Les mesures clés dont vous avez besoin pour mesurer l'efficacité des employés

Tous les niveaux de gestion se concentrent sur un seul objectif : produire des produits de haute qualité de la manière la plus efficace possible. Si les hauts responsables peuvent passer leur temps à créer des plans stratégiques à long terme et si les supérieurs hiérarchiques travaillent avec les membres du personnel sur les opérations quotidiennes, l'objectif global est le même. Cependant, il est difficile d'améliorer continuellement la qualité et de maximiser l'efficacité sans visibilité sur l'état actuel de la production. La mesure de l'efficacité des employés offre la possibilité de voir ce qui fonctionne bien et où des ajustements supplémentaires sont nécessaires.

L'importance de l'efficacité des employés dans la réalisation des objectifs de l'entreprise

Même les processus les plus rationnels nécessitent la contribution des employés, et la qualité des performances de ces derniers a une incidence sur la réussite du processus. En fin de compte, l'efficacité peut être mesurée en termes de temps, d'argent ou les deux. La mesure de l'efficacité des employés permet d'identifier les domaines dans lesquels le travail ralentit. Cela vous aide à apporter des ajustements au processus et/ou aux performances des employés. De petites améliorations peuvent avoir un impact substantiel à long terme sur les résultats de l'entreprise.
Les entreprises qui ne disposent pas de mesures de l'efficacité des employés peuvent commencer le processus en choisissant ce qu'il faut mesurer et comment définir la réussite. Après avoir déterminé et mesuré les mesures, intégrez-les dans les évaluations des performances des employés, les plans de performance et les objectifs personnels pour garantir l'amélioration. Certains dirigeants craignent que la définition de mesures et la responsabilisation des employés par rapport aux objectifs d'efficacité n'entraînent une baisse du niveau d'engagement. Heureusement, les recherches démontrent que ce n'est pas le cas. En fait, les employés apprécient les objectifs spécifiques et mesurables, et les niveaux d'engagement augmentent lorsque les responsables offrent un retour d'information régulier. Selon un sondage Gallup, les taux de rotation sont inférieurs de 14,9 % pour les employés qui reçoivent un retour d'information sur leurs points forts.

Documentation des flux de travail des entreprises

Décomposez chaque processus commercial et chaque flux de travail de l'entreprise en tâches bien définies et déterminez la responsabilité de la réalisation de chaque activité. La documentation des flux de travail de l'entreprise vous aide à définir des mesures quantifiables concernant le temps et les coûts. Les cartes des flux de travail aident les dirigeants à identifier les zones à problèmes. Elles permettent de déterminer plus facilement si le problème est lié au processus lui-même, par exemple un goulot d'étranglement dû à une charge de travail excessive, ou à la personne affectée à la tâche.
Diverses mesures peuvent être calculées une fois que la charge de travail des employés est répartie en tâches. Les paramètres suivants sont parmi les plus importants à mesurer pour améliorer l'efficacité globale de votre entreprise :

• Temps moyen d'exécution des tâches dans le flux de travail par employé ou au total
• Nombre de tâches assignées à chaque employé
• Coût d'exécution d'une tâche par employé
• Temps de réponse par tâche
  

Utiliser des critères de référence pour mesurer le succès

Les entreprises qui mesurent depuis longtemps l'efficacité de leurs employés ont recueilli des données pour définir la réussite des employés, et les nouvelles données sont comparées aux informations historiques. Toutefois, si vous commencez tout juste à mettre en place un programme de mesure et d'analyse des mesures de l'efficacité des employés, il existe encore des méthodes précises pour mesurer la réussite des employés.
Utilisez les données collectées pour comparer les performances des employés dans le cadre d'un même poste. Appliquer l'analyse statistique pour déterminer des points de référence. À partir de ces points de référence, vous pouvez aller de l'avant en créant des objectifs pour les échéances des tâches, la charge de travail des employés et les budgets.
Comparez les performances des employés pour définir les attentes et fixer des objectifs individuels et d'entreprise réalistes. Que vous choisissiez ou non de lier les performances à des incitations financières, le simple fait de fixer des objectifs peut inspirer une amélioration des performances de votre personnel. Une étude réalisée en 2015 a montré que les performances des travailleurs sont passées de 12 à 15 % lorsque des objectifs ont été fixés, même sans incitations financières de l'entreprise pour atteindre les objectifs.
Les performances des individus par rapport à des critères de référence permettent d'identifier les personnes les moins performantes. Ces informations sont essentielles pour offrir un soutien, une formation et des ressources appropriées afin de garantir que tous les membres du personnel respectent les normes de l'entreprise.
Enfin, la mesure de l'efficacité des employés ne vous indique pas simplement quels sont les employés les plus performants. Elle met également en évidence les flux de travail qui doivent être améliorés sur la base des délais d'exécution prévus et des délais d'exécution réels.

Utilisation du logiciel BPM pour mesurer l'efficacité des employés

La mise en œuvre d'un programme de mesure de l'efficacité des employés présente de nombreux avantages pour votre entreprise. Toutefois, vous ne pourrez en tirer profit que si vous suivez ce processus de manière cohérente et précise. Les méthodes traditionnelles qui reposent sur des feuilles de calcul et des calculs manuels ne sont tout simplement pas pratiques. Les logiciels de BPM peuvent calculer avec précision l'efficacité des employés en fixant le coût des tâches, des employés et des processus. En retour, cela permet de calculer les délais d'exécution prévus pour ces tâches et processus.
Ce type de logiciel offre généralement des aides visuelles qui comprennent une variété de graphiques et de rapports, où vous pouvez descendre jusqu'à la source des données. La capacité à décomposer les statistiques de processus en données granulaires est essentielle pour gérer les performances des employés et améliorer efficacement les processus. Les gestionnaires trouvent utile de pouvoir voir le nombre de tâches ouvertes par utilisateur, département, groupe et processus. Des graphiques personnalisés permettent de suivre l'évolution de l'efficacité des employés dans le temps. Cela vous donne les informations dont vous avez besoin pour déterminer si les ajustements de processus, la formation et les autres tactiques d'amélioration sont efficaces.
Votre logiciel BPM peut générer des rapports SLA (Service Level Agreement) calculant le temps nécessaire à l'exécution des processus et des tâches. Il indiquera quand les processus et les tâches ont dépassé le temps qui leur était imparti. Par conséquent, de nombreuses entreprises considèrent le rapport SLA comme l'information la plus importante disponible. Il permet aux responsables de fixer des objectifs pour chaque processus, chaque tâche et/ou chaque groupe de tâches d'un processus.
Pour plus d'informations sur les fonctionnalités avancées du logiciel BPM, visitez le site ProcessMaker.