Alle Managementebenen sind auf ein einziges Ziel ausgerichtet: die Herstellung qualitativ hochwertiger Produkte auf möglichst effiziente Weise. Zwar verbringen die Führungskräfte ihre Zeit mit der Erstellung langfristiger strategischer Pläne und die Vorgesetzten arbeiten mit den Mitarbeitern am Tagesgeschäft, doch das übergeordnete Ziel ist das gleiche. Kontinuierliche Qualitätsverbesserung und Effizienzmaximierung sind jedoch schwierig, wenn man keinen Einblick in den aktuellen Stand der Produktion hat. Die Messung der Mitarbeitereffizienz bietet die Möglichkeit zu erkennen, was gut funktioniert und wo zusätzliche Anpassungen erforderlich sind.
Die Bedeutung der Mitarbeitereffizienz für das Erreichen von Unternehmenszielen
Selbst die rationellsten Prozesse erfordern den Einsatz von Mitarbeitern, und wie gut diese Mitarbeiter arbeiten, wirkt sich auf den Erfolg des Prozesses aus. Letztendlich kann die Effizienz in Zeit, Geld oder beidem gemessen werden. Die Messung der Mitarbeitereffizienz ermöglicht es, die Bereiche zu ermitteln, in denen die Arbeit langsamer verläuft. Auf diese Weise können Sie Anpassungen am Prozess und/oder an der Leistung der Mitarbeiter vornehmen. Kleine Verbesserungen können sich langfristig erheblich auf die Geschäftsergebnisse auswirken.
Unternehmen, die noch keine Metriken für die Mitarbeitereffizienz eingeführt haben, können mit dem Prozess beginnen, indem sie festlegen, was sie messen und wie sie den Erfolg definieren wollen. Nach der Festlegung und Messung der Messgrößen sollten diese in die Leistungsbewertung, die Leistungspläne und die persönlichen Ziele der Mitarbeiter integriert werden, um Verbesserungen zu gewährleisten. Einige Führungskräfte haben die Befürchtung, dass die Festlegung von Kennzahlen und die Verpflichtung der Mitarbeiter zur Erreichung von Effizienzzielen das Engagement verringern könnte. Glücklicherweise zeigt die Forschung, dass dies nicht der Fall ist. Tatsächlich schätzen die Mitarbeiter konkrete, messbare Ziele, und das Engagement steigt, wenn die Führungskräfte regelmäßig Feedback geben. Laut einer Gallup-Umfrage ist die Fluktuationsrate bei Mitarbeitern, die Feedback zu ihren Stärken erhalten, um 14,9 Prozent niedriger.
Dokumentieren von Unternehmensabläufen
Gliedern Sie jeden Geschäftsprozess und Arbeitsablauf im Unternehmen in klar definierte Aufgaben auf und legen Sie die Verantwortung für die Durchführung jeder Aktivität. Die Dokumentation der Arbeitsabläufe im Unternehmen hilft Ihnen, quantifizierbare Messgrößen für Zeit und Kosten zu definieren. Workflow-Maps unterstützen Führungskräfte bei der Identifizierung von Problembereichen. Sie erleichtern es, festzustellen, ob das Problem beim Prozess selbst liegt, z. B. bei einem Engpass aufgrund einer übermäßigen Arbeitsbelastung, oder bei der Person, die mit der Aufgabe betraut ist.
Es gibt eine Vielzahl von Kennzahlen, die berechnet werden können, sobald die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter in Aufgaben unterteilt ist. Die folgenden Kennzahlen gehören zu den wichtigsten, die zur Verbesserung der Gesamteffizienz Ihres Unternehmens gemessen werden sollten:
- Durchschnittliche Zeit zur Erledigung von Aufgaben im Arbeitsablauf pro Mitarbeiter oder insgesamt
- Anzahl der jedem Mitarbeiter zugewiesenen Aufgaben
- Kosten für die Erledigung einer Aufgabe pro Mitarbeiter
- Reaktionszeit pro Aufgabe
Benchmarks zur Erfolgsmessung verwenden
Unternehmen, die bereits seit langem Kennzahlen zur Mitarbeitereffizienz messen, haben Daten zur Definition des Mitarbeitererfolgs gesammelt, und neue Daten werden mit historischen Informationen verglichen. Wenn Sie jedoch gerade erst mit einem Programm zur Messung und Analyse von Mitarbeitereffizienzkennzahlen beginnen, gibt es immer noch genaue Methoden zur Messung des Mitarbeitererfolgs.
Nutzen Sie die gesammelten Daten, um die Leistung von Mitarbeitern in der gleichen Funktion zu vergleichen. Wenden Sie statistische Analysen an, um Benchmarks zu ermitteln. Anhand dieser Benchmarks können Sie Ziele für Aufgabenfristen, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter und Budgets festlegen.
Vergleichen Sie die Leistungen Ihrer Mitarbeiter, um Erwartungen zu definieren und realistische individuelle und unternehmensweite Ziele zu setzen. Unabhängig davon, ob Sie die Leistung an finanzielle Anreize knüpfen oder nicht, kann allein die Festlegung von Zielen Ihre Mitarbeiter zu besseren Leistungen anspornen. Eine Studie aus dem Jahr 2015 ergab, dass die Leistung der Mitarbeiter von 12 Prozent auf 15 Prozent anstieg, wenn Ziele gesetzt wurden, selbst wenn das Unternehmen keine finanziellen Anreize für die Zielerreichung bot.
Die Leistung des Einzelnen im Vergleich zu den Benchmarks bietet die Möglichkeit, leistungsschwache Mitarbeiter zu identifizieren. Diese Informationen sind von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, Unterstützung, Schulungen und geeignete Ressourcen anzubieten, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Unternehmensstandards erfüllen.
Schließlich zeigt die Messung der Mitarbeitereffizienz nicht nur, welche Mitarbeiter besonders leistungsfähig sind. Sie zeigt auch Arbeitsabläufe auf, die auf der Grundlage der prognostizierten und tatsächlichen Durchlaufzeiten verbessert werden müssen.
Einsatz von BPM-Software zur Messung der Mitarbeitereffizienz
Wenn Sie ein Programm zur Messung der Mitarbeitereffizienz einführen, ergeben sich für Ihr Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Sie können die Vorteile jedoch nur dann nutzen, wenn Sie diesen Prozess konsequent und genau durchführen. Traditionelle Methoden, die auf Tabellenkalkulationen und manuellen Berechnungen beruhen, sind einfach nicht praktikabel. BPM-Software kann die Mitarbeitereffizienz genau berechnen, indem sie die Kosten für Aufgaben, Mitarbeiter und Prozesse festlegt. Dies wiederum hilft bei der Berechnung der erwarteten Durchlaufzeiten für diese Aufgaben und Prozesse.
Solche Software bietet in der Regel visuelle Hilfen wie eine Vielzahl von Diagrammen und Berichten, in denen Sie die Quelldaten aufschlüsseln können. Die Möglichkeit, Prozessstatistiken bis hin zu granularen Daten aufzuschlüsseln, ist für die Verwaltung der Mitarbeiterleistung und die effektive Verbesserung von Prozessen entscheidend. Für Manager ist es nützlich, die Anzahl der offenen Aufgaben pro Benutzer, Abteilung, Gruppe und Prozess zu sehen. Mit benutzerdefinierten Diagrammen lassen sich Veränderungen der Mitarbeitereffizienz im Laufe der Zeit verfolgen. So erhalten Sie die Informationen, die Sie benötigen, um festzustellen, ob Prozessanpassungen, Schulungen und andere Verbesserungsmaßnahmen effektiv sind.
Ihre BPM-Software kann SLA-Berichte (Service Level Agreement) erstellen, in denen die Zeit berechnet wird, die für die Ausführung von Prozessen und Aufgaben benötigt wird. Sie zeigt an, wann Prozesse und Aufgaben die ihnen zugewiesene Zeit überschritten haben. Viele Unternehmen betrachten den SLA-Bericht daher als die wichtigste verfügbare Information. Er ermöglicht es Managern, Ziele für jeden Prozess, jede Aufgabe und/oder jede Gruppe von Aufgaben in einem Prozess zu setzen.
Weitere Informationen zu den erweiterten Funktionen der BPM-Software finden Sie bei ProcessMaker.
