Dominar la automatización en su escuela

La educación superior se ha vuelto cada vez más competitiva, ya que los colegios y universidades compiten por un número cada vez menor de posibles estudiantes. De acuerdo con el Centro Nacional de Investigación de Intercambio de Estudiantes, la inscripción de estudiantes universitarios en el otoño de 2020 disminuyó en un 4 por ciento del año anterior. Las universidades comunitarias han sido las peores, con una caída de la matrícula del 9,4 por ciento.

Una confluencia de factores son los culpables de la disminución de las matrículas universitarias. Uno de ellos es que la población de graduados de la escuela secundaria americana se ha estabilizado. Otro es que los años de prosperidad económica han desanimado a los estudiantes mayores a volver a la escuela. Y luego está, por supuesto, la pandemia COVID-19 que ha dado lugar a lo que muchos llaman la "nueva normalidad".

Si bien los colegios y universidades se enfrentan a más retos en sus modelos de negocio principales, las expectativas de servicio de los estudiantes no han disminuido. Estas presiones han llevado a muchas escuelas a aprovechar la tecnología de automatización rentable para reducir los costos y proporcionar experiencias excepcionales a los estudiantes. Tres áreas en las que las escuelas han centrado sus esfuerzos de automatización son el viaje de los estudiantes, la creación de campus inteligentes y los procesos de back office.

Automatización del viaje de los estudiantes

Para que las escuelas tengan éxito en este nuevo paisaje dinámico y competitivo, deben proporcionar experiencias superiores en cada etapa del viaje de los estudiantes.

Proceso de inscripción

Mejorar la inscripción en la universidad es un proceso crítico y complejo que implica muchos criterios, partes y flujos de trabajo diferentes. Software de gestión de procesos empresariales (BPM) ayuda a las escuelas a automatizar el proceso de inscripción. Los formularios personalizables facilitan la inscripción de los estudiantes y la comunicación de las escuelas con los estudiantes. Los registros centralizados de estudiantes permiten al personal de inscripción de estudiantes acceder a los datos de los estudiantes desde cualquier lugar y notificar rápidamente a los estudiantes las decisiones de solicitud para evitar que se inscriban en otro lugar.

Servicios para estudiantes

Los servicios para los estudiantes juegan un papel vital en la mejora de la experiencia de los estudiantes y en el aumento de las tasas de retención. De hecho, según los estudios los factores más importantes en la garantía de calidad de la educación son la calidad del aprendizaje y el apoyo a los estudiantes. Una de las principales razones por las que los estudiantes se desilusionan con los servicios para estudiantes es la percepción. Los estudiantes ven su escuela como una entidad única, pero en realidad, la mayoría de los colegios y universidades están muy desconectados con cada departamento que sirve a funciones distintas.

Con la automatización, las escuelas pueden mejorar la experiencia de los estudiantes integrando los servicios para estudiantes. Una forma de lograrlo es creando centros de estudiantes centralizados. Los estudiantes pueden comunicarse con el personal y acceder a los servicios para estudiantes (es decir, fijar citas) fácilmente a través de un portal en línea. Esto sirve tanto para aumentar el acceso de los estudiantes a los servicios como para aumentar la transparencia de las funciones de los departamentos.

Proceso de ayuda financiera

El proceso de ayuda financiera juega un papel integral tanto en los procesos de solicitud y selección de la universidad como en la experiencia del estudiante una vez inscrito. Para muchos estudiantes, decidir a qué universidad asistir es tanto una cuestión de costo como de calidad. Por lo tanto, es fundamental que las escuelas ayuden a los estudiantes a comprender sus opciones de ayuda financiera mediante el procesamiento oportuno de las solicitudes de ayuda financiera.

Sin embargo, sin automatización el proceso de ayuda financiera puede llevar mucho tiempo y puede dar lugar a que los estudiantes asistan a la escuela en otro lugar. Las tecnologías de automatización como la captura de documentos y la extracción de datos eliminan las tareas manuales, reducen los costos y agilizan enormemente las decisiones de ayuda financiera.

Campus inteligente

A campus inteligente combina la IO y otras tecnologías digitales avanzadas para mejorar el aprendizaje de los estudiantes, proporcionar una mayor seguridad y reducir los costos operativos de la escuela. Tradicionalmente, los colegios y universidades han dependido de procesos manuales y flujos de trabajo de aplicaciones únicas heredadas. Además de ser ineficientes, estos procesos y sistemas arcaicos limitan las oportunidades de aprendizaje de los estudiantes y su calidad de vida.

No hay una solución de automatización de campus inteligente que se adapte a todos. Más bien, las escuelas pueden elegir las tecnologías de automatización que mejor se adapten a ellas. Los estudiantes pueden utilizar sus dispositivos móviles para asistir a clases de vídeo o acceder a sus tareas a través de portales en línea. O pueden usar sus dispositivos para pagar las comidas o los materiales del curso. O las escuelas pueden resolver los problemas de infraestructura como la seguridad mediante lectores de tarjetas de identificación digital o el uso de geocercas.

La flexibilidad que proporcionan las soluciones de automatización de campus inteligentes será crucial para ayudar a las escuelas a implementar entornos de aprendizaje seguros y atractivos a medida que continuamos adaptándonos a la "nueva normalidad".

Automatización de la oficina

La pandemia COVID-19 ha tenido un impacto económico devastador en los colegios y universidades de los Estados Unidos. De acuerdo con el Consejo Americano de Educación (ACE)las instituciones de educación superior perderán más de 120 mil millones de dólares de la pandemia en forma de disminución de los ingresos y aumento de los costos (es decir, las pruebas y el tratamiento de COVID-19). Si bien los colegios y universidades pueden recibir una nueva ronda de fondos de estímulo para mantenerse a flote a corto plazo, deben reexaminar sus modelos comerciales a largo plazo para hacer frente a la "nueva normalidad".

Una forma de que las universidades liberen dinero es automatizando los procesos de back office, permitiéndoles hacer más con menos. La automatización de las tareas administrativas repetitivas y que consumen mucho tiempo permite a los empleados centrarse en funciones de mayor valor. Por ejemplo, en muchas escuelas gran parte de los días de los empleados están llenos de contestar teléfonos y responder correos electrónicos. La implementación de una solución de automatización como chatbot no sólo reduce los mensajes entrantes, sino que también puede ayudar a racionalizar los procesos internos (es decir, la gestión de calendarios o la búsqueda de documentación).

Los colegios y universidades están sujetos a estrictas regulaciones. Los procesos en papel requieren que los equipos de cumplimiento revisen y hagan referencias cruzadas de todo con un detalle insoportable. La tecnología de automatización, sin embargo, puede escanear a través de grandes cantidades de datos para marcar elementos cuestionables. Además, con un sistema de gestión de documentosLa información importante se mantiene segura y es fácilmente accesible para su uso futuro.

Las escuelas continuarán enfrentando desafíos únicos que obligarán a los funcionarios de la educación superior a reexaminar sus modelos de negocios y la oferta de estudiantes. Las tecnologías de automatización desempeñarán un papel cada vez más importante para ayudar a las escuelas a transformar sus procesos. Aprenda cómo el líder de la industria de ProcessMaker de código bajo software de gestión de procesos empresariales (BPM) puede ayudar a su escuela a dominar la automatización.