Verwaltung der Dokumentation in Hochschulimmatrikulationssystemen

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Das Hochschulimmatrikulationssystem steht vor größeren Herausforderungen als je zuvor. Im Frühjahr 2021 sank die Zahl der Studienanfänger Einschreibung um 5,9 % gesunken. Dies ist der stärkste Rückgang seit Beginn der Pandemie. Die Einschreibungen an den Community Colleges gingen um 11,3 % zurück. Und laut einem jüngsten McKinsey-Berichthaben die Änderungen des Kodex für Ethik und berufliche Praxis der National Association for College Admission Counseling (NACAC) "die Art und Weise, wie Universitäten über den Zulassungszyklus denken, auf den Kopf gestellt". Diese Änderungen "eröffnen die Möglichkeit, Studienanfänger weit über den 1. Mai hinaus und während des gesamten Herbstes zu rekrutieren", und "es wird erwartet, dass sie die Auswahl erhöhen und den Studenten mehr Flexibilität bieten, aber sie bedeuten auch einen intensiven Wettbewerb für Colleges und Universitäten im ganzen Land."

Angesichts dieser Herausforderungen müssen sich Hochschulen und Universitäten darauf konzentrieren, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen und die Erfahrungen der Studierenden zu verbessern. Zufriedene Studierende schließen ihr Studium eher ab, was die Verbleibs- und Abschlussquoten erhöht. Eine Maßnahme, die den Hochschulen dabei helfen kann, diese Ziele zu erreichen, ist die Ablösung papiergestützter Dokumentationsverfahren im Einschreibesystem der Hochschulen.

Beseitigung von Ineffizienzen im College-Einschreibesystem

Viele Hochschulen verlassen sich bei der Verwaltung ihrer Studentenakten nach wie vor auf manuelle und papierbasierte Dokumentationsverfahren. Diese Verfahren sind eine kostspielige und ineffiziente Art der Verwaltung von Studentenakten. In der Tat, nach Ansicht von Expertenkönnen papierbasierte Prozesse:

  • Die Ablage eines einzigen Dokuments kostet Unternehmen im Durchschnitt 20 Dollar. Darin enthalten sind Arbeitsaufwand, Lagerung, Büromaterial und andere Betriebskosten.
  • Gartner schätzt, dass Mitarbeiter, die mit Papier arbeiten, 50 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen und bis zu 18 Minuten brauchen können, um ein Dokument zu finden.
  • Unternehmen legen etwa 20 % ihrer Dokumente falsch ab, was zu Kosten von über 220 Dollar für die Reproduktion führt.

Organisationen können diese Kosten mit Automatisierungstechnologien wie einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem und einer Lösung zur Automatisierung von Geschäftsprozessen vermeiden. Diese Lösungen ermöglichen es Hochschulen, Studentendaten an einem sicheren und zentralisierten Ort zu speichern. Hochschulen und Universitäten können davon in vielerlei Hinsicht profitieren, z. B:

  • Einfacher Zugang zu Schülerinformationen. Ein effektives Dokumentenmanagementsystem verringert den Zeitaufwand der Mitarbeiter für die Suche nach Informationen erheblich. Die Schülerdaten sind organisiert, sortiert und leicht zugänglich. Die Mitarbeiter haben mehr Zeit, um sich auf die Betreuung der Studenten zu konzentrieren, was sich positiv auf die Studenten auswirkt.
  • Erhöhte Sicherheit. Mit einem Dokumentenverwaltungssystem können Hochschulen wichtige Schülerdaten und andere sensible Informationen schützen. Die Beteiligten können auf einfache Weise Berechtigungen an die entsprechenden Benutzer vergeben und nicht autorisierte Benutzer einschränken. Außerdem können Organisationen einen Prüfpfad einrichten. Sie können leicht feststellen, wer auf ein bestimmtes Dokument zugegriffen hat und welche Änderungen vorgenommen wurden.
  • Geringere Kosten. Angesichts sinkender Schülerzahlen müssen die Hochschulen neue Wege zur Senkung ihrer Betriebskosten finden. Mit einem Dokumentenverwaltungssystem lassen sich hohe Ausgaben für Papier, Tinte und Lagerung vermeiden. Und da die Dokumente leicht wiedergefunden werden können, entfallen Ineffizienzen und zusätzliche Kosten für das Auffinden oder Reproduzieren eines verlegten Dokuments.
  • Umweltfreundlich. Viele Schüler engagieren sich für die Umwelt und fordern ihre Schulen auf, umweltfreundlicher zu werden. Mit einem Dokumentenmanagementsystem gibt es keine Papierverschwendung mehr. Und mit einer Cloud-basierten Dokumentenmanagement- und/oder Geschäftsprozessmanagement-Lösung (BPM) können Sie den Energieverbrauch Ihrer Schule drastisch senken.
  • Bieten Sie eine hervorragende Erfahrung für Studenten. Die Studenten von heute verlangen ein nahtloses Einschreibesystem für Hochschulen. BPM-Software, die Workflow-Automatisierung für das Hochschulwesen bietet, macht es einfach, eine überzeugende und benutzerfreundliche Studentenreise zu gestalten und gleichzeitig die Arbeitsabläufe in Ihrer Universität zu rationalisieren.

In einem zunehmend wettbewerbsorientierten und dynamischen Umfeld müssen Hochschulen und Universitäten neue Wege finden, um das Einschreibesystem zu verbessern. Die Abschaffung manueller und papierbasierter Dokumentationsprozesse hilft den Hochschulen, Geld zu sparen, die Produktivität zu steigern, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und den Studierenden ein besseres Erlebnis zu bieten.

ProcessMaker bietet eine preisgekrönte Low-Code-BPM-Plattform, die Hochschulen und Universitäten auf der ganzen Welt dabei geholfen hat, ihre Workflows zu automatisieren und ihre Dokumentationsprozesse im Immatrikulationssystem der Hochschulen zu verändern.

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