Der durchschnittliche Arbeitnehmer verbringt 40 Stunden pro Woche bei der Arbeit, aber schockierende 36 % sagen, dass sie "fast nie" wissen, was in ihrem Unternehmen vor sich geht. wissen, was in ihrem Unternehmen vor sich geht. Die Folgen dieses mangelnden Verständnisses liegen auf der Hand: unmotivierte Mitarbeiter sind weit weniger produktiv. Angesichts der überwältigenden Zahl von Teammitgliedern, die sich ständig "außen vor" fühlen, ist es kein Wunder, dass sich führende Unternehmen mit Prozessabläufe um die Transparenz zu erhöhen und die Produktivität zu steigern.
Was sind Prozessabläufe?
Prozessabläufe sind ein hervorragendes Mittel zur Standardisierung von Arbeitsabläufen. In vielen Unternehmen führen Mitarbeiter Prozesse auf Autopilot durch und dokumentieren die einzelnen Schritte kaum. Dies kann dazu führen, dass andere Teammitglieder im Dunkeln tappen: Sie wissen nicht, wer welche Verantwortung trägt und haben nur ein begrenztes Verständnis für die Schritte, die erforderlich sind, um ein Projekt zum Erfolg zu führen. Das Ergebnis? Mitarbeiter, die das Gefühl haben, nicht in das Gesamtbild eingebunden zu sein.
Prozessabläufe überwinden diese Herausforderungen, indem sie einen kristallklaren, schrittweisen Leitfaden für jeden Prozess bereitstellen. Einige Fachleute sehen Prozessabläufe als eine "Mind Map", die Arbeitsschritte aus dem individuellen Gedächtnis in eine gemeinsame Aufzeichnung überführt. Sie werden in der Regel in Form eines Flussdiagramms erstellt und dienen als leicht verständliches visuelles Hilfsmittel, das jeder einsehen kann.
Die wichtigsten Vorteile eines Prozessablaufs sind:
- Zeigen Sie anderen Mitarbeitern jeden Schritt eines Prozesses: Anstelle einer langwierigen Erklärung ist dies eine schnelle Möglichkeit, die obere Führungsebene und andere Teammitglieder, die mit dem Prozess nicht vertraut sind, zu unterrichten.
- Finden Sie heraus, wie Sie einen bestehenden Prozess verbessern können: Was verlangsamt die Abläufe? Wo können Sie neue Technologien einsetzen, um die Effizienz zu steigern? Gibt es Redundanzen? Indem Sie jeden einzelnen Schritt beleuchten, können Sie neue Wege zur Rationalisierung interner Abläufe finden.
Diese hilfreichen Diagramme verwenden verschiedene Symbole, um Entscheidungspunkte, Aufgaben, Eingaben und andere für den Erfolg eines Prozesses wichtige Elemente anzuzeigen. Sie verbinden nicht nur Einzelpersonen und Abteilungen, sondern können auch zeigen, wie Informationen zwischen Teams ausgetauscht werden oder wo eine App oder eine andere Softwareintegration erforderlich ist.
3 Beispiele für einfache Prozessabläufe
Prozessabläufe können so einfach sein wie die Genehmigung eines Urlaubsantrags, aber auch kompliziertere Schritte beim globalen Lieferkettenmanagement. Im Folgenden werden einfache Prozessabläufe veranschaulicht, um die Aufgaben zu veranschaulichen, die mit drei verschiedenen Arten von allgemeinen Geschäftstätigkeiten verbunden sind.
Antrag auf Freistellung
Glauben Sie, dass einfache Formulare wie Urlaubsanträge kein Prozessablaufdiagramm benötigen? Falsch gedacht: Angestellte in den USA und im Vereinigten Königreich verschwenden jeden Monat 40 Millionen Stunden mit der Bearbeitung interner HR-Formulare wie Spesenabrechnungen und PTO-Anträge. Selbst die einfachsten Prozesse können von einem rationalisierten Prozessablaufdiagramm profitieren.
