Qualifizierung
- SaaS-Plattform Onboarding
- Bearbeitung von Rechnungen
- Rückerstattung von Ausgaben
Vorteile der Prozessautomatisierung:
- Durchgängige Workflow-Automatisierung
Die Prozessautomatisierung koordiniert mehrere Aufgaben über verschiedene Abteilungen und Systeme hinweg in einem nahtlosen Arbeitsablauf. So entsteht ein effizienter Arbeitsablauf, bei dem jeder Schritt automatisch den nächsten auslöst, wodurch Verzögerungen vermieden werden und der Bedarf an manuellen Übergaben sinkt.
- Systemübergreifende Integration
Die Prozessautomatisierung kann mehrere Softwaresysteme (ERP, CRM, spezialisierte Tools) in einen einheitlichen Arbeitsablauf integrieren.
- Reibungslose Koordination der Prozessschritte
Das Automatisierungssystem kennt die optimale Reihenfolge der Aufgaben, die erforderlichen Datenquellen und den Zeitplan für jeden Prozessschritt. Diese Orchestrierungsfunktion stellt sicher, dass komplexe Prozesse reibungslos ablaufen, ohne dass ein menschliches Eingreifen zur Koordinierung zwischen den einzelnen Phasen erforderlich ist.
- Skalierbarkeit
Sobald ein Prozess automatisiert ist, kann er ein größeres Volumen bewältigen, ohne dass sich der Aufwand oder das Fehlerrisiko proportional erhöht. Dank dieser Skalierbarkeit können Unternehmen ihren Betrieb ausweiten, ohne unbedingt mehr Personal für das Prozessmanagement einstellen zu müssen.
Könnten wir ganze Arbeitsabläufe automatisieren?
Die nächste große Frage ist, ob wir ganze Arbeitsbereiche automatisieren können.
Die Automatisierung einfacher Prozesse ist zwar nichts Neues, aber sie ist recht einfach, wenn ein Prozess klare Grenzen und einen definierten Ablauf hat. Die meiste Arbeit ist jedoch nicht linear, und Prozesse bestehen oft aus mehreren miteinander verbundenen Elementen. Aus diesem Grund ist die Automatisierung von Workflows - und nicht nur von isolierten Prozessen - so wichtig geworden. Workflows erfassen die Komplexität und die sich überschneidenden Elemente der realen Arbeit.
Wenn nun mehrere Arbeitsabläufe zusammenkommen, bilden sie im Wesentlichen eine Arbeitsfunktion. Mit dem Aufkommen von Agentischer KIist die Automatisierung von Aufgaben und Prozessen einfacher und zugänglicher denn je geworden. Diese KI-Agenten sind in der Lage, sich in spezialisierten Rollen auszuzeichnen, und der Schlüssel wird darin liegen, sie effektiv zu orchestrieren. Auf diese Weise ist es möglich, eine ganze Arbeitsfunktion zu automatisieren und die Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird, grundlegend zu verändern.
Die Rolle der agentenbasierten KI
Dies ist ein Beispiel dafür, wie Agentic AI die Rolle eines Airline-Service-Agenten automatisiert.
Obwohl dies nicht sofort geschieht, ist es keineswegs unrealistisch. Die notwendigen Komponenten sind bereits vorhanden; was wir brauchen, ist Zeit und die Fähigkeit, diese Elemente zusammenzubringen.
Durch die Orchestrierung von Softwareanwendungen, KI-Agenten, RPA-Tools und Konnektoren wird es möglich sein, ganze Arbeitsabläufe zu automatisieren. Dies erfordert jedoch eine nahtlose Integration all dieser unabhängigen Komponenten, damit sie als ein einheitliches System funktionieren.
Wird die KI die Arbeitsplätze der Menschen übernehmen?
Eine verstärkte Automatisierung bedeutet nicht, dass alle Aufgaben von Maschinen übernommen werden und kein Platz mehr für Menschen in der Belegschaft bleibt. Stattdessen kann die Automatisierung Menschen von sich wiederholenden und langweiligen Aufgaben entlasten, wie z. B. der kontinuierlichen Genehmigung von Rechnungen, so dass sie ihre Zeit und Kreativität auf strategischere und erfüllendere Aufgaben konzentrieren können.
Es stimmt zwar, dass einige Funktionen unweigerlich durch Automatisierung und KI ersetzt werden, aber dieser Wandel bietet auch Chancen. Die Menschen werden sich anpassen müssen, indem sie sich weiterbilden oder umschulen, um auf dem Arbeitsmarkt wettbewerbsfähig zu bleiben - aber das ist eine Diskussion für ein anderes Mal. Insgesamt hat die fortgeschrittene Automatisierung das Potenzial, mehr positive als negative Veränderungen herbeizuführen und den Menschen die Chance zu geben, intelligenter und nicht härter zu arbeiten:
Die Zeit zum Handeln ist jetzt gekommen
Das rasante Wachstum der KI- und Automatisierungstechnologie markiert einen Wendepunkt in der Unternehmensentwicklung. Wir sind von der Aufgabenautomatisierung zur vollständigen Automatisierung von Arbeitsfunktionen übergegangen, und die Zeit zum Handeln ist jetzt gekommen.
Wenn Sie die Einführung verzögern, riskieren Sie, hinter die Konkurrenz zurückzufallen, die diese Fortschritte bereits nutzt. Indem Sie vorhandene Tools und KI-Systeme schon heute aufeinander abstimmen, kann Ihr Unternehmen diesen Wandel anführen und sich einen dauerhaften Wettbewerbsvorteil sichern.
