Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail ?
L'automatisation des flux de travail est le processus de création de flux de travail numériques automatisés pour rationaliser et simplifier les processus commerciaux. Elle implique une combinaison de logiciels, de matériel et de services pour définir, concevoir, planifier, déclencher et exécuter une séquence de tâches. L'objectif principal de l'automatisation des flux de travail est d'améliorer l'efficacité en remplaçant les processus manuels chronophages par des processus automatisés.
Comment fonctionne l'automatisation des flux de travail ?
En reliant des systèmes disparates de manière automatisée, l'automatisation des flux de travail peut fournir une visibilité de bout en bout sur tous les aspects des opérations d'une entreprise. Ce niveau de visibilité améliore la prise de décision et la responsabilisation de tous les services.
L'automatisation des flux de travail se compose généralement de trois éléments clés :
- Un éditeur drag-and-drop à faible code qui permet aux utilisateurs de créer leurs propres flux de travail automatisés.
- Un moteur de processus qui exécute la logique du flux de travail
- Un ensemble de connecteurs qui permettent aux utilisateurs de connecter leurs systèmes afin d'échanger des données.
Si vous mettez ces composants en œuvre, l'automatisation des flux de travail peut être utilisée dans un grand nombre de cas dans l'ensemble de votre organisation. Gardez un œil sur ces types de tâches, mûres pour l'automatisation :
- Tâches répétitives telles que la saisie de données
- Classement des documents
- Extraction des données
- Gestion des bases de données
- Support client
- Gestion des stocks
- Analyse des tendances de la clientèle
En résumé : L'automatisation vous permet de vous concentrer sur ce qui compte le plus -vos clients-tout en laissant de côté les tâches qui sont moins importantes mais que vous devez quand même accomplir.
Quels sont les avantages de l'automatisation des flux de travail ?
Les flux de travail vous aident à organiser et à visualiser les tâches. Il peut s'agir de tâches effectuées par des personnes ou par des logiciels, comme l'approbation d'un responsable ou un robot qui extrait les détails du client d'un contrat. Chaque tâche devient un point de repère qu'un système automatisé doit compléter avant qu'un processus puisse avancer.
Les flux de travail vous permettent également de configurer des notifications afin que les membres de l'équipe sachent lorsqu'ils sont requis sur un élément du processus de flux de travail. Ainsi, chacun est informé de l'état d'avancement de sa partie du projet à tout moment, ce qui permet de ne rien laisser passer.
L'automatisation des flux de travail aide les organisations :
- Réduire les coûts
- Améliorer l'efficacité
- Minimiser les erreurs
- Réaliser la normalisation des processus
- Améliorer le service à la clientèle
- Améliorer la prise de décision
Voyons comment chacun de ces avantages peut renforcer votre organisation.
Réduire les coûts
L'automatisation du flux de travail permet également aide les organisations à réduire leurs coûts. Comment ?
- Éliminer les habitudes de dépenses inutiles (comme l'impression de documents inutiles !)
- Identifier les tâches redondantes
- Comprendre combien de membres de l'équipe sont réellement nécessaires pour une mission donnée et réaffecter les ressources si nécessaire.
- Identifier la durée des processus
- Confier les tâches répétitives et à forte intensité de main-d'œuvre à des logiciels et à des robots
- Une production de meilleure qualité réduit les retouches coûteuses.
Grâce à de nouvelles connaissances sur le fonctionnement de votre organisation, vous découvrirez encore plus de domaines propices à l'optimisation des coûts.
Améliorer l'efficacité
Automatisation améliore l'efficacité de l'organisation. Elle prend en charge un grand nombre de tâches administratives banales, comme la saisie de données et le classement de documents, afin que les employés puissent se concentrer sur une stratégie de plus haut niveau. Plutôt que de passer des heures à s'occuper de détails quotidiens comme la mise à jour de feuilles de calcul et l'envoi de factures, un système automatisé s'en charge en quelques secondes. Votre équipe peut consacrer son temps et son énergie à des projets plus importants.
