¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?
La automatización de flujos de trabajo es el proceso de creación de flujos de trabajo digitales automatizados para agilizar y simplificar los procesos empresariales. Implica una combinación de software, hardware y servicios para definir, diseñar, programar, activar y ejecutar una secuencia de tareas. El objetivo principal de la automatización de flujos de trabajo es mejorar la eficiencia mediante sustituyendo los procesos manuales que consumen mucho tiempo por otros automatizados.
¿Cómo funciona la automatización del flujo de trabajo?
Al conectar sistemas dispares de forma automatizada, la automatización de los flujos de trabajo puede proporcionar una visibilidad integral de todos los aspectos de las operaciones de una empresa. Este nivel de visibilidad mejora la toma de decisiones y la responsabilidad de todos los departamentos.
La automatización del flujo de trabajo suele constar de tres componentes clave:
- Un editor de arrastrar y soltar de bajo código que permite a los usuarios crear sus propios flujos de trabajo automatizados
- Un motor de procesos que ejecuta la lógica del flujo de trabajo
- Un conjunto de conectores que permiten a los usuarios conectar sus sistemas para intercambiar datos.
Ponga estos componentes a trabajar y la automatización del flujo de trabajo tendrá una amplia gama de casos de uso en toda su organización. Esté atento a este tipo de tareas, listas para la automatización:
- Tareas repetitivas como la introducción de datos
- Archivo de documentos
- Extracción de datos
- Gestión de bases de datos
- Atención al cliente
- Gestión de existencias
- Análisis de las tendencias de los clientes
En resumen: La automatización le permite centrarse en lo más importantesus clientes-y dejar de lado las tareas menos importantes, pero a las que aún debe hacer frente.
¿Cuáles son las ventajas de la automatización del flujo de trabajo?
Los flujos de trabajo ayudan a organizar y visualizar las tareas. Pueden ser tareas realizadas por personas o por software, como la aprobación de un gestor o un bot que extrae detalles del cliente de un contrato. Cada tarea se convierte en un punto de referencia que un sistema automatizado debe completar antes de que un proceso pueda avanzar.
Los flujos de trabajo también permiten configurar notificaciones para que los miembros del equipo sepan cuándo se les requiere en un elemento del proceso de flujo de trabajo. Esto mantiene a todo el mundo informado de lo que está ocurriendo con su parte del proyecto en cada momento y garantiza que nada se escape.
La automatización del flujo de trabajo ayuda a las organizaciones:
- Reducir los costos
- Aumentar la eficacia
- Minimizar los errores
- Lograr la normalización de los procesos
- Mejorar el servicio al cliente
- Mejorar la toma de decisiones
Analicemos cómo cada una de estas ventajas puede reforzar su organización.
Reducir los costos
La automatización del flujo de trabajo también ayuda a las organizaciones a reducir costes. ¿Cómo?
- Eliminar hábitos de gasto superfluos (como imprimir documentos innecesarios).
- Identificación de tareas redundantes
- Comprender cuántos miembros del equipo son realmente necesarios para una tarea determinada y redistribuir los recursos cuando sea necesario.
- Determinar la duración de los procesos
- Traspasar el trabajo repetitivo y laborioso a programas informáticos y robots
- Una producción de mayor calidad reduce las costosas repeticiones.
Con nuevos conocimientos sobre el funcionamiento de su organización, descubrirá aún más áreas propicias para la optimización de costes.
Aumentar la eficacia
Automatización mejora la eficacia de la organización. Se encarga de muchas de las tareas administrativas mundanas, como la introducción de datos y el archivo de documentos, para que los empleados puedan centrarse en estrategias de más alto nivel. En lugar de pasar horas enterrado en los detalles del día a día, como la actualización de hojas de cálculo y el envío de facturas, un sistema automatizado lo hace en cuestión de segundos. Su equipo puede dedicar su tiempo y energía a proyectos más importantes.
