4 Tipps zur Verbesserung des Einschreibungsverfahrens an Ihrer Hochschule

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Mitte März löste die Krise im Bereich der öffentlichen Gesundheit bei Hochschulstudenten auf der ganzen Welt eine schockierende Umstellung auf Fernunterricht aus. Die Studenten richteten Satelliten-Klassenzimmer auf Küchentheken und Wohnzimmertischen ein. Die Pandemie stellte nicht nur den Unterricht auf den Kopf, sondern setzte auch die Aktivitäten des Studentenlebens außer Kraft und unterbrach den Zugang zu mentalen Gesundheitsdiensten auf dem Campus. Der anhaltende Anstieg der Fälle von neuartigen Coronaviren zwingt Hochschulen und Universitäten zu unerwarteten Anpassungen ihres Herbstsemesters - und zu einer Überarbeitung aller Abläufe in ihrer Einrichtung. Ein Bereich, der am stärksten von der Pandemie betroffen ist, ist die Art und Weise, wie die Hochschulen das Einschreibungsverfahren handhaben.

Eine Studie des Davidson College ergab, dass von den 3.000 untersuchten US-amerikanischen Colleges, Community Colleges und Universitäten nur 72 Pläne für ein komplettes Präsenzsemester im Herbst 2020 haben. Der Rest plant ein gemischtes Angebot an akademischem Unterricht, das von den 119 Einrichtungen, die einen reinen Online-Lehrplan anbieten wollen, bis hin zu den 627 Einrichtungen reicht, die eine Mischung aus Online- und Präsenzkursen organisieren. Während 44 % der derzeitigen Studierenden befürchten, dass die finanziellen Beeinträchtigungen durch COVID-19 befürchten, dass sie im Herbst nicht immatrikuliert bleiben können, hält die Aussicht auf einen geschlossenen Campus die Studenten des Jahrgangs 2024 davon ab, sich überhaupt einzuschreiben.

Die Pandemie hat einen so verheerenden Schlag versetzt, dass 86 % der College-Präsidenten den Rückgang der Studierendenzahlen als eines ihrer dringendsten Probleme anführen. Tatsächlich ist die Zahl der Studierenden an den Community Colleges zurückgegangen, hat sich aber mit COVID-19 wieder erholt. Die Art und Weise, wie Colleges und Universitäten mit den Prozessen der Einschreibungsphase umgehen, kann über die Zukunft ihrer Einrichtung entscheiden. Im Folgenden finden Sie fünf Möglichkeiten, wie Sie Ihre Systeme umgestalten können, um Zögerlichkeiten abzubauen, Workflow-Hindernisse zu beseitigen und Ihre Einschreibungsprozesse zu verbessern, um ein gesundes, erfolgreiches Herbstsemester zu starten.

1. Verbesserung der Einschreibungsprozesse durch Stärkung der abteilungsübergreifenden Kommunikation 

Viele Abteilungen arbeiten zusammen, um den Immatrikulationsprozess zu erleichtern, darunter die Finanzhilfe, das Marketing, die IT-Abteilung und die Registrierstelle. Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, ist es für Ihr gesamtes Team wichtiger denn je, einen umfassenden Überblick über die Arbeitsabläufe zu haben, die Ihre Einrichtung antreiben. Wenn die Arbeitsabläufe bei der Immatrikulation für den Erfolg Ihrer Universität oder Hochschule im Herbst so entscheidend sind, darf man nicht aus den Augen, aus dem Sinn sein. 

Wartet Ihr Marketingteam auf die endgültige Genehmigung einer neuen Videokampagne, in der die Reaktion Ihrer Schule auf die Pandemie dargestellt wird? Ist das Webteam nicht in der Lage, die Kursanmeldung zu öffnen, weil die Registrierstelle die Kapazität für einen Online-Kurs noch nicht endgültig festgelegt hat? Vielleicht schlummert eine wichtige Aktualisierung von Webinhalten im Posteingang eines IT-Mitarbeiters. Studenten warten länger als je zuvor, um einen Platz im Herbst zu ergattern - gibt es Bewerbungen, die in Ihrem System feststecken und einen Anstoß gebrauchen könnten? Da sie kaum Einblick in die Aktivitäten anderer Abteilungen haben, können Administratoren nur achselzuckend erklären, warum ein bestimmtes Projekt oder ein bestimmter Prozess ins Stocken geraten ist. 

Anstatt sich durch alte E-Mails zu wühlen, eine veraltete Tabelle zu durchforsten oder sich für einen zeitaufwändigen Zoom anzumelden, um dem Problem auf den Grund zu gehen, kann Ihre Schule mit einer Plattform wie ProcessMaker alle internen Prozesse zusammenfassen. Auf einem einzigen Dashboard können Sie den Fortschritt einer Prozesskette anzeigen, um den genauen Engpass zu identifizieren. So sehen Sie schnell, wer für die nächste Aufgabe oder Überprüfung zuständig ist.

2. Agile Entscheidungsfindung nutzen

Viele Bereiche des Immatrikulationsprozesses waren einfach noch nicht bereit für die plötzliche Umstellung auf digitale Verfahren - die Verwalter verließen sich hauptsächlich auf persönliche Treffen, Unterlagen in Papierform und feuchte Unterschriften, um neue Initiativen zu starten. COVID-19 brachte jeden noch verbliebenen Rückgriff auf Papier und persönliche Prozesse zum Stillstand. Durch die fast sofortige Schließung der Standorte wurde die persönliche Interaktion aus der täglichen Routine gestrichen, aber lassen Sie sich davon nicht von der Produktivität in Ihrer Einrichtung abhalten. 

ProcessMaker erneuert die Art und Weise, wie Ihr Team Genehmigungen einholt. Gibt es bestimmte Schritte in Ihrem Registrierungsprozess, die von einer höheren Instanz genehmigt werden müssen? Lassen Sie nicht zu, dass sich diese erforderlichen Überprüfungen zu einem Dutzend E-Mail-Nachfassaktionen auftürmen, die Ihren gesamten Arbeitsablauf behindern. Mithilfe der Automatisierung kann Ihr System Genehmigungsanfragen per E-Mail oder Textnachricht versenden. In der Nachricht selbst können leitende Mitarbeiter den Prozessschritt schnell "akzeptieren" oder "ablehnen" und ihn automatisch an die nächste Stufe des Workflows weiterleiten.

Automatisieren Sie Ihren Anmeldeprozess

3. Gezieltes Outreach Marketing

Ihre Website dient jetzt als Ihr wichtigster Campus-Führer, der potenzielle Studenten auf digitale Weise willkommen heißt. Die Studenten besuchen Ihre Website, um mehr über das Fernstudium, die Campus-Clubs und die Pläne für die Sportmannschaften zu erfahren, aber sie wollen auch sehen, wie das Studentenleben aussehen könnte, wenn der Campus wieder geöffnet ist. Um die Hemmschwelle für eine Immatrikulation zu senken, muss Ihre Website eine lebendige Mischung sein, die beide Lerntypen präsentiert, vollgepackt mit aktuellen Mitteilungen, fesselnden Videos und ansprechenden 3D-Touren.

Das Hinzufügen neuer Inhalte auf Ihrer Website ist nur der erste Schritt: Verfügt Ihre Website über die Möglichkeit, das Interesse der Besucher zu verfolgen? Geben Sie Ihrem Marketingteam Analysemöglichkeiten an die Hand, um die Einschreibungsrate zu erhöhen. Automatisierte Arbeitsabläufe können Studenten identifizieren, die an finanzieller Unterstützung interessiert sind, und ihnen automatisch E-Mails schicken, in denen sie über die Studiengebührenerleichterungen oder Ausrüstungsstipendien Ihrer Schule informiert werden. Mit anderen Tools wie Remarketing, können Sie Werbebanner mit den führenden Mathematikprofessoren Ihrer Schule an Studenten senden, die drei oder mehr Webseiten über das Studienfach besucht haben. ProcessMaker kann alle Wege, auf denen Sie mit Studenten in Kontakt treten, zusammenfassen, um die Arbeitsabläufe zu ermitteln, die die meisten Einschreibungen bewirken. Anstatt sich auf Massenmailings und Mitteilungen zu konzentrieren, können Sie die Quarantäneeinschreibung mit gezielten Marketