Mapeo de procesos para el cumplimiento de la normativa

La modernización de los procesos de cumplimiento ya no es un objetivo "opcional". El 69% de las empresas espera que los reguladores propongan aún más normas en el próximo año, y el 26% espera un número mucho mayor. 

Dentro de este panorama normativo en evolución, su organización puede tener dificultades para gestionar los nuevos cambios. Sin embargo, es vital prepararse cada año para una serie de cambios normativos acelerados.

El mapeo de procesos para las tareas de cumplimiento es a menudo complejo, pero la visualización es un enfoque más eficaz que peinar páginas de documentos. Los mapas de procesos están diseñados para definir cómo fluyen e interactúan los procesos utilizando representaciones visuales para mostrar los pasos de cada proceso y las partes interesadas que llevan a cabo cada actividad. Esto hace que sus procesos sean más comprensibles y que tengan un impacto en la organización en general. Cuando se realiza el mapeo de procesosse dibuja un cuadro u otra imagen para cada paso y se conecta con una flecha para mostrar el flujo de trabajo.

Los mapas de procesos visuales pueden utilizarse como herramienta de formación para los nuevos miembros del equipo y como guía para los empleados actuales para indicar cómo mejorar la eficacia de la gestión del cumplimiento. Además, los mapas de procesos son útiles para las auditorías y transmiten cómo se llevan a cabo los procesos para cumplir los requisitos de conformidad.

1. Uso de los controles de mapeo

Los controles se utilizan para gestionar los procesos, supervisar los datos, ayudar a cumplir la normativa, identificar los errores y reducir el riesgo. En resumen, los controles son salvaguardias para garantizar que su organización funcione de forma segura. Hay diferentes tipos de controles, entre ellos:

  • Políticas
  • Procedimientos 
  • Normas

Es posible que ya utilice controles específicos para operaciones o contratos no reglamentarios. 

Cuando se mapean los controles, se pueden obtener ventajas que van más allá del cumplimiento. El mapeo de controles garantiza que su organización cumpla con los fundamentos de la gestión de riesgos. A menudo, el punto de partida más difícil es la gestión de riesgos. Cuando se toma el tiempo para mapear sus controles, puede determinar las prioridades en torno a la gobernanza, el riesgo y el cumplimiento.

Además, los controles de mapeo le dan la posibilidad de ejecutar una evaluación, que puede cumplir con múltiples marcos. Por lo tanto, se ahorra tiempo. Además, puede eliminar cualquier suposición hecha previamente sobre su postura de riesgo actual. Con los desafíos de la pandemia mundial de COVID-19 y el aumento del trabajo permanente a distancia, las organizaciones tienen ahora que gestionar múltiples partes móviles. Por lo tanto, es vital actualizar y mapear los controles para incorporar un entorno de trabajo remoto.

Sin duda, el mantenimiento de los mapas de procesos también puede resultar más complicado que la creación de su mapa de procesos original para el cumplimiento. Sin embargo, una vez completado, puede utilizar su mapa visual para racionalizar y optimizar sus procesos de cumplimiento. Como resultado, sus mapas son más fáciles de mantener, revisar y actualizar según sea necesario.

2. Seleccione el sistema adecuado

Un paso esencial para el mapeo de procesos es seleccionar el sistema adecuado para las necesidades de cumplimiento de su organización. Cada tipo tendrá sus puntos fuertes y débiles. Elija el sistema que mejor se adapte a sus requisitos normativos.

Normalmente, cada empresa tendrá diferentes marcos para cumplir con la normativa. Las empresas del sector sanitario deben adherirse a la normativa HIPAA, mientras que los organismos públicos deben cumplir las normas del NIST. Además, las empresas públicas están obligadas a cumplir la SOX. El aplazamiento de impuestos de la seguridad social para el empleador y el empleado también comenzará la conciliación de pagos exigiendo a los empleadores la aplicación de nuevos informes.

