Workflow-Automatisierung ist der Prozess der Erstellung automatisierter digitaler Arbeitsabläufe zur Rationalisierung und Vereinfachung von Geschäftsprozessen. Dazu gehört eine Kombination aus Software, Hardware und Diensten zur Definition, Gestaltung, Planung, Auslösung und Ausführung einer Abfolge von Aufgaben. Der Hauptzweck der Workflow-Automatisierung ist die Verbesserung der Effizienz durch zeitaufwändige manuelle Prozesse durch automatisierte Prozesse ersetzt werden.
Wie funktioniert die Automatisierung von Arbeitsabläufen?
Durch die automatisierte Verknüpfung unterschiedlicher Systeme kann die Workflow-Automatisierung einen durchgängigen Einblick in alle Aspekte der Geschäftsabläufe eines Unternehmens bieten. Dieses Maß an Transparenz verbessert die Entscheidungsfindung und die Verantwortlichkeit für alle Abteilungen.
Die Workflow-Automatisierung besteht in der Regel aus drei Hauptkomponenten:
- Ein programmierfreundlicher Drag-and-Drop-Editor der es den Benutzern ermöglicht, ihre eigenen automatisierten Arbeitsabläufe zu erstellen
- Eine Prozess-Engine die die Workflow-Logik ausführt
- Eine Reihe von Konnektoren die es den Nutzern ermöglichen, ihre Systeme zu verbinden, um Daten auszutauschen
Setzen Sie diese Komponenten ein, und die Workflow-Automatisierung bietet eine breite Palette von Anwendungsfällen für Ihr gesamtes Unternehmen. Halten Sie Ausschau nach diesen Arten von Aufgaben, die sich für die Automatisierung eignen:
- Sich wiederholende Aufgaben wie die Dateneingabe
- Ablage von Dokumenten
- Datenextraktion
- Verwaltung von Datenbanken
- Kundenbetreuung
- Verwaltung der Bestände
- Analyse von Kundentrends
Unterm Strich: Durch Automatisierung können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren -Ihre Kunden-während Sie die Aufgaben, die weniger wichtig sind, aber dennoch erledigt werden müssen, hinter sich lassen.
Was sind die Vorteile der Workflow-Automatisierung?
Workflows helfen Ihnen, Aufgaben zu organisieren und zu visualisieren. Dabei kann es sich um Aufgaben handeln, die von Menschen oder von Software ausgeführt werden, z. B. die Genehmigung durch einen Manager oder einen Bot, der Kundendaten aus einem Vertrag extrahiert. Jede Aufgabe wird zu einem Wegpunkt, den ein automatisiertes System abschließen muss, bevor ein Prozess fortgesetzt werden kann.
Mit Workflows können Sie auch Benachrichtigungen einrichten, damit die Teammitglieder wissen, wann sie für ein Element im Workflow-Prozess benötigt werden. Auf diese Weise sind alle Beteiligten jederzeit darüber informiert, was mit ihrem Teil des Projekts geschieht, und es wird sichergestellt, dass nichts durch die Maschen fällt.
Workflow-Automatisierung hilft Unternehmen:
- Kosten reduzieren
- Effizienz steigern
- Fehler minimieren
- Prozessstandardisierung erreichen
- Verbesserung des Kundendienstes
- Verbessern Sie die Entscheidungsfindung
Lassen Sie uns näher darauf eingehen, wie jeder dieser Vorteile Ihr Unternehmen stärken kann.
Kosten reduzieren
Workflow-Automatisierung hilft auch hilft Unternehmen, Kosten zu senken. Wie?
- Beseitigung verschwenderischer Ausgabengewohnheiten (wie das Drucken unnötiger Dokumente!)
- Aufspüren redundanter Aufgaben
- Erkennen, wie viele Teammitglieder für eine bestimmte Aufgabe wirklich benötigt werden, und gegebenenfalls Umverteilung von Ressourcen
- Ermittlung der Dauer von Prozessen
- Übergabe repetitiver, arbeitsintensiver Arbeiten an Software und Roboter
- Höhere Qualität des Outputs reduziert kostspielige Nacharbeit
Mit neuen Einblicken in die Arbeitsweise Ihres Unternehmens werden Sie noch mehr Bereiche aufdecken, die für eine Kostenoptimierung geeignet sind.
Effizienz steigern
Automatisierung verbessert die organisatorische Effizienz. Sie übernimmt viele der alltäglichen Verwaltungsaufgaben wie Dateneingabe und Dokumentenablage, so dass sich die Mitarbeiter auf übergeordnete Strategien konzentrieren können. Anstatt sich stundenlang mit alltäglichen Details wie der Aktualisierung von Tabellenkalkulationen und dem Versand von Rechnungen zu beschäftigen, erledigt ein automatisiertes System diese Aufgaben in Sekundenschnelle. Ihr Team kann seine Zeit und Energie auf wichtigere Projekte verwenden.
