Mejore los procesos administrativos de su universidad con un software de flujo de trabajo

Cheyenne Noelle 19 de agosto de 2019 Educación superior

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No es un secreto que la educación superior está plagada de formas manuales de trabajo.

Desde los departamentos de back-office, como la contabilidad, hasta los departamentos de front-end, como la ayuda financiera, el papel sigue siendo el método de comunicación y aprobación de muchas universidades.

¿Qué sucede cuando una universidad se queda atascada en el papel? Los procesos tardan mucho tiempo en aprobarse y las cosas pueden perderse en la traducción, lo que le cuesta a una universidad miles de dólares en pérdidas de beneficios.

Mediante la aplicación de una solución de flujo de trabajo diseñada específicamente para empresas más grandes, las universidades pueden reducir los costos administrativos y mejorar la eficiencia operacional.

El resultado es un entorno universitario que se traduce en una mayor productividad del personal, más tiempo en sus bolsillos para dedicarlo a iniciativas de estrategia y mejores flujos de trabajo en todas partes.

Como "cliente" y "negocio" no son términos típicos de la educación superior, el "cliente" en esta industria es el estudiante. El software de flujo de trabajo puede aumentar seriamente la experiencia del estudiante al permitir que el equipo de administración actúe en los procesos de negocios más rápidamente.

Siga leyendo para conocer tres formas en que el software de flujo de trabajo puede mejorar los procesos administrativos de su universidad:

Eliminar el desperdicio y reducir los costos al dejar de usar papel.

La forma más obvia en que el software de flujo de trabajo de la empresa puede mejorar el trabajo administrativo a nivel universitario es eliminando el papel.

Ya nadie quiere pasar horas escribiendo, revisando, firmando y esperando las aprobaciones de otros interesados.

La recolección e integración de datos a menudo se hace en papel, lo que significa que los datos son esporádicos y no están estandarizados. Esto significa que los datos son más difíciles de recopilar, leer y utilizar para acelerar los procesos comerciales como formularios, aprobaciones y más.
Con flujo de trabajo software, los datos se recogen e integran en una plataforma central. El software también automatiza todo el proceso, haciendo que todo suceda en tiempo real.

Para reducir la cantidad de papel que se utiliza en todos estos procesos, cada vez más universidades están reconociendo el poder del software de flujo de trabajo empresarial. Al digitalizar los formularios y crear una plataforma de almacenamiento, el papel se elimina por completo.
La carga digital permite que los formularios se completen más fácilmente a través de un sistema electrónico. La creación de un sistema digital permite aumentar la seguridad gracias a la verificación de la información. La información de los estudiantes se carga automáticamente en el sistema de documentos, en lugar de ser registrada manualmente.

Todo esto ocurre sin papel, reduciendo efectivamente el exceso de desechos. La universidad puede entonces ofrecer una mayor experiencia a los estudiantes atendiendo las peticiones de sus alumnos de forma más rápida y eficiente de manera que se mitigue el coste y el tiempo de la universidad.

En resumen: Pasar a no usar papel elimina el tiempo para completar las tareas, reduce el costo ya que todo es digital, y el exceso de desperdicio debido a las toneladas de papel que se utilizan.

proceso de flujo de trabajo                                                            (Obtenido de Pexels)

Centrarse más en la estrategia y menos en los detalles, como los plazos.

Las universidades tienen muchas áreas que requieren una gestión de procesos. Desde la carga de la documentación adecuada hasta la aprobación, muchos estudiantes se quedan esperando la próxima palabra de sus universidades mientras que los administradores están abrumados con el interminable flujo de solicitudes.

Ya sea en la oficina de atrás o en la de enfrente, muchos departamentos están lidiando con tecnología manual y anticuada que resulta en el incumplimiento de plazos, retrasos en la comunicación y una ineficiente colaboración entre campus que causa estrés tanto a los estudiantes como a los profesores.

Por suerte, el software de flujo de trabajo resuelve estos problemas comunes que se sienten en la parte administrativa. Al implementar el software de flujo de trabajo, las universidades pueden centrarse más en la estrategia de trabajar mejor (conocida como gestión de procesos empresariales) y menos en los detalles más pequeños que pueden automatizarse.

El software de flujo de trabajo permite a una universidad asignar tareas a personas específicas e identificar áreas de mejora en los procesos rotos. También crea una forma cronológica de trabajo que tiene sentido para los empleados, acelerando el tiempo que se necesita para completar cada tarea.

Dado que el software de flujo de trabajo automatiza y digitaliza los procesos empresariales, los administradores pueden utilizar esos datos en el futuro para crear flujos de trabajo repetibles para otras funciones. Esto crea una forma estandarizada pero integral de completar el trabajo en toda la universidad. 
Al obtener los detalles cubiertos con el software de flujo de trabajo, las universidades pueden entonces concentrarse en la estrategia de alcanzar sus objetivos, en lugar de perder el tiempo en las operaciones diarias.

flujo de trabajo                                                              (Obtenido de Pexels)

Fomentar una cultura de mejora entre el profesorado

Las universidades de hoy en día gastan mucha energía en hacer funcionar sus instituciones lo mejor posible.

La mayoría de las veces, el profesorado universitario es robusto, dependiendo del tamaño de la universidad. Cuanto mayor es la universidad, mayor es el número de personas empleadas para gestionar los procesos empresariales a diario. Más personas también significa más margen de error, especialmente si no existe un proceso de flujo de trabajo centralizado.

Una universidad que utiliza software de flujo de trabajo automatiza su proceso de documentación, gestiona sus operaciones diarias con mayor eficacia y trabaja mejor en conjunto. Con la gestión de procesos empresariales en marcha, el profesorado desarrolla un ojo para los procesos rotos.

Dado que las soluciones de flujo de trabajo aumentan la productividad del personal y ayudan al profesorado a ofrecer mejores experiencias a los estudiantes, el entorno de trabajo también experimenta un lavado de cara positivo.
Su personal querrá aportar más comentarios para mejorar. Las líneas de comunicación serán más frecuentes, ya que hay una mayor visibilidad entre el profesorado y los departamentos. Las iniciativas entre campus son ahora más fáciles de ejecutar gracias a la gestión de procesos.

Es mucho más agradable trabajar como una unidad unificada cuando el personal de su facultad está en la misma página. El software de flujo de trabajo hace realidad esta forma racionalizada de trabajar en la enseñanza superior.

¿Estás listo para hacer que tu universidad funcione como una máquina bien engrasada?

Con la solución de flujo de trabajo adecuada, puede elegir un software que se integre fácilmente con sus sistemas tecnológicos actuales para automatizar el proceso de flujo de trabajo en la parte administrativa.
Las tareas que normalmente se consideran repetitivas, mundanas, o que necesitan ser replicadas para múltiples funciones requieren una solución de software potente. Normalmente, esto lo maneja el departamento de TI de tu universidad, que probablemente ya esté respaldado con solicitudes de servicio y soporte.

La buena noticia es que hay opciones disponibles en el mercado que son fáciles de implementar en toda su universidad y que requieren poco o ningún código. Esto significa que tu departamento de TI podrá utilizar el constructor de procesos, pero también tus equipos de administración.

¿Su universidad está buscando una solución de flujo de trabajo para agilizar sus procesos administrativos? Obtenga más información sobre cómo nuestro software resuelve estos problemas en www.processmaker.com.

Sobre ProcessMaker:

ProcessMaker es un software de gestión de procesos empresariales y de flujo de trabajo de bajo código. ProcessMaker facilita a los analistas de negocios la colaboración con TI para automatizar procesos de negocios complejos que conectan a las personas y los sistemas existentes de la empresa. Con sede en Durham, Carolina del Norte, en los Estados Unidos, ProcessMaker tiene una red de socios distribuidos en 35 países de los cinco continentes. Cientos de clientes comerciales, incluidas muchas empresas de la lista Fortune 100, confían en ProcessMaker para transformar digitalmente sus procesos empresariales básicos, lo que permite una toma de decisiones más rápida, un mejor cumplimiento y un mejor rendimiento.

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