Minimizar los errores
La automatización de los flujos de trabajo puede reducir los errores humanos y mejorar la precisión de los datos.
Cuando algo sucede en su sistema (por ejemplo, un cliente envía un pedido), el sistema ejecutará automáticamente el siguiente paso en ese flujo de trabajo (por ejemplo, enviarles un correo electrónico de confirmación y actualizar el inventario).
La automatización ayuda a reducir las tasas de error al realizar el trabajo de cálculo. Por ejemplo, las empresas pueden plantearse invertir en automatización robótica de procesos (RPA). Las tareas que los empleados pueden olvidar fácilmente o los datos que pueden teclear mal se convierten en una secuencia hermética que elimina la posibilidad de errores manuales.
Además, algunas herramientas de automatización pueden configurarse para realizar comprobaciones adicionales antes de completar una acción, lo que reduce aún más el riesgo de errores durante el proceso.
Lograr la normalización de los procesos
Un reto para las organizaciones modernas es codificar el conocimiento institucional o el método preferido para realizar diversos trabajos.
La tecnología de automatización de flujos de trabajo facilita a las empresas estandarizar su funcionamiento interno en los distintos departamentos. en los distintos departamentos. Los sistemas automatizados capturan cada paso que se da en cada etapa de un proceso, proporcionando a los directivos una mayor comprensión de lo que está sucediendo. Este nivel de visibilidad ayuda a los directivos a identificar los cuellos de botella del proceso o las áreas que necesitan mejoras, de modo que puedan tomar medidas correctivas para mejorar los niveles generales de rendimiento.
La estandarización también aumenta los niveles de comunicación y confianza entre departamentos: todo el mundo tiene visibilidad de cómo las tareas de cada equipo afectan al conjunto.
Mejorar el servicio al cliente
No es ningún secreto que la atención al cliente es el aspecto más crítico de cualquier negocio. Cuanto mejor trate a sus clientes, más contentos estarán y más probabilidades habrá de que vuelvan a por más.
Supongamos que tiene un centro de llamadas de atención al cliente con muchas llamadas diarias.
La automatización del flujo de trabajo puede dirigir automáticamente las llamadas en función de criterios específicos, como la disponibilidad del agente, la ubicación del cliente y el tipo de solicitud. Gracias a este tipo de priorización, los clientes no tendrán que esperar tanto tiempo y no habrá malentendidos sobre quién se ocupa de su caso.
Además, los flujos de trabajo automatizados le ayudan a ofrecer un mejor servicio de atención al cliente al realizar un seguimiento de cada interacción con el cliente, desde el contacto inicial hasta la resolución. Esto le permite controlar lo que funciona bien (y lo que no) para que las futuras interacciones sean más fluidas y eficientes que antes.
Mejorar la toma de decisiones
Por último, la automatización de los flujos de trabajo puede ayudar a las empresas a tomar decisiones más informadas basadas en una visión en tiempo real de los patrones de datos dentro de sus sistemas. Los cuadros de mando automatizados permiten a los usuarios ver rápidamente información actualizada sobre sus operaciones para que puedan ajustar las estrategias sobre la marcha en lugar de esperar a que surjan problemas. Podrá tomar las riendas del futuro de su organización y no perder nunca una oportunidad por culpa de un retraso en los informes.
Lograr el cumplimiento
La automatización de los flujos de trabajo también es una gran ayuda para las tareas relacionadas con el cumplimiento. Dado que garantiza que todos los procedimientos se sigan correctamente en todo momento, hay poco riesgo de que se produzcan errores humanos. Esto es especialmente útil para las empresas que operan en sectores regulados, donde el cumplimiento es esencial debido a las leyes y reglamentos.
Con la correcta implementación de las herramientas de automatización de flujos de trabajo, las empresas pueden estar seguras de cosechar sus numerosos beneficios, a la vez que aumentan su éxito y potencial de crecimiento a largo plazo.