Fehler minimieren
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen kann menschliche Fehler reduzieren und die Datengenauigkeit verbessern.
Wenn in Ihrem System etwas passiert (z. B. ein Kunde gibt eine Bestellung auf), führt das System automatisch den nächsten Schritt in diesem Workflow aus (z. B. Senden einer Bestätigungs-E-Mail und Aktualisieren des Bestands).
Die Automatisierung trägt zur Verringerung der Fehlerquote bei, indem sie die rechnerische Arbeit übernimmt. Unternehmen können zum Beispiel folgende Investitionen in Erwägung ziehen Robotische Prozessautomatisierung (RPA) Softwarelösungen zu investieren. Aufgaben, die Mitarbeiter leicht vergessen können, oder Daten, die sie möglicherweise falsch eingeben, werden zu einer hieb- und stichfesten Sequenz, die die Möglichkeit manueller Fehler ausschließt.
Darüber hinaus können einige Automatisierungswerkzeuge so konfiguriert werden, dass sie vor dem Abschluss einer Aktion zusätzliche Prüfungen durchführen, was das Risiko von Fehlern während des Prozesses weiter verringert.
Prozessstandardisierung erreichen
Eine Herausforderung für moderne Organisationen ist die Kodifizierung von institutionellem Wissen oder der bevorzugten Methode zur Ausführung verschiedener Aufgaben.
Die Technologie zur Workflow-Automatisierung macht es für Unternehmen einfacher Konsistenz zu schaffen, indem sie die internen Abläufe in den verschiedenen über verschiedene Abteilungen hinweg. Automatisierte Systeme erfassen jeden Schritt, der in jeder Phase eines Prozesses ausgeführt wird, und bieten Managern einen besseren Einblick in die Vorgänge. Diese Transparenz hilft den Managern, Engpässe oder verbesserungsbedürftige Bereiche zu erkennen, so dass sie Korrekturmaßnahmen ergreifen können, um die Gesamtleistung zu verbessern.
Durch die Standardisierung werden auch die Kommunikation und das Vertrauen zwischen den Abteilungen gestärkt: Jeder hat einen Überblick darüber, wie sich die Aufgaben der einzelnen Teams auf das große Ganze auswirken.
Verbesserung des Kundendienstes
Es ist kein Geheimnis, dass der Kundenservice der wichtigste Aspekt eines jeden Unternehmens ist. Je besser Sie Ihre Kunden behandeln, desto zufriedener werden sie sein und desto eher werden sie wiederkommen.
Angenommen, Sie haben ein Callcenter mit vielen täglichen Anrufen.
Die Workflow-Automatisierung kann Anrufe automatisch nach bestimmten Kriterien weiterleiten, z. B. nach der Verfügbarkeit von Mitarbeitern, dem Standort des Kunden und der Art der Anfrage. Diese Art der Priorisierung bedeutet, dass die Kunden nicht so lange warten müssen - und dass es keine Missverständnisse darüber gibt, wer ihren Fall bearbeitet.
Außerdem helfen automatisierte Workflows Ihnen, einen besseren Kundenservice zu bieten, indem sie jede Kundeninteraktion verfolgen, vom ersten Kontakt bis zur Lösung. So können Sie verfolgen, was gut funktioniert (und was nicht), damit künftige Interaktionen reibungsloser und effizienter ablaufen als bisher.
Verbessern Sie die Entscheidungsfindung
Schließlich kann die Automatisierung von Arbeitsabläufen Unternehmen dabei helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen, die auf Echtzeit-Einblicken in die Datenmuster innerhalb ihrer Systeme basieren. Automatisierte Dashboards ermöglichen es den Nutzern, sich schnell einen Überblick über aktuelle Informationen über ihre Abläufe zu verschaffen, sodass sie ihre Strategien sofort anpassen können, anstatt zu warten, bis Probleme auftreten. So können Sie die Zukunft Ihres Unternehmens selbst in die Hand nehmen und verpassen keine Gelegenheit mehr, die sich aus verspäteten Berichten ergibt.
Einhaltung der Vorschriften erreichen
Die Workflow-Automatisierung ist auch ein Segen für Aufgaben im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften. Da sie sicherstellt, dass alle Verfahren jedes Mal ordnungsgemäß befolgt werden, ist das Risiko menschlicher Fehler auf dem Weg dorthin gering. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, die in regulierten Branchen tätig sind, in denen die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften unerlässlich ist.
Mit der richtigen Implementierung von Tools zur Workflow-Automatisierung können Unternehmen von den vielen Vorteilen profitieren und langfristig ihren Erfolg und ihr Wachstumspotenzial steigern.
