Die Modernisierung der Compliance-Prozesse ist nicht länger ein "optionales" Ziel. Ganze 69 Prozent der Unternehmen gehen davon aus, dass die Regulierungsbehörden im kommenden Jahr noch mehr Vorschriften vorschlagen werden, 26 Prozent erwarten sogar deutlich mehr.
In dieser sich ständig weiterentwickelnden Regulierungslandschaft kann es für Ihr Unternehmen schwierig sein, neue Änderungen zu bewältigen. Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, sich jedes Jahr auf eine Reihe neuer, schnellerer gesetzlicher Änderungen vorzubereiten.
Die Prozessabbildung für Compliance-Aufgaben ist oft komplex, aber die Visualisierung ist ein effektiverer Ansatz als das Durchkämmen von seitenlangen Dokumenten. Mit Hilfe von Prozesslandkarten wird definiert, wie Prozesse ablaufen und interagieren. Dabei werden die Schritte jedes Prozesses und die Akteure, die die einzelnen Aktivitäten ausführen, visuell dargestellt. Dadurch werden Ihre Prozesse verständlicher und es wird deutlich, wie sie sich auf die gesamte Organisation auswirken. Wenn Sie sich mit Prozess-Mappingzeichnen Sie für jeden Schritt einen Kasten oder ein anderes Bild und verbinden sie mit einem Pfeil, um den Arbeitsablauf darzustellen.
Visuelle Prozesslandkarten können als Schulungsinstrument für neue Teammitglieder und als Leitfaden für aktuelle Mitarbeiter verwendet werden, um aufzuzeigen, wie die Effizienz des Compliance-Managements verbessert werden kann. Darüber hinaus sind Prozesslandkarten bei Audits nützlich und zeigen, wie Sie Ihre Prozesse durchführen, um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
1. Verwendung von Mapping-Steuerungen
Kontrollen werden eingesetzt, um Prozesse zu verwalten, Daten zu überwachen, die Einhaltung von Vorschriften zu unterstützen, Fehler zu erkennen und Risiken zu verringern. Kurz gesagt, Kontrollen sind Schutzmaßnahmen, die sicherstellen, dass Ihr Unternehmen sicher arbeitet. Es gibt verschiedene Arten von Kontrollen, darunter:
- Politiken
- Verfahren
- Normen
Möglicherweise verwenden Sie bereits spezielle Kontrollen für nicht-regulatorische Vorgänge oder Verträge.
Wenn Sie Kontrollen abbilden, können Sie Vorteile erzielen, die über die Einhaltung von Vorschriften hinausgehen. Die Abbildung von Kontrollen stellt sicher, dass Ihr Unternehmen die Grundlagen für das Risikomanagement erfüllt. Oft ist es am schwierigsten, mit dem Risikomanagement zu beginnen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Kontrollen zu erfassen, können Sie Prioritäten in Bezug auf Governance, Risiko und Compliance festlegen.
Darüber hinaus können Sie mit Hilfe von Mapping-Kontrollen eine Bewertung durchführen, die mehreren Rahmenwerken entsprechen kann. Dadurch sparen Sie Zeit. Außerdem können Sie alle Annahmen, die Sie zuvor über Ihre aktuelle Risikolage gemacht haben, widerlegen. Angesichts der Herausforderungen der weltweiten COVID-19-Pandemie und der Zunahme der permanenten Fernarbeit müssen Unternehmen heute eine Vielzahl beweglicher Komponenten verwalten. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, die Kontrollen zu aktualisieren und so abzubilden, dass sie eine Umgebung für Telearbeit einschließen.
Zweifellos kann die Pflege von Prozesslandkarten auch komplizierter werden als die Erstellung der ursprünglichen Prozesslandkarte für die Einhaltung der Vorschriften. Nach der Fertigstellung können Sie Ihre visuelle Karte jedoch nutzen, um Ihre Compliance-Prozesse zu rationalisieren und zu optimieren. Dadurch lassen sich Ihre Karten leichter pflegen, überprüfen und bei Bedarf aktualisieren.
2. Wählen Sie das richtige System
Ein wesentlicher Schritt bei der Prozessabbildung ist die Auswahl des richtigen Systems für die Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens. Jeder Systemtyp hat seine Stärken und Schwächen. Wählen Sie das System, das am besten mit Ihren gesetzlichen Anforderungen übereinstimmt.
In der Regel verfügt jedes Unternehmen über unterschiedliche Rahmenwerke zur Einhaltung der Vorschriften. Unternehmen des Gesundheitswesens müssen sich an die HIPAA-Vorschriften halten, während Regierungsbehörden die NIST-Standards einhalten müssen. Außerdem sind öffentliche Unternehmen zur Einhaltung von SOX verpflichtet. Die Website Die Stundung der Sozialversicherungssteuer für Arbeitgeber und Arbeitnehmer wird ebenfalls mit dem Zahlungsabgleich beginnen was die Arbeitgeber zur Einführung einer neuen Berichterstattung verpflichtet.
