Gestion de la documentation dans les systèmes d'inscription des collèges

Le système d'inscription dans les collèges est plus que jamais confronté à des défis. Au printemps 2021, les inscriptions de premier cycle a diminué de 5,9 %.. Il s'agit de la plus forte baisse depuis le début de la pandémie. Les inscriptions dans les collèges communautaires ont diminué de 11,3 %. Et selon un récent rapport de McKinseyles changements apportés au code d'éthique et de pratique professionnelle de la National Association for College Admission Counseling (NACAC) ont "bouleversé la façon dont les universités envisagent le cycle d'admission". Ces changements "ouvrent la possibilité de recruter les nouveaux étudiants de première année bien après le 1er mai et tout au long de l'automne" et "devraient accroître le choix et offrir une certaine flexibilité aux étudiants, mais ils entraînent également une concurrence intense pour les collèges et les universités du pays".

Face à ces défis, les collèges et les universités doivent se concentrer sur les moyens de faire plus avec moins et d'améliorer l'expérience des étudiants. Des étudiants satisfaits sont plus susceptibles de terminer leurs études, ce qui augmente les taux de rétention et d'obtention de diplômes. Une mesure qui peut aider les établissements d'enseignement supérieur à atteindre ces objectifs consiste à remplacer les processus de documentation sur papier dans le système d'inscription des collèges.

Éliminer les inefficacités du système d'inscription dans les collèges

De nombreux collèges continuent de s'appuyer sur des processus de documentation manuels et sur papier pour gérer les dossiers des étudiants. Ces processus constituent un moyen coûteux et inefficace de gérer les dossiers des étudiants. En effet, selon les expertsles processus papier peuvent :

• Le classement d'un seul document coûte en moyenne 20 dollars aux organisations. Ce montant comprend la main-d'œuvre, le stockage, les fournitures de bureau et d'autres frais d'exploitation.
• Gartner estime que les employés qui travaillent avec du papier peuvent passer 50 % de leur temps à chercher des informations et peuvent mettre jusqu'à 18 minutes pour retrouver un document.
• Les organisations classent mal environ 20 % de leurs documents et doivent débourser plus de 220 $ pour les reproduire.

Les organisations peuvent éliminer ces coûts grâce à des technologies d'automatisation telles qu'un système de gestion des documents électroniques et une solution d'automatisation des processus d'affaires. Ces solutions permettent aux collèges de stocker les dossiers des étudiants dans un endroit sécurisé et centralisé. Les collèges et les universités peuvent en bénéficier de plusieurs façons, notamment :

• Accès facile aux informations sur les étudiants. Un système de gestion documentaire efficace réduit considérablement le temps que les employés passent à chercher des informations. Les dossiers des étudiants sont organisés, triés et facilement accessibles. Les employés ont plus de temps pour se concentrer sur l'aide aux étudiants, ce qui améliore l'expérience des étudiants.
• Une sécurité accrue. Un système de gestion des documents permet aux collèges de protéger les dossiers importants des étudiants et d'autres informations sensibles. Les parties prenantes peuvent facilement attribuer des autorisations aux utilisateurs appropriés et restreindre les utilisateurs non autorisés. En outre, les organisations peuvent conserver une piste d'audit. Vous pouvez facilement voir qui a accédé à un document particulier et quelles modifications ont été apportées.
• Réduction des coûts. Avec la baisse des inscriptions, les collèges doivent trouver de nouveaux moyens de réduire leurs coûts de fonctionnement. Un système de gestion des documents élimine les dépenses importantes en papier, encre et stockage. Et comme les documents sont facilement récupérables, il n'y a pas d'inefficacité ni de dépenses supplémentaires pour retrouver ou reproduire un document égaré.
• Respect de l'environnement. De nombreux étudiants sont engagés dans des causes environnementales et demandent à leurs écoles de devenir plus respectueuses de l'environnement. Avec un système de gestion de documents, il n'y a pas de gaspillage de papier. Et avec une solution de gestion de documents et/ou de gestion des processus métier (BPM) basée sur le cloud computing, vous pouvez réduire considérablement la consommation d'énergie de votre établissement.
• Offrir une expérience supérieure aux étudiants. Les étudiants d'aujourd'hui exigent une expérience sans faille du système d'inscription à l'université. Les logiciels de BPM qui permettent l'automatisation des flux de travail dans l'enseignement supérieur facilitent l'élaboration d'un parcours étudiant convaincant et convivial, tout en rationalisant les flux de travail dans votre université.

Dans un environnement de plus en plus compétitif et dynamique, les collèges et les universités doivent trouver de nouvelles façons d'améliorer le système d'inscription des collèges. L'élimination des processus de documentation manuelle et papier permet aux établissements d'économiser de l'argent, d'augmenter la productivité, d'améliorer la conformité et d'offrir aux étudiants une expérience de qualité supérieure.

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