Die Hochschulbildung ist zunehmend wettbewerbsintensiv geworden, da Hochschulen und Universitäten um eine schwindende Zahl von Studieninteressierten konkurrieren. Nach Angaben des National Student Clearinghouse Research Center ist die Zahl der Studienanfänger im Herbst 2020 um 4 Prozent gesunken gegenüber dem Vorjahr. Am schlechtesten erging es den Community Colleges, wo die Einschreibungen um 9,4 Prozent zurückgingen.
Ein Zusammenspiel mehrerer Faktoren ist für die rückläufige Zahl der College-Einschreibungen verantwortlich. Einer davon ist, dass die Zahl der amerikanischen High-School-Absolventen auf einem Tiefpunkt angelangt ist. Ein weiterer Grund ist, dass der jahrelange wirtschaftliche Wohlstand ältere Schüler davon abgehalten hat, wieder zur Schule zu gehen. Und dann ist da natürlich noch die COVID-19-Pandemie, die das eingeläutet hat, was viele als "neue Normalität" bezeichnen.
Während Hochschulen und Universitäten mit immer größeren Herausforderungen für ihre Kerngeschäftsmodelle konfrontiert sind, haben sich die Erwartungen der Studenten an den Service nicht verringert. Dieser Druck hat viele Schulen dazu veranlasst, kosteneffiziente Automatisierungstechnologien einzusetzen, um die Kosten zu senken und den Studierenden ein außergewöhnliches Erlebnis zu bieten. Drei Bereiche, auf die sich die Schulen bei ihren Automatisierungsbemühungen konzentriert haben, sind die Student Journey, die Schaffung intelligenter Campusse und die Back-Office-Prozesse.
Automatisierung der Studienreise
Damit Schulen in dieser dynamischen und wettbewerbsintensiven neuen Landschaft erfolgreich sein können, müssen sie in jeder Phase des Lernprozesses herausragende Erfahrungen bieten.
Einschreibungsprozess
DieVerbesserung der Immatrikulation an Hochschulen ist ein wichtiger und komplexer Prozess, an dem viele verschiedene Kriterien, Parteien und Arbeitsabläufe beteiligt sind. Software für das Geschäftsprozessmanagement (BPM) hilft den Schulen, den Einschreibungsprozess zu automatisieren. Anpassbare Formulare erleichtern den Studenten die Anmeldung und den Schulen die Kommunikation mit den Studenten. Zentralisierte Schülerdaten ermöglichen es den Mitarbeitern der Schule, von überall auf die Daten der Schüler zuzugreifen und sie schnell über die Entscheidung über ihre Bewerbung zu informieren, um sie davon abzuhalten, sich woanders einzuschreiben.
Studentenwerk
Die Studentenwerke spielen eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Studentenerfahrung und der Erhöhung der Verbleibquote. In der Tat, Studien zufolge sind die wichtigsten Faktoren bei der Qualitätssicherung im Bildungswesen die Qualität des Lernens und die Unterstützung der Studierenden. Einer der Hauptgründe für die Enttäuschung der Studierenden über die Studentenwerke ist die Wahrnehmung. Die Studierenden sehen ihre Schule als eine Einheit, doch in Wirklichkeit sind die meisten Hochschulen und Universitäten stark voneinander getrennt, wobei jede Abteilung unterschiedliche Funktionen erfüllt.
Mit Hilfe der Automatisierung können Schulen durch die Integration von Studentendiensten die Erfahrungen der Studenten verbessern. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Einrichtung zentraler Studentenknotenpunkte. Über ein Online-Portal können die Studierenden mit den Mitarbeitern kommunizieren und auf die Dienstleistungen für Studierende zugreifen (z. B. Termine vereinbaren). Dadurch wird der Zugang der Studierenden zu den Dienstleistungen verbessert und gleichzeitig die Transparenz der Abteilungsfunktionen erhöht.
Prozess der finanziellen Hilfe
Der Prozess der finanziellen Unterstützung spielt sowohl bei der Bewerbung und Auswahl der Hochschule als auch bei der Aufnahme des Studiums eine wichtige Rolle. Für viele Schüler ist die Entscheidung, welche Schule sie besuchen wollen, sowohl eine Frage der Kosten als auch der Qualität. Daher ist es für die Schulen von entscheidender Bedeutung, dass sie den Schülern dabei helfen, ihre finanziellen Unterstützungsmöglichkeiten zu verstehen, indem sie die Anträge auf finanzielle Unterstützung rechtzeitig bearbeiten.
Ohne Automatisierung kann der Prozess der finanziellen Unterstützung jedoch sehr zeitaufwändig sein und dazu führen, dass Studierende eine andere Schule besuchen. Automatisierungstechnologien wie die Dokumentenerfassung und Datenextraktion machen manuelle Aufgaben überflüssig, senken die Kosten und beschleunigen die Entscheidungen über Finanzhilfen erheblich.
Intelligenter Campus
A intelligenter Campus kombiniert das Internet der Dinge und andere fortschrittliche digitale Technologien, um das Lernen der Studenten zu verbessern, mehr Sicherheit zu bieten und die Betriebskosten der Schulen zu senken. Traditionell haben sich Hochschulen und Universitäten auf manuelle Prozesse und veraltete Einzelanwendungs-Workflows verlassen. Diese archaischen Prozesse und Systeme sind nicht nur ineffizient, sondern schränken auch die Lernmöglichkeiten und die Lebensqualität der Studierenden ein.
Es gibt keine pauschale Lösung für die intelligente Campus-Automatisierung. Vielmehr können die Schulen die Automatisierungstechnologien auswählen, die für sie am besten geeignet sind. Die Schüler können ihre mobilen Geräte nutzen, um an Videokursen teilzunehmen oder über Online-Portale auf ihre Hausaufgaben zuzugreifen. Oder sie können ihre Geräte zum Bezahlen von Mahlzeiten oder Kursmaterialien verwenden. Oder Schulen können infrastrukturelle Herausforderungen wie Sicherheit durch digitale Ausweisleser oder Geofencing lösen.
Die Flexibilität, die intelligente Campus-Automatisierungslösungen bieten, wird entscheidend dazu beitragen, dass Schulen sichere und ansprechende Lernumgebungen einrichten können, während wir uns weiter an die "neue Normalität" anpassen.
Automatisierung des Back Office
Die COVID-19-Pandemie hat verheerende wirtschaftliche Auswirkungen auf die amerikanischen Colleges und Universitäten. Nach Angaben des American Council on Education (ACE)werden die Hochschuleinrichtungen mehr als 120 Milliarden Dollar durch die Pandemie in Form von geringeren Einnahmen und höheren Kosten (z. B. für COVID-19-Tests und -Behandlung) verlieren. Auch wenn die Hochschulen und Universitäten möglicherweise eine neue Runde von Konjunkturmitteln erhalten, um sich kurzfristig über Wasser zu halten, müssen sie ihre langfristigen Geschäftsmodelle überdenken, um mit der "neuen Normalität" fertig zu werden.
Eine Möglichkeit für Hochschulen, Barmittel freizusetzen, ist die Automatisierung von Back-Office-Prozessen, die es ihnen ermöglicht, mit weniger mehr zu erreichen. Die Automatisierung sich wiederholender und zeitaufwändiger Verwaltungsaufgaben ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren. An vielen Schulen beispielsweise verbringen die Mitarbeiter einen Großteil ihres Tages damit, Telefongespräche zu führen und E-Mails zu beantworten. Die Implementierung einer Automatisierungslösung wie eines Chatbot reduziert nicht nur die Anzahl der eingehenden Nachrichten, sondern kann auch dazu beitragen, interne Prozesse zu rationalisieren (z. B. die Verwaltung von Kalendern oder die Suche nach Unterlagen).
Hochschulen und Universitäten sind strengen Vorschriften unterworfen. Bei papierbasierten Prozessen müssen die Compliance-Teams alles in mühsamer Kleinarbeit überprüfen und mit Querverweisen versehen. Automatisierungstechnologie hingegen kann große Datenmengen durchsuchen, um fragwürdige Punkte zu markieren. Außerdem kann mit einem Dokumentenmanagementsystemwerden wichtige Informationen sicher aufbewahrt und sind für die spätere Verwendung leicht zugänglich.
Die Schulen werden auch in Zukunft mit besonderen Herausforderungen konfrontiert sein, die die Verantwortlichen im Hochschulbereich dazu zwingen werden, ihre Geschäftsmodelle und ihr Angebot für die Studierenden zu überdenken. Automatisierungstechnologien werden eine immer wichtigere Rolle spielen, wenn es darum geht, Schulen bei der Umgestaltung ihrer Prozesse zu unterstützen. Erfahren Sie, wie ProcessMaker's branchenführende low-code Geschäftsprozessmanagement-Software (BPM) Ihrer Schule helfen kann, die Automatisierung zu meistern.