Minimiser les erreurs
L'automatisation des flux de travail peut réduire les erreurs humaines et améliorer la précision des données.
Lorsque quelque chose se produit dans votre système (par exemple, un client soumet une commande), le système exécute automatiquement l'étape suivante de ce flux de travail (par exemple, il envoie un courriel de confirmation et met à jour l'inventaire).
L'automatisation permet de réduire les taux d'erreur en effectuant le travail de calcul. Par exemple, les entreprises peuvent envisager d'investir dans l'automatisation robotique des processus (RPA). Les tâches que les employés peuvent facilement oublier ou les données qu'ils pourraient mal saisir deviennent une séquence hermétique qui élimine la possibilité d'erreurs manuelles.
En outre, certains outils d'automatisation peuvent être configurés pour effectuer des vérifications supplémentaires avant de réaliser une action, ce qui réduit encore le risque d'erreurs au cours du processus.
Réaliser la normalisation des processus
L'un des défis des organisations modernes consiste à codifier les connaissances institutionnelles ou la méthode préférée pour effectuer diverses tâches.
La technologie d'automatisation du flux de travail facilite la tâche des entreprises qui souhaitent d'établir une cohérence en standardisant leur mode de fonctionnement en interne entre les différents services. Les systèmes automatisés capturent chaque étape d'un processus, ce qui permet aux responsables de mieux comprendre ce qui se passe. Ce niveau de visibilité aide les responsables à identifier les goulets d'étranglement des processus ou les domaines à améliorer, afin qu'ils puissent prendre des mesures correctives pour améliorer les niveaux de performance globaux.
La normalisation accroît également la communication et le niveau de confiance entre les départements : chacun peut voir comment les tâches de chaque équipe affectent l'ensemble.
Améliorer le service à la clientèle
Ce n'est un secret pour personne que le service à la clientèle est l'aspect le plus important de toute entreprise. Plus vous traitez bien vos clients, plus ils sont heureux et plus ils sont susceptibles de revenir.
Supposons que vous ayez un centre d'appels pour le service clientèle avec de nombreux appels quotidiens.
L'automatisation du flux de travail peut acheminer automatiquement les appels en fonction de critères spécifiques, tels que la disponibilité de l'agent, la localisation du client et le type de demande. Grâce à ce type de hiérarchisation, les clients n'auront pas à attendre aussi longtemps et il n'y aura pas de mauvaise communication sur la personne qui s'occupe de leur dossier.
De plus, les flux de travail automatisés vous aident à fournir un meilleur service à la clientèle en assurant le suivi de chaque interaction avec le client, du premier contact à la résolution du problème. Cela vous permet de garder un œil sur ce qui fonctionne bien (et ce qui ne fonctionne pas) afin que les interactions futures se déroulent plus facilement et plus efficacement qu'auparavant.
Améliorer la prise de décision
Enfin, l'automatisation des flux de travail peut aider les entreprises à prendre des décisions plus éclairées en s'appuyant sur une vision en temps réel des schémas de données au sein de leurs systèmes. Les tableaux de bord automatisés permettent aux utilisateurs d'obtenir rapidement des informations actualisées sur leurs opérations afin qu'ils puissent ajuster leurs stratégies à la volée au lieu d'attendre que les problèmes surviennent. Vous serez en mesure de prendre en main l'avenir de votre organisation et de ne jamais manquer une opportunité en raison d'un retard dans la production de rapports.
Assurer la conformité
L'automatisation du flux de travail est également un atout pour les tâches liées à la conformité. Puisqu'elle garantit que toutes les procédures sont suivies correctement à chaque fois, il y a peu de risque d'erreur humaine en cours de route. Cela est particulièrement utile pour les entreprises qui opèrent dans des secteurs réglementés où la conformité est essentielle en raison des lois et des règlements.
En mettant en place les bons outils d'automatisation des flux de travail, les entreprises sont sûres de récolter les nombreux avantages de ces outils, tout en renforçant leur succès et leur potentiel de croissance à long terme.