- Prozess starten: Mitarbeiter beantragt Freistellung
- System prüft gegen verfügbare PTO
- Überprüfung durch direkte Manager
- Verteilen einer Kalenderbenachrichtigung, die die Teammitglieder über die Abwesenheit informiert
- Einreichung bei der Personalabteilung zur Ablage
- Prozess beenden
Indem Sie die einzelnen Schritte veranschaulichen, können Sie auch die besten Kandidaten für die Automatisierung und andere Software zur Beschleunigung von Genehmigungen identifizieren.
Marketing- und Verkaufsinitiativen
Wenn es um die Gewinnung neuer Kunden geht, sind Webinare ein Volltreffer für Vermarkter. Sie sind eine unglaubliche Möglichkeit, gelegentliche Besucher in zahlungskräftige Kunden umzuwandeln, und die Unternehmen orchestrieren kugelsichere Marketing- und Vertriebsprozesse, um den Verkauf abzuschließen. Und so geht's.
- Prozess starten: Der Interessent registriert sich für ein Webinar
- E-Mail-Vorbereitungsmaterialien wie Arbeitsblätter oder unterstützende Fallstudien
- Eine Woche vor dem Webinar mit einer Erinnerungs-E-Mail nachfassen
- Senden Sie eine Stunde vor Beginn des Webinars eine Kalendererinnerung
- Datum des Webinars
- Erstellen Sie eine Liste mit Telefonnummern von Leads, die das komplette Webinar gesehen haben.
- Der Vertriebsleiter genehmigt die Liste der qualifizierten Leads
- Weisen Sie jedem Mitglied des Vertriebsteams die gleiche Anzahl von Leads zu.
- Mitglieder des Verkaufsteams führen Folgeanrufe durch
- Prozess beenden: Bericht über die Verkaufsumsätze
Die Kombination eines leistungsstarken Webinars mit einem gut durchdachten Prozessablauf ist ein Doppelschlag, dem nur wenige Interessenten widerstehen können. Indem Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten gut informiert sind, können Sie eine unwiderstehliche Vertriebs- und Marketingstrategie entwickeln.
Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Der erste Eindruck hinterlässt einen bleibenden Eindruck, und für ein Unternehmen ist der Onboarding-Prozess oft der erste Vorgeschmack auf die Unternehmenskultur. Studien zeigen, dass 69 % der Mitarbeiter, die eine positive Erfahrung bei der Einarbeitung machen, drei Jahre drei Jahre lang bei einem Unternehmen bleiben. Schlampige, unstrukturierte und unorganisierte Prozesse haben den gegenteiligen Effekt: Sie zehren nicht nur an der internen Effizienz, sondern beeinträchtigen auch die Fähigkeit eines Unternehmens, Spitzenkräfte zu halten.
Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für einen kurzen Onboarding-Prozess, an dem mehrere Abteilungen beteiligt sind:
- Prozess starten: Neuer Mitarbeiter eingestellt
- Parkausweis vorbereiten
- Sicherheitsgenehmigung
- Aktuelle HR-Links in einer E-Mail zusammenstellen
- Gewährung des Zugangs zu den erforderlichen Datenbanken
- Genehmigung durch den Manager
- Planen Sie ein Willkommensessen für das Team
- Kalender der Teammitglieder aktualisieren
- Prozess beenden: Erster Tag
Die Kodifizierung der einzelnen Schritte führt zu einer organisierten, einladenden Onboarding-Erfahrung, die bei neuen Mitarbeitern einen positiven Eindruck hinterlässt.
Prozessabläufe = ein Erfolgsrezept!
Prozessabläufe sind eine erstklassige Strategie für den Aufbau einer engagierten, produktiven Belegschaft. Schließlich können hoch engagierte Teams die Rentabilität um 21 % steigern. Sind Sie bereit, die Leistung Ihres Unternehmens mit Hilfe von Prozessabläufen zu steigern?