Für die Einhaltung der Prozessabbildung werden verschiedene Arten von Karten verwendet:
- Grundlegende Flussdiagramme
- Prozesslandkarten auf hoher Ebene zur Identifizierung nur der kritischen Schritte eines Prozesses
- Detaillierte Prozesslandkarten, die alle Eingaben und Ausgaben im Zusammenhang mit einem Prozess beschreiben
- Ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm, das die Beziehungen zwischen den Prozessschritten darstellt
- SIPOC steht für Suppliers, Inputs, Processes, Outputs, and Customers (Lieferanten, Inputs, Prozesse, Outputs und Kunden)
- Wertstromkarten, die dabei helfen, Verschwendung zwischen Prozessen zu erkennen und herauszufinden, worauf sich künftige Projekte konzentrieren sollten
Zu den am häufigsten verwendeten Modellen für die Abbildung der Einhaltung von Vorschriften gehören SIPOC und Wertstrom. Beide scheinen gut zu einer Vielzahl von Unternehmensstrukturen und -systemen zu passen.
Es wäre hilfreich, wenn Sie eine Karte verwenden, die leicht zu pflegen ist. Sie sollte sicherstellen, dass Sie die Vorschriften einhalten und das Verständnis Ihrer Teammitglieder für Ihre unternehmensweiten Compliance-Prozesse fördern.
Es steht außer Frage, dass viele Unternehmen bereits über bestehende Rahmenwerke verfügen, mit denen sie die Einhaltung von Vorschriften nachweisen können, sei es PCI, HIPPA, SOC2 oder etwas anderes. Stellen Sie die Nachweise zusammen, die Sie bereits haben, und ordnen Sie sie Ihrem neuen Rahmenwerk zu. Die Verwendung von Nachweisen, die Sie bereits haben, ist eine gute Taktik, um die Prozessabbildung voranzutreiben.
3. Überschaubar und benutzerfreundlich
Nach der Auswahl eines Prozesslandkartentyps und dessen Abbildung gemäß den gesetzlichen Anforderungen muss sichergestellt werden, dass die Karte für alle Mitarbeiter des Unternehmens und natürlich für die wichtigsten Interessengruppen zugänglich ist. Erstellen Sie eine praktische und benutzerfreundliche Karte und verwenden Sie ein System, das jede von Ihnen erstellte Prozesskarte effizient unterstützt. Wenn Ihr Mapping-Prozess und die damit verbundenen Systeme zu kompliziert sind, werden sich Ihre Teammitglieder nicht engagieren, wenn es nötig ist, und sie werden sich auch nicht motiviert fühlen, sie zu pflegen.
Erwägen Sie die Verknüpfung Ihrer Compliance-Dokumente mit Ihrem Prozessabbildungssystem. So können Sie jedes Dokument schnell mit jedem Prozess verknüpfen und sehen, wie sie zusammenwirken.
Wenn Sie ein Dokument ändern müssen, kann das richtige System Ihre Änderungen problemlos gleichzeitig aktualisieren. Wenn Sie z. B. eine Gruppe von Dokumenten mit einer anderen Gruppe verknüpfen, muss der Ersteller der Inhalte normalerweise die beteiligten Autoren über eine erforderliche Änderung informieren. Mit einer praktischen Prozessübersicht können Sie sicherstellen, dass die Kommunikation sofort und ohne Umwege erfolgt.
4. Einbindung des Rahmens für sichere Kontrollen
Im Hinblick auf die Einhaltung der Vorschriften ist es von entscheidender Bedeutung, das Secure Controls Framework (SCF) für die Abbildung von Kontrollen zu implementieren. Mit SCF können Sie auf ein Meta-Framework zugreifen, das sich in erster Linie auf interne Kontrollen konzentriert. Darüber hinaus bietet das SCF eine breite Palette von Kontrollen, die sich auf mehrere Regelwerke abbilden lassen. So können Sie beispielsweise Nachweise für ähnliche Kontrollen in zahlreichen Vorschriften konsolidieren. Außerdem bietet SCF universelle Benennungskonventionen, um alle Geschäftseinheiten in einem standardisierten, kollaborativen und verwaltbaren Prozess zusammenzuführen.
5. Verbessern und erneuern
Das branchenbezogene regulatorische Umfeld löst ein dringend benötigtes System der Prozessabbildung für die Einhaltung von Vorschriften aus. Außerdem können Sie Ihre Prozesslandkarte replizieren, um andere Verbesserungen und Innovationen in Ihrem Unternehmen voranzutreiben.
Beide Ziele lassen sich effektiv mit der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Verbesserung der Prozesseffizienz in allen Unternehmensabläufen verbinden.
Das Wichtigste zum Mitnehmen
Nutzen Sie Prozessmapping für Compliance, um Menschen, Technologie und Prozesse zusammenzubringen. Mit dem branchenführenden Low-Code-System für intelligentes Geschäftsprozessmanagement (iBPMS) von ProcessMaker kann Ihr Unternehmen seine aktuellen Compliance-Prozesse stärken und gleichzeitig wichtige Kontrollen zum Risikomanagement definieren. Entwerfen Sie unternehmenstaugliche Geschäftsprozesse für die Compliance und nutzen Sie die robusten Automatisierungslösungen von ProcessMaker effizient.