Para el cumplimiento de la cartografía de procesos, se utilizan diferentes tipos de mapas:

  • Diagramas de flujo básicos
  • Mapas de procesos de alto nivel para identificar sólo los pasos críticos de un proceso
  • Mapas de procesos detallados que describen cada entrada y salida relacionada con un proceso
  • Un diagrama de flujo interfuncional que transmite las relaciones entre los pasos del proceso
  • SIPOC, que significa Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas y Clientes
  • Mapas de flujo de valor que ayudan a identificar los residuos entre los procesos y dónde enfocar los proyectos futuros

Los modelos más utilizados para el mapeo de la conformidad son el SIPOC y el flujo de valor. Cada uno de ellos parece ajustarse bien a una variedad de estructuras y sistemas empresariales. 

Le ayudará utilizar un mapa que sea fácil de mantener. Debería garantizar el cumplimiento de la normativa y ayudar a los miembros de su equipo a comprender los procesos de cumplimiento de toda la organización.

Sin duda, muchas empresas ya disponen de marcos de trabajo para demostrar el cumplimiento de cualquier normativa, ya sea PCI, HIPPA, SOC2 o cualquier otra. Reúna las pruebas que ya tiene y hágalas coincidir con su nuevo marco. Utilizar las pruebas que ya se tienen es una táctica eficaz para dar impulso al mapa de procesos.

3. Que sea sencillo y fácil de usar

Una vez seleccionado un tipo de mapa de procesos y elaborado conforme a los requisitos normativos, asegúrese de que sea accesible para todos los miembros de la empresa y, desde luego, para las partes interesadas esenciales. Elabore un mapa práctico y fácil de usar utilizando un sistema que ofrezca un soporte eficaz para cada mapa de procesos que cree. Si su proceso de elaboración de mapas, y los sistemas asociados, son demasiado complicados, los miembros de su equipo no participarán cuando sea necesario, ni se sentirán motivados para mantenerlo.

Considere la posibilidad de vincular sus documentos de cumplimiento a su sistema de mapa de procesos. De este modo, podrá localizar rápidamente cada documento en cada proceso y ver cómo interactúan.

Cuando se necesita modificar un documento, el sistema adecuado puede actualizar fácilmente los cambios de forma simultánea. Por ejemplo, si se vincula un conjunto de documentos a otro grupo, normalmente el creador de contenidos tendría que informar a los autores asociados de un cambio necesario. Con un práctico mapa de procesos, puede asegurarse de que la comunicación sea instantánea y directa.

4. Incluir el Marco de Controles Seguros

En lo que respecta a la conformidad, es fundamental aplicar el Marco de Controles Seguros (SCF) para la asignación de controles. Al utilizar el SCF, puede acceder a un metamarco que se centra principalmente en los controles internos. Además, el SCF proporciona un amplio conjunto de controles para mapear a través de múltiples marcos regulatorios. Por ejemplo, puede consolidar pruebas de controles similares a lo largo de numerosas normativas. Asimismo, SCF ofrece convenciones de nomenclatura universales para alinear todas las unidades de negocio dentro de un proceso estándar, colaborativo y manejable. 

5. Mejorar e innovar

El entorno normativo relacionado con la industria pone en marcha un sistema muy necesario de mapeo de procesos para su cumplimiento. Además, puede reproducir su mapa de procesos para impulsar otras mejoras e innovaciones en toda la organización.

Ambos objetivos pueden combinarse eficazmente con el cumplimiento de los requisitos normativos y la mejora de la eficiencia de los procesos en todo el flujo de trabajo de la empresa. 

Lo más importante

Utilice el mapeo de procesos para el cumplimiento de la normativa para unir a las personas, la tecnología y los procesos. Su organización puede fortalecer sus procesos de cumplimiento actuales mientras define los controles vitales para gestionar los riesgos con el sistema de gestión de procesos empresariales inteligentes (iBPMS) de código bajo líder en la industria. Diseñe procesos de negocio de nivel empresarial para el cumplimiento y aproveche las sólidas soluciones de automatización de ProcessMaker de manera eficiente.

 

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