Gestión de la documentación en los sistemas de matriculación universitaria

El sistema de matriculación universitaria se enfrenta a más retos que nunca. La matrícula de la primavera de 2021 de pregrado bajó un 5,9%.. Esto representa el mayor descenso desde que comenzó la pandemia. La matrícula de los colegios comunitarios cayó un 11,3%. Y según un informe reciente de McKinseylos cambios en el Código de Ética y Práctica Profesional de la Asociación Nacional de Asesoramiento para la Admisión a la Universidad (NACAC) han "cambiado la forma en que las universidades piensan en el ciclo de admisión". Estos cambios, "abren la posibilidad de reclutar a los estudiantes de primer año más allá del 1 de mayo y durante todo el otoño", y "se espera que aumenten las opciones y ofrezcan flexibilidad a los estudiantes, pero también suponen una intensa competencia para las universidades de todo el país."

Ante estos retos, las facultades y universidades deben centrarse en formas de hacer más con menos y mejorar la experiencia de los estudiantes. Los estudiantes satisfechos tienen más probabilidades de terminar sus carreras, lo que aumenta las tasas de retención y graduación. Una medida que puede ayudar a las instituciones de enseñanza superior a alcanzar estos objetivos es la sustitución de los procesos de documentación en papel en el sistema de matriculación de las universidades.

Eliminación de las ineficiencias del sistema de matriculación en la universidad

Muchas universidades siguen confiando en procesos de documentación manuales y en papel para gestionar los expedientes de los estudiantes. Estos procesos son una forma costosa e ineficiente de gestionar los expedientes de los estudiantes. De hecho según los expertoslos procesos basados en el papel pueden:

• A las organizaciones les cuesta 20 dólares de media presentar un solo documento. Esto incluye la mano de obra, el almacenamiento, el material de oficina y otros gastos de funcionamiento.
• Gartner estima que los empleados que trabajan con papel pueden dedicar el 50% de su tiempo a buscar información y pueden tardar hasta 18 minutos en localizar un documento.
• Las organizaciones archivan erróneamente un 20% de sus documentos y su reproducción tiene un coste superior a los 220 dólares.

Las organizaciones pueden eliminar estos costes con tecnologías de automatización como un sistema de gestión de documentos electrónicos y una solución de automatización de procesos empresariales. Estas soluciones permiten a las universidades almacenar los registros de los estudiantes en una ubicación segura y centralizada. Los colegios y universidades pueden beneficiarse de muchas maneras, entre ellas:

• Fácil acceso a la información de los estudiantes. Un sistema eficaz de gestión de documentos reduce considerablemente el tiempo que los empleados dedican a buscar información. Los expedientes de los estudiantes están organizados, ordenados y son fácilmente accesibles. Los empleados tienen más tiempo para centrarse en la asistencia a los estudiantes, lo que mejora la experiencia de los estudiantes.
• Mayor seguridad. Un sistema de gestión de documentos permite a las universidades salvaguardar los registros importantes de los estudiantes y otra información sensible. Las partes interesadas pueden asignar fácilmente permisos a los usuarios adecuados y restringir a los usuarios no autorizados. Además, las organizaciones pueden mantener un registro de auditoría. Se puede ver fácilmente quién ha accedido a un documento concreto y los cambios que se han realizado.
• Costes reducidos. Con el descenso de las matriculaciones, las universidades necesitan encontrar nuevas formas de reducir sus costes operativos. Un sistema de gestión de documentos elimina los grandes gastos en papel, tinta y almacenamiento. Y como los documentos se recuperan fácilmente, no hay ineficiencias ni gastos añadidos para encontrar o reproducir un documento extraviado.
• Respetuoso con el medio ambiente. Muchos estudiantes están comprometidos con las causas medioambientales y piden a sus centros que sean más ecológicos. Con un sistema de gestión documental, no se desperdicia papel. Y con una solución de gestión documental y/o de gestión de procesos empresariales (BPM) basada en la nube, puedes reducir drásticamente el consumo energético de tu centro educativo.
• Proporcionar una experiencia superior a los estudiantes. Los estudiantes de hoy en día exigen una experiencia sin fisuras en el sistema de matriculación de la universidad. El software BPM que proporciona la automatización del flujo de trabajo para la educación superior facilita la creación de un viaje de estudiante atractivo y fácil de usar, al tiempo que agiliza los flujos de trabajo en toda la universidad.

En un entorno cada vez más competitivo y dinámico, los colegios y universidades necesitan encontrar nuevas formas de mejorar el sistema de matriculación de los colegios. La eliminación de los procesos de documentación manuales y en papel ayuda a las universidades a ahorrar dinero, impulsar la productividad, aumentar el cumplimiento y ofrecer experiencias superiores a los estudiantes.

ProcessMaker proporciona una galardonada plataforma BPM de bajo código que ha ayudado a colegios y universidades de todo el mundo a automatizar sus flujos de trabajo y a transformar sus procesos de documentación en el sistema de matriculación universitaria.

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