Cartographie des processus pour la conformité

La modernisation des processus de conformité n'est plus un objectif "facultatif". 69 % des entreprises s'attendent à ce que les régulateurs proposent encore plus de règles au cours de l'année à venir, et 26 % en attendent beaucoup plus. 

Dans ce paysage réglementaire en constante évolution, votre organisation peut avoir du mal à gérer les nouveaux changements. Pourtant, il est essentiel de se préparer chaque année à l'arrivée d'une série de changements réglementaires accélérés.

La cartographie des processus pour les tâches de conformité est souvent complexe, mais la visualisation est une approche plus efficace que de passer au peigne fin des pages de documents. Les cartes de processus sont conçues pour définir la manière dont les processus se déroulent et interagissent en utilisant des représentations visuelles pour montrer les étapes de chaque processus et les parties prenantes qui réalisent chaque activité. Elles permettent de mieux comprendre vos processus et leur impact sur l'ensemble de l'organisation. Lorsque vous vous engagez dans la cartographie des processusvous dessinez une boîte ou une autre image pour chaque étape et vous les reliez par une flèche pour représenter le flux de travail.

Les cartes de processus visuelles peuvent être utilisées comme outil de formation pour les nouveaux membres de l'équipe et comme guide pour les employés actuels afin d'indiquer comment améliorer l'efficacité de la gestion de la conformité. En outre, les schémas de processus sont pratiques pour les audits et indiquent comment vous menez vos processus pour répondre aux exigences de conformité.

1. Utilisation des commandes de cartographie

Les contrôles sont utilisés pour gérer les processus, surveiller les données, aider à respecter la conformité, identifier les erreurs et réduire les risques. En bref, les contrôles sont des garanties qui permettent à votre organisation de fonctionner en toute sécurité. Il existe différents types de contrôles, notamment

• Politiques
• Procédures 
• Normes

Vous utilisez peut-être déjà des contrôles spécifiques pour les opérations ou les contrats non réglementaires. 

Lorsque vous cartographiez les contrôles, vous pouvez obtenir des avantages qui vont au-delà de la conformité. La cartographie des contrôles garantit que votre organisation respecte les principes fondamentaux de la gestion des risques. Souvent, c'est dans la gestion des risques qu'il est le plus difficile de commencer. Lorsque vous prenez le temps de cartographier vos contrôles, vous pouvez déterminer les priorités en matière de gouvernance, de risques et de conformité.

En outre, les contrôles de cartographie vous donnent la possibilité d'effectuer une seule évaluation, qui peut être conforme à plusieurs cadres. Vous gagnez donc du temps. De plus, vous pouvez supprimer toutes les suppositions faites précédemment sur votre posture de risque actuelle. Avec les défis posés par la pandémie mondiale de COVID-19 et la montée du travail à distance permanent, les organisations doivent désormais gérer de multiples éléments mobiles. Il est donc essentiel de mettre à jour et de cartographier les contrôles pour intégrer un environnement de travail à distance.

Sans aucun doute, la mise à jour des cartes de processus peut également devenir plus compliquée que la création de votre carte de processus initiale pour la conformité. Néanmoins, une fois terminée, vous pouvez utiliser votre carte visuelle pour rationaliser et optimiser vos processus de conformité. En conséquence, vos cartes sont plus faciles à maintenir, à réviser et à mettre à jour si nécessaire.

2. Choisir le bon système

Une étape essentielle de la cartographie des processus consiste à sélectionner le système adapté aux besoins de conformité de votre organisation. Chaque type de système aura ses forces et ses faiblesses. Choisissez le système qui répond le mieux à vos exigences réglementaires.

En règle générale, chaque entreprise dispose de cadres différents pour assurer la conformité. Les entreprises du secteur de la santé doivent adhérer aux réglementations HIPAA, tandis que les agences gouvernementales doivent se conformer aux normes NIST. Par ailleurs, les entreprises publiques sont tenues de se conformer à la loi SOX. Le site report de la taxe de sécurité sociale pour l'employeur et l'employé commencera également la réconciliation des paiements obligeant les employeurs à mettre en place de nouveaux rapports.

Pour la conformité de la cartographie des processus, différents types de cartes sont utilisés :

• Organigrammes de base
• Cartes de processus de haut niveau pour identifier uniquement les étapes critiques d'un processus
• Des cartes de processus détaillées qui décrivent chaque entrée et sortie liée à un processus.
• Un organigramme interfonctionnel qui traduit les relations entre les étapes du processus.
• SIPOC (Suppliers, Inputs, Processes, Outputs, and Customers).
• Les cartes de flux de valeur qui permettent d'identifier les gaspillages entre les processus et les points sur lesquels les projets futurs doivent se concentrer.

Les modèles les plus fréquemment utilisés pour la cartographie de la conformité sont le SIPOC et la chaîne de valeur. Chacun d'eux semble s'adapter à une grande variété de structures et de systèmes d'entreprise. 

Il serait utile que vous utilisiez une carte facile à maintenir. Elle devrait vous permettre de respecter la conformité et aider les membres de votre équipe à comprendre vos processus de conformité à l'échelle de l'organisation.

Il est indéniable que de nombreuses entreprises disposent déjà de cadres de travail permettant de fournir des preuves de conformité à toute réglementation, qu'il s'agisse de PCI, HIPPA, SOC2 ou autre. Rassemblez les preuves dont vous disposez déjà et mettez-les en correspondance avec votre nouveau cadre. Utiliser les preuves dont vous disposez déjà est une tactique efficace pour créer une dynamique de cartographie des processus.

3. Rendez-le simple et convivial

Une fois qu'un type de diagramme de processus a été sélectionné et cartographié conformément aux exigences réglementaires, assurez-vous qu'il est accessible à tous au sein de l'entreprise et certainement aux parties prenantes essentielles. Produisez une carte pratique et conviviale tout en utilisant un système qui offre un support efficace pour chaque carte de processus que vous créez. Si votre processus de cartographie, et les systèmes associés, sont trop compliqués, les membres de votre équipe ne s'engageront pas lorsque cela est nécessaire, et ils ne se sentiront pas motivés pour le maintenir.

Envisagez de relier vos documents de conformité à votre système de cartographie des processus. Ainsi, vous pouvez rapidement associer chaque document à chaque processus et voir comment ils interagissent.

Lorsque vous devez modifier un document, le bon système peut facilement mettre à jour vos modifications simultanément. Par exemple, si vous liez un ensemble de documents à un autre groupe, le créateur de contenu doit généralement informer les auteurs associés d'un changement nécessaire. Avec un schéma de processus pratique, vous pouvez vous assurer que la communication est instantanée et directe.

4. Inclure le cadre des contrôles sécurisés

En ce qui concerne la conformité, il est essentiel de mettre en œuvre le Secure Controls Framework (SCF) pour la cartographie des contrôles. En utilisant SCF, vous pouvez accéder à un méta-cadre qui se concentre principalement sur les contrôles internes. En outre, le SCF fournit un large éventail de contrôles à mettre en correspondance avec de multiples cadres réglementaires. Par exemple, vous pouvez consolider les preuves de contrôles similaires dans de nombreux règlements. Enfin, SCF propose des conventions de dénomination universelles afin d'aligner toutes les unités commerciales sur un processus standard, collaboratif et gérable. 

5. Améliorer et innover

L'environnement réglementaire lié à l'industrie déclenche un système de cartographie des processus indispensable à la conformité. En outre, vous pouvez reproduire votre cartographie des processus pour susciter d'autres améliorations et innovations dans votre organisation.

Ces deux objectifs peuvent être efficacement combinés avec le respect des exigences réglementaires et l'amélioration de l'efficacité des processus dans l'ensemble des flux de travail de l'entreprise. 

Ce qu'il faut retenir

Utilisez la cartographie des processus pour la conformité afin de rapprocher les personnes, la technologie et les processus. Votre entreprise peut renforcer ses processus de conformité actuels tout en définissant des contrôles essentiels pour gérer les risques grâce au système de gestion intelligente des processus métier (iBPMS) low-code de ProcessMaker, leader du secteur. Concevez des processus métier de niveau entreprise pour la conformité et exploitez efficacement les solutions d'automatisation robustes de ProcessMaker.