Métricas clave que necesita para medir la eficiencia de los empleados

Matt McClintock 22 de marzo de 2018 Gestión

La eficiencia de los empleados

Todos los niveles de gestión se centran en un único objetivo: producir productos de alta calidad con la mayor eficiencia posible. Si bien los dirigentes superiores pueden dedicar su tiempo a crear planes estratégicos a largo plazo y los supervisores de línea trabajan con los miembros del personal en las operaciones cotidianas, el objetivo general es el mismo. Sin embargo, la mejora continua de la calidad y la maximización de la eficiencia son difíciles de lograr si no se tiene visibilidad del estado actual de la producción. La medición de la eficiencia de los empleados ofrece la oportunidad de ver qué es lo que funciona bien y dónde es necesario hacer ajustes adicionales.

La importancia de la eficiencia de los empleados en el logro de los objetivos empresariales

Incluso los procesos más racionalizados requieren la opinión de los empleados, y el rendimiento de esos empleados influye en el éxito del proceso. En última instancia, la eficiencia puede medirse en tiempo, dinero o ambos. La medición de la eficiencia de los empleados permite identificar las áreas en las que el trabajo se ralentiza. Esto ayuda a realizar ajustes en el proceso y/o en el rendimiento de los empleados. Las pequeñas mejoras pueden tener un impacto sustancial a largo plazo en los resultados finales del negocio.
Las empresas que no disponen de métricas de eficiencia de los empleados pueden iniciar el proceso eligiendo qué medir y cómo definir el éxito. Después de determinar y medir las métricas, intégrelas en las evaluaciones de rendimiento de los empleados, en los planes de rendimiento y en los objetivos personales para garantizar la mejora. Algunos líderes indican que les preocupa que el establecimiento de métricas y la responsabilización de los empleados por los objetivos de eficiencia disminuyan los niveles de compromiso. Afortunadamente, las investigaciones demuestran que no es así. De hecho, los empleados aprecian los objetivos específicos y medibles, y los niveles de compromiso suben cuando los directivos ofrecen regularmente feedback. Según una encuesta de Gallup, los índices de rotación son un 14,9 por ciento más bajos para los empleados que reciben retroalimentación sobre sus puntos fuertes.

Documentar los flujos de trabajo de la empresa

Desglosar cada proceso de negocio y el flujo de trabajo de la empresa en tareas bien definidas y determinar la responsabilidad de completar cada actividad. Documentar los flujos de trabajo de la empresa le ayuda a definir métricas cuantificables en torno al tiempo y el coste. Los mapas de flujo de trabajo ayudan a los líderes a identificar las áreas problemáticas. Facilitan la determinación de si el problema radica en el proceso en sí, como un cuello de botella debido a una carga de trabajo excesiva, o en el individuo asignado a la tarea.
Hay una variedad de métricas que pueden ser calculadas una vez que la carga de trabajo de los empleados es dividida en tareas. Las siguientes métricas son algunas de las más críticas de medir para mejorar la eficacia general de su negocio:

  • Tiempo medio para completar las tareas en el flujo de trabajo por empleado o en total
  • Número de tareas asignadas a cada empleado
  • El costo de completar una tarea por empleado
  • Tiempo de respuesta por tarea

Usando puntos de referencia para medir el éxito

Las empresas con un largo historial de medición de la eficiencia de los empleados han recopilado datos para definir el éxito de los empleados, y los nuevos datos se comparan con la información histórica. Sin embargo, si se está empezando con un programa para medir y analizar las métricas de eficiencia de los empleados, todavía existen métodos precisos para medir el éxito de los empleados.
Utilice los datos recogidos para comparar el rendimiento de los empleados en el mismo puesto de trabajo. Aplicar análisis estadísticos para determinar puntos de referencia. A partir de estos puntos de referencia, puede avanzar en la creación de objetivos para los plazos de las tareas, las cargas de trabajo de los empleados y los presupuestos.
Compare el rendimiento entre los empleados para definir las expectativas y establecer objetivos individuales y de toda la empresa que sean realistas. Independientemente de que decida vincular el rendimiento a los incentivos financieros, el simple hecho de establecer objetivos puede inspirar un mejor rendimiento de su fuerza laboral. Un estudio realizado en 2015 encontró que el rendimiento de los trabajadores aumentó del 12 al 15 por ciento cuando se establecieron los objetivos, incluso sin los incentivos financieros patrocinados por la compañía para el cumplimiento de los objetivos.
El desempeño de los individuos con respecto a los puntos de referencia ofrece una oportunidad para identificar a los trabajadores de bajo rendimiento. Esta información es fundamental para ofrecer apoyo, capacitación y recursos adecuados para asegurar que todos los miembros del personal cumplan las normas de la empresa.
Por último, la medición de la eficiencia de los empleados no sólo le indica qué empleados tienen un mayor rendimiento. También pone de relieve los flujos de trabajo que necesitan mejoras basadas en los tiempos de respuesta proyectados y los tiempos de respuesta reales.

Usar el software BPM para medir la eficiencia de los empleados

Hay una gama de beneficios para su negocio cuando se implementa un programa para medir la métrica de eficiencia de los empleados. Sin embargo, sólo se dará cuenta de los beneficios si completa este proceso de manera consistente y precisa. Los métodos tradicionales que se basan en hojas de cálculo y cálculos manuales simplemente no son prácticos. El software de BPM puede calcular con precisión la eficiencia de los empleados estableciendo el costo de las tareas, los empleados y los procesos. A su vez, esto ayuda a calcular los tiempos de entrega esperados para estas tareas y procesos.
Este tipo de software normalmente ofrece ayudas visuales que incluyen una variedad de gráficos e informes, donde se puede profundizar en los datos de origen. La capacidad de desglosar las estadísticas de los procesos en datos granulares es fundamental para gestionar el rendimiento de los empleados y mejorar los procesos de forma eficaz. Los gerentes encuentran útil poder ver el número de tareas abiertas por usuario, departamento, grupo y proceso. Los gráficos personalizados pueden seguir los cambios en la eficiencia de los empleados a lo largo del tiempo. Esto le da la información necesaria para determinar si los ajustes de los procesos, la capacitación y otras tácticas de mejora son eficaces.
Su software BPM puede generar informes SLA (acuerdo de nivel de servicio) que calculan el tiempo necesario para completar los procesos y las tareas. Mostrará cuándo los procesos y tareas han superado los tiempos de finalización asignados. Como resultado, muchas empresas consideran que el informe SLA es la información más importante disponible. Permite a los gerentes establecer objetivos para cada proceso, tarea y/o cada grupo de tareas de un proceso.
Para obtener más información sobre las funciones avanzadas del software BPM, visite ProcessMaker.

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