3 Ejemplos de flujo de procesos

El empleado medio pasa 40 horas a la semana en el trabajo, pero un sorprendente 36% dice que "casi nunca" saben lo que ocurre en su organización. Esta falta de conocimiento tiene consecuencias evidentes: los empleados que no se comprometen son mucho menos productivos. Con un número abrumador de miembros del equipo que se sienten constantemente "fuera de onda", no es de extrañar que las organizaciones líderes estén recurriendo a flujos de procesos para aumentar la transparencia y la productividad.

¿Qué son los flujos de procesos?

Los flujos de procesos son una forma excelente de estandarizar cómo se hacen las cosas. En muchos entornos empresariales, los empleados realizan los procesos en piloto automático con poca documentación de los pasos que se dan. Esto puede dejar a otros miembros del equipo en la oscuridad: no están seguros de quién tiene cada responsabilidad y tienen una comprensión limitada de los pasos necesarios para llevar un proyecto al éxito. ¿El resultado? Empleados que se sienten alejados del panorama general. 

Los flujos de procesos superan estos retos proporcionando una guía clara, paso a paso, para cada proceso. Algunos profesionales ven los flujos de procesos como un "mapa mental", que extrae los pasos del trabajo de la memoria individual para convertirlos en un registro compartido y común. Suelen tener la forma de un diagrama de flujo, que sirve de ayuda visual fácil de seguir para que cualquiera pueda revisarlo. 

Las principales ventajas de un flujo de procesos son:

• Muestre a otros empleados cada paso de un proceso: En lugar de una larga explicación, es una forma rápida de enseñar a los altos cargos y a otros miembros del equipo que no están familiarizados con el proceso.
• Descubra cómo mejorar un proceso existente: ¿Qué está ralentizando las cosas? ¿Dónde se puede aplicar la nueva tecnología para hacer las cosas más eficientes? ¿Hay redundancias? Si se analiza cada paso, se pueden encontrar nuevas formas de racionalizar la actividad interna.

Estos útiles diagramas utilizan diferentes símbolos para indicar los puntos de decisión, las tareas, las entradas y otros elementos importantes para el éxito de un proceso. No solo conectan a las personas y los departamentos, sino que pueden mostrar cómo viaja la información entre los equipos, o mostrar dónde se necesita una aplicación u otra integración de software. 

3 ejemplos de flujos de procesos simples

Los flujos de procesos pueden ser tan sencillos como la aprobación de una solicitud de baja laboral o los pasos más elaborados de la gestión de la cadena de suministro global. A continuación, ilustraremos flujos de procesos sencillos para desglosar las tareas implicadas en tres tipos diferentes de actividades empresariales comunes.

Solicitud de tiempo libre

¿Cree que formularios sencillos, como las solicitudes de tiempo libre, no necesitan un diagrama de flujo de procesos? Piénselo de nuevo: los empleados de Estados Unidos y el Reino Unido pierden 40 millones de horas al mes con formularios internos de RRHH como informes de gastos y solicitudes de PTO. Incluso los procesos más sencillos pueden beneficiarse de un diagrama de flujo de procesos racionalizado.

1. Proceso de inicio: El empleado solicita tiempo libre
2. El sistema comprueba el PTO disponible
3. Revisión por parte de los responsables directos
4. Distribuir la notificación del calendario informando a los miembros del equipo del tiempo de ausencia
5. Enviar a RRHH para su archivo
6. Proceso final

Al ilustrar cada uno de los pasos, también puede identificar los principales candidatos para la automatización y otros programas informáticos que ayuden a agilizar las aprobaciones. 

Iniciativas de marketing y ventas

Cuando se trata de atraer a nuevos clientes los seminarios web son un éxito rotundo para los vendedores. Son una forma increíble de convertir a los navegantes ocasionales en clientes que pagan mucho, y las empresas están orquestando procesos de marketing y ventas a prueba de balas para cerrar la venta. A continuación se explica cómo.

1. Proceso de inicio: El cliente potencial se inscribe en un seminario web
2. Material de preparación por correo electrónico, como hojas de trabajo o estudios de casos de apoyo
3. Seguimiento con un correo electrónico recordatorio una semana antes del seminario web
4. Envíe un recordatorio de calendario una hora antes del inicio del seminario web
5. Fecha del seminario web
6. Recopilar la lista de números de teléfono de los clientes potenciales que vieron el seminario web completo
7. El director de ventas aprueba la lista de clientes potenciales cualificados
8. Asigne a cada miembro del equipo de ventas un número igual de clientes potenciales
9. Los miembros del equipo de ventas realizan llamadas de seguimiento
10. Proceso final: Informe sobre las conversiones de ventas

La combinación de un seminario web potente con un flujo de procesos bien pensado es un golpe que pocos clientes potenciales pueden resistir. Si te aseguras de que todas las personas implicadas están bien informadas, podrás crear una estrategia de ventas y marketing irresistible. 

Incorporación de nuevos empleados

Las primeras impresiones dejan una huella duradera, y para una empresa, su proceso de incorporación es a menudo la primera muestra de la cultura de la compañía. Los estudios demuestran que el 69% de los empleados que tienen una experiencia de incorporación positiva permanecen en la empresa durante tres años. Los procesos descuidados, desestructurados y desorganizados tienen el efecto contrario: no sólo restan eficiencia interna, sino que dificultan la capacidad de una organización para retener a los mejores talentos.

Este es un ejemplo de flujo de procesos para un proceso de incorporación corto que involucra a varios departamentos:

1. Proceso de inicio: Contratación de un nuevo empleado
2. Preparar el pase de estacionamiento
3. Aprobación de seguridad
4. Recopilar enlaces actualizados de RRHH en un correo electrónico
5. Conceder acceso a las bases de datos necesarias
6. Aprobación del director
7. Programar el almuerzo de bienvenida del equipo
8. Actualizar los calendarios de los miembros del equipo
9. Proceso final: Primer día

La codificación de los pasos a seguir conduce a una experiencia de incorporación organizada y acogedora que deja una impresión positiva en los nuevos empleados. 

Flujos de procesos = ¡receta para el éxito!

Los flujos de procesos son una estrategia excelente para crear una plantilla comprometida y productiva. Después de todo, los equipos altamente comprometidos pueden aumentar la rentabilidad en un 21%.. ¿Está preparado para potenciar el rendimiento de su organización mediante el uso de flujos de procesos?