L'employé moyen passe 40 heures par semaine au travail, mais 36% d'entre eux disent qu'ils ne savent "presque jamais" ce qui se passe dans leur entreprise. savoir ce qui se passe dans leur organisation. Ce manque de compréhension a des conséquences évidentes : les employés désengagés sont beaucoup moins productifs. Avec un nombre écrasant de membres de l'équipe qui se sentent constamment "hors du coup", il n'est pas étonnant que les grandes organisations se tournent vers les flux de processus pour améliorer la transparence et la productivité.
Que sont les flux de processus ?
Les flux de processus sont un excellent moyen de normaliser la façon dont les choses sont faites. Dans de nombreuses entreprises, les employés exécutent les processus sur le pilote automatique et ne documentent guère les étapes à suivre. Cela peut laisser les autres membres de l'équipe dans l'ignorance : ils ne savent pas qui assume chaque responsabilité et ont une compréhension limitée des étapes nécessaires pour mener à bien un projet. Le résultat ? Des employés qui ne se sentent pas concernés par la situation dans son ensemble.
Les flux de processus permettent de surmonter ces difficultés en fournissant un guide clair, étape par étape, pour chaque processus. Certains professionnels considèrent les flux de processus comme une "carte mentale", qui extrait les étapes de travail de la mémoire individuelle pour en faire un document commun et partagé. Ils se présentent généralement sous la forme d'un organigramme, qui constitue une aide visuelle facile à suivre, que chacun peut consulter.
Les principaux avantages d'un flux de processus sont les suivants :
- Montrez aux autres employés chaque étape d'un processus : Au lieu d'une explication longue et fastidieuse, c'est un moyen rapide d'apprendre aux cadres supérieurs et aux autres membres de l'équipe qui ne connaissent pas le processus.
- Trouvez des moyens d'améliorer un processus existant : Qu'est-ce qui ralentit les choses ? Où pouvez-vous mettre en œuvre une nouvelle technologie pour rendre les choses plus efficaces ? Y a-t-il des redondances ? En mettant en lumière chaque étape du processus, vous pouvez trouver de nouveaux moyens de rationaliser l'activité interne.
Ces diagrammes utiles utilisent différents symboles pour indiquer les points de décision, les tâches, les entrées et d'autres éléments importants pour la réussite d'un processus. Ils permettent non seulement de relier les individus et les services, mais aussi de montrer comment les informations circulent entre les équipes, ou encore d'indiquer où une application ou un autre logiciel doit être intégré.
3 exemples de flux de processus simples
Les flux de processus peuvent être aussi simples que l'approbation d'une demande de congé ou des étapes plus élaborées impliquées dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement mondiale. Nous allons illustrer ici des flux de processus simples pour décomposer les tâches impliquées dans trois types différents d'activités commerciales courantes.
Demande de temps mort
Vous pensez que des formulaires simples, comme les demandes de congés, n'ont pas besoin d'un diagramme de processus ? Détrompez-vous : les employés aux États-Unis et au Royaume-Uni perdent 40 millions d'heures chaque mois à remplir des formulaires RH internes tels que les notes de frais et les demandes de congés. Même les processus les plus simples peuvent bénéficier d'un diagramme de processus rationalisé.
- Processus de départ : L'employé demande un congé
- Le système vérifie la disponibilité de la PTO
- Examen par les responsables directs
- Distribuer une notification de calendrier informant les membres de l'équipe de leur absence.
- Soumettre aux RH pour classement
- Processus final
En illustrant chaque étape, vous pouvez également identifier les meilleurs candidats pour l'automatisation et d'autres logiciels permettant d'accélérer les approbations.
Initiatives de marketing et de vente
Lorsqu'il s'agit d'attirer de nouveaux clients, les webinaires sont un véritable succès pour les spécialistes du marketing.. Ils constituent un moyen incroyable de convertir les internautes occasionnels en clients qui paient le prix fort, et les entreprises orchestrent des processus de marketing et de vente à toute épreuve pour conclure la vente. Voici comment.
- Démarrer le processus : Le prospect s'inscrit à un webinaire
- Matériel de préparation par courriel, comme des feuilles de travail ou des études de cas.
- Suivi avec un courriel de rappel une semaine avant le web- séminaire
- Envoyez un rappel de calendrier une heure avant le début du webinaire
- Date du webinaire
- Compilez une liste de numéros de téléphone pour les clients potentiels qui ont regardé le webinaire complet.
- Le directeur des ventes approuve la liste des prospects qualifiés
- Attribuez à chaque membre de l'équipe de vente un nombre égal de pistes.
- Les membres de l'équipe de vente effectuent des appels de suivi
- Processus final : Rapport sur les conversions de ventes
L'association d'un webinaire puissant et d'un flux de processus bien pensé est une combinaison gagnante à laquelle peu de prospects peuvent résister. En vous assurant que toutes les personnes concernées sont bien informées, vous pouvez créer une stratégie de vente et de marketing irrésistible.
Embauche de nouveaux employés
Les premières impressions laissent une impression durable, et pour une entreprise, le processus d'intégration est souvent le premier aperçu de la culture de l'entreprise. Des études montrent que 69 % des employés qui vivent une expérience d'intégration positive resteront dans l'entreprise pendant trois ans. Les processus bâclés, non structurés et désorganisés ont l'effet inverse : ils nuisent non seulement à l'efficacité interne, mais aussi à la capacité d'une organisation à retenir les meilleurs talents.
Voici un exemple de flux de processus pour un processus d'accueil court qui implique plusieurs départements :
- Démarrer le processus : Nouvel employé embauché
- Préparer la carte de stationnement
- Approbation de la sécurité
- Compiler les liens RH à jour dans un courriel
- Accorder l'accès aux bases de données nécessaires
- Approbation du gestionnaire
- Programmer le déjeuner de bienvenue de l'équipe
- Mettre à jour les calendriers des membres de l'équipe
- Processus de fin : Premier jour
En codifiant les étapes à suivre, on obtient une expérience d'accueil organisée et accueillante qui laisse une impression positive aux nouveaux employés.
Flux de processus = une recette pour le succès !
Les flux de processus sont une stratégie A+ pour créer une main-d'œuvre engagée et productive. Après tout, des équipes très engagées peuvent augmenter la rentabilité de 21 %.. Êtes-vous prêt à optimiser le rendement de votre organisation en utilisant les flux de processus ?
