Améliorez les processus administratifs de votre collège grâce à un logiciel de gestion des flux de travail

Cheyenne Noelle 19 août 2019 Enseignement supérieur

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Ce n'est un secret pour personne que L'enseignement supérieur est truffé de méthodes de travail manuelles.

Des services de back-office, comme la comptabilité, aux services plus frontaux, comme l'aide financière, le papier reste la méthode de communication et d'approbation pour de nombreux collèges.

Que se passe-t-il lorsqu'un établissement reste bloqué sur le papier ? Les processus prennent beaucoup de temps pour être approuvés et les choses peuvent se perdre dans la traduction, ce qui coûte à une université des milliers de dollars en manque à gagner.

En mettant en œuvre une solution de flux de travail spécialement conçue pour les grandes entreprises, les collèges peuvent réduire les coûts administratifs et améliorer l'efficacité opérationnelle.

Il en résulte un environnement universitaire qui se traduit par une plus grande productivité du personnel, plus de temps dans ses poches à consacrer aux initiatives stratégiques et de meilleurs flux de travail tout autour.

Comme "client" et "entreprise" ne sont pas des termes typiques de l'enseignement supérieur, le "client" dans ce secteur est l'étudiant. Les logiciels de flux de travail peuvent améliorer considérablement l'expérience des étudiants en permettant à l'équipe d'administration d'agir plus rapidement sur les processus commerciaux.

Voici trois façons dont les logiciels de gestion des flux de travail peuvent améliorer les processus administratifs de votre université :

Éliminer le gaspillage et réduire les coûts en passant à la dématérialisation

La façon la plus évidente dont un logiciel de gestion des flux de travail peut améliorer le travail administratif au niveau des collèges est l'élimination du papier.

Plus personne ne veut passer des heures à taper, réviser, signer et attendre les approbations des autres parties prenantes.

La collecte et l'intégration des données se font souvent sur papier, ce qui signifie que les données sont sporadiques et non normalisées. Cela signifie que les données sont plus difficiles à collecter, à lire et à utiliser pour accélérer les processus commerciaux tels que les formulaires, les approbations, etc.
Avec Flux de travail Grâce à un logiciel, les données sont collectées et intégrées sur une plate-forme centrale. Le logiciel automatise également l'ensemble du processus, ce qui fait que tout se passe en temps réel.

Pour réduire la quantité de papier utilisée dans tous ces processus, de plus en plus de collèges reconnaissent la puissance des logiciels de gestion des flux de travail. En numérisant les formulaires et en créant une plateforme de stockage, le papier est complètement éliminé.
Le téléchargement numérique permet de remplir les formulaires plus facilement via un système électronique. La création d'un système numérique permet d'accroître la sécurité grâce à la vérification des informations. Les informations sur les étudiants sont automatiquement téléchargées dans le système de documents, au lieu d'être enregistrées manuellement.

Tout cela se fait sans papier, ce qui réduit efficacement les déchets excédentaires. Les universités peuvent ainsi offrir une meilleure expérience aux étudiants en répondant à leurs demandes plus rapidement et plus efficacement, tout en réduisant les coûts et le temps nécessaires à l'université.

En fin de compte : La suppression du papier élimine le temps nécessaire à l'accomplissement des tâches, réduit les coûts puisque tout est numérique, et le gaspillage excessif dû aux tonnes de papier utilisées.

processus de travail                                                            (Source : Pexels)

Se concentrer davantage sur la stratégie et moins sur les détails, comme les délais

Les collèges ont de nombreux domaines qui nécessitent une gestion des processus. Du téléchargement de la documentation appropriée à l'approbation, de nombreux étudiants attendent le prochain mot de leur université tandis que les administrateurs sont submergés par le flot incessant de demandes.

Que ce soit au back office ou au front office, de nombreux départements sont confrontés à des technologies manuelles et dépassées qui entraînent des retards dans les délais, des retards dans la communication et une collaboration inefficace entre les campus, source de stress pour les étudiants comme pour le corps enseignant.

Heureusement, les logiciels de gestion des flux de travail résolvent ces problèmes communs ressentis du côté administratif. En mettant en œuvre un logiciel de gestion des flux de travail, les établissements d'enseignement supérieur peuvent se concentrer davantage sur la stratégie visant à mieux travailler (connue sous le nom de gestion des processus commerciaux) et moins sur les petits détails qui peuvent être automatisés.

Un logiciel de flux de travail permet à un collège d'attribuer des tâches à des personnes spécifiques et d'identifier les domaines d'amélioration des processus défaillants. Il crée également une méthode de travail chronologique qui a du sens pour les employés, en accélérant le temps nécessaire à l'accomplissement de chaque tâche.

Comme les logiciels de gestion des flux de travail automatisent et numérisent les processus d'entreprise, les administrateurs peuvent utiliser ces données pour créer des flux de travail répétables pour d'autres fonctions. Cela crée une méthode de travail normalisée mais complète pour l'ensemble du collège. 
En couvrant les détails avec un logiciel de flux de travail, les universités peuvent alors se concentrer sur la stratégie à adopter pour atteindre leurs objectifs, au lieu de perdre du temps dans les opérations quotidiennes.

flux de travail                                                              (Source : Pexels)

Encourager une culture de l'amélioration au sein du corps enseignant

Les collèges d'aujourd'hui dépensent beaucoup d'énergie pour faire fonctionner leurs institutions aussi bien que possible.

Le plus souvent, le corps professoral des universités est robuste, en fonction de la taille de l'établissement. Plus l'université est grande, plus le nombre de personnes employées pour gérer les processus opérationnels au quotidien est élevé. Plus de personnes signifie également plus de place pour l'erreur, surtout s'il n'y a pas de processus de flux de travail centralisé en place.

Une université qui utilise un logiciel de flux de travail automatise son processus de documentation, gère ses opérations quotidiennes avec plus d'efficacité et travaille mieux ensemble. Avec la gestion des processus d'affaires en place, le corps enseignant développe un œil pour les processus brisés.

Étant donné que les solutions de flux de travail augmentent la productivité du personnel et aident les enseignants à offrir de meilleures expériences aux étudiants, l'environnement de travail subit également un lifting positif.
Votre personnel voudra fournir davantage de commentaires en vue d'une amélioration. Les lignes de communication seront plus fréquentes puisqu'il y a une visibilité accrue entre les facultés et les départements. Les initiatives inter-campus sont désormais plus faciles à exécuter grâce à la gestion des processus.

Il est beaucoup plus agréable de travailler comme une unité unifiée lorsque le personnel de votre collège est sur la même longueur d'onde. Les logiciels de workflow font de cette méthode de travail rationalisée une réalité dans l'enseignement supérieur.

Êtes-vous prêt à faire fonctionner votre université comme une machine bien huilée ?

Avec la bonne solution de flux de travail, vous pouvez choisir un logiciel qui s'intègre facilement à vos systèmes technologiques actuels pour automatiser le processus de flux de travail du côté administratif.
Les tâches qui sont normalement considérées comme répétitives, banales, ou qui doivent être reproduites pour de multiples fonctions nécessitent une solution logicielle puissante. Normalement, cette tâche est prise en charge par le département informatique de votre collège, qui est probablement déjà soutenu par des demandes de service et d'assistance.

La bonne nouvelle, c'est qu'il existe sur le marché des options faciles à mettre en œuvre dans votre collège et qui ne nécessitent que peu ou pas de code. Cela signifie que votre département informatique pourra utiliser le constructeur de processus, mais aussi vos équipes administratives.

Votre établissement d'enseignement supérieur cherche-t-il une solution de flux de travail pour rationaliser ses processus administratifs ? Pour en savoir plus sur la façon dont notre logiciel résout ces problèmes, consultez le site www.processmaker.com.

A propos de ProcessMaker :

ProcessMaker est un logiciel de gestion des processus commerciaux et de flux de travail à faible code. ProcessMaker permet aux analystes commerciaux de collaborer facilement avec l'informatique pour automatiser des processus commerciaux complexes reliant les personnes et les systèmes existants de l'entreprise. Basé à Durham, en Caroline du Nord, aux États-Unis, ProcessMaker dispose d'un réseau de partenaires répartis dans 35 pays sur les cinq continents. Des centaines de clients commerciaux, dont de nombreuses entreprises du classement Fortune 100, font confiance à ProcessMaker pour transformer numériquement leurs processus commerciaux de base, ce qui leur permet de prendre des décisions plus rapidement, d'améliorer leur conformité et d'accroître leurs performances.

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