Maîtriser l'automatisation dans votre école

L'enseignement supérieur est devenu de plus en plus compétitif, les collèges et les universités se disputant un nombre de plus en plus restreint d'étudiants potentiels. Selon le centre de recherche du National Student Clearinghouse, les inscriptions en premier cycle à l'automne 2020 a diminué de 4 %. de l'année précédente. Les collèges communautaires sont les plus touchés, avec une baisse de 9,4 % des inscriptions.

La baisse des inscriptions dans les universités est due à une combinaison de facteurs. L'un d'eux est que la population des diplômés américains de l'enseignement secondaire a atteint un plateau. Un autre est que des années de prospérité économique ont découragé les étudiants plus âgés de retourner à l'école. Et puis, il y a bien sûr la pandémie COVID-19 qui a inauguré ce que beaucoup appellent la "nouvelle normalité".

Alors que les collèges et les universités sont confrontés à des défis plus importants en ce qui concerne leurs modèles économiques de base, les attentes des étudiants en matière de services n'ont pas diminué. Ces pressions ont conduit de nombreuses écoles à tirer parti d'une technologie d'automatisation rentable pour réduire les coûts et offrir des expériences exceptionnelles aux étudiants. Les trois domaines dans lesquels les écoles ont concentré leurs efforts d'automatisation sont le parcours de l'étudiant, la création de campus intelligents et les processus de back-office.

Automatisation du parcours des étudiants

Pour que les écoles réussissent dans ce nouveau paysage dynamique et compétitif, elles doivent offrir des expériences supérieures à chaque étape du parcours de l'élève.

Processus d'inscription

L'amélioration des inscriptions dans les universités est un processus critique et complexe qui implique de nombreux critères, parties et flux de travail différents. Logiciel de gestion des processus d'entreprise (BPM) aide les écoles à automatiser le processus d'inscription. Les formulaires personnalisables facilitent l'inscription des étudiants et permettent aux écoles de rationaliser la communication avec les étudiants. Les dossiers centralisés des étudiants permettent au personnel chargé des inscriptions d'accéder aux données des étudiants de n'importe où et d'informer rapidement les étudiants des décisions prises concernant leur demande d'inscription afin de les empêcher de s'inscrire ailleurs.

Services aux étudiants

Les services aux étudiants jouent un rôle essentiel dans l'amélioration de l'expérience des étudiants et l'augmentation des taux de rétention. En fait, selon les études les facteurs les plus importants dans l'assurance de la qualité de l'éducation sont la qualité de l'apprentissage et le soutien aux étudiants. L'une des principales raisons de la désillusion des étudiants à l'égard des services aux étudiants est une question de perception. Les étudiants considèrent leur école comme une entité unique, mais en réalité, la plupart des collèges et universités sont très déconnectés, chaque département remplissant des fonctions distinctes.

Grâce à l'automatisation, les écoles peuvent améliorer l'expérience des étudiants en intégrant les services aux étudiants. Une façon d'y parvenir est de créer des centres d'étudiants centralisés. Les étudiants peuvent communiquer avec le personnel et accéder aux services aux étudiants (c'est-à-dire fixer des rendez-vous) facilement par l'intermédiaire d'un portail en ligne. Cela permet à la fois d'améliorer l'accès des étudiants aux services tout en augmentant la transparence des fonctions du département.

Processus d'aide financière

Le processus d'aide financière joue un rôle essentiel dans les processus de candidature et de sélection des universités ainsi que dans l'expérience des étudiants une fois inscrits. Pour de nombreux étudiants, le choix de l'école à fréquenter est autant une question de coût que de qualité. Il est donc essentiel que les écoles aident les étudiants à comprendre leurs options d'aide financière en traitant les demandes d'aide financière dans les délais impartis.

Pourtant, sans automatisation, le processus d'aide financière peut prendre beaucoup de temps et peut amener les étudiants à fréquenter une autre école. Les technologies d'automatisation telles que la saisie de documents et l'extraction de données éliminent les tâches manuelles, réduisent les coûts et accélèrent considérablement les décisions en matière d'aide financière.

Campus intelligent

A campus intelligent combine l'IdO et d'autres technologies numériques avancées pour améliorer l'apprentissage des élèves, offrir une plus grande sécurité et réduire les coûts de fonctionnement des écoles. Traditionnellement, les collèges et les universités s'appuient sur des processus manuels et des flux d'applications uniques hérités. En plus d'être inefficaces, ces processus et systèmes archaïques limitent les possibilités d'apprentissage et la qualité de vie des étudiants.

Il n'existe pas de solution unique pour l'automatisation intelligente des campus. Les écoles peuvent plutôt choisir les technologies d'automatisation qui leur conviennent le mieux. Les étudiants peuvent utiliser leur appareil mobile pour assister à des cours vidéo ou accéder à leurs devoirs par l'intermédiaire de portails en ligne. Ils peuvent également utiliser leurs appareils pour payer leurs repas ou le matériel pédagogique. Les écoles peuvent également résoudre les problèmes d'infrastructure, comme la sécurité, grâce à des lecteurs de cartes d'identification numériques ou à la géofencing.

La flexibilité qu'offrent les solutions d'automatisation intelligentes pour les campus sera cruciale pour aider les écoles à mettre en place des environnements d'apprentissage sûrs et attrayants alors que nous continuons à nous adapter à la "nouvelle normalité".

Back office automation

La pandémie de COVID-19 a eu un impact économique dévastateur sur les collèges et les universités des États-Unis. Selon le Conseil américain de l'éducation (ACE)Les établissements d'enseignement supérieur perdront plus de 120 milliards de dollars de la pandémie sous la forme d'une diminution des recettes et d'une augmentation des coûts (c'est-à-dire les tests et le traitement COVID-19). Si les collèges et les universités peuvent recevoir une nouvelle série de fonds de relance pour les maintenir à flot à court terme, ils doivent réexaminer leurs modèles économiques à long terme pour faire face à la "nouvelle normalité".

L'une des façons pour les universités de libérer de l'argent est d'automatiser les processus de back-office, ce qui leur permet de faire plus avec moins. L'automatisation des tâches administratives répétitives et fastidieuses permet aux employés de se concentrer sur des fonctions à plus forte valeur ajoutée. Par exemple, dans de nombreuses écoles, la plupart des journées des employés sont consacrées à répondre au téléphone et aux courriels. La mise en œuvre d'une solution d'automatisation comme un chatbot réduit non seulement les messages entrants, mais peut également contribuer à rationaliser les processus internes (c'est-à-dire la gestion des calendriers ou la recherche de documentation).

Les collèges et les universités sont soumis à une réglementation stricte. Les processus basés sur le papier exigent que les équipes de conformité examinent et recoupent tout dans des détails atroces. La technologie d'automatisation, cependant, peut scanner de grandes quantités de données pour signaler les éléments douteux. De plus, avec une système de gestion des documentsLes informations importantes sont conservées en toute sécurité et facilement accessibles pour un usage futur.

Les écoles continueront à faire face à des défis uniques qui obligeront les responsables de l'enseignement supérieur à revoir leurs modèles d'entreprise et leurs offres aux étudiants. Les technologies de l'automatisation joueront un rôle de plus en plus important pour aider les écoles à transformer leurs processus. Découvrez comment le leader du secteur des processeurs à faible code les logiciels de gestion des processus d'entreprise (BPM) peut aider votre école à maîtriser l'automatisation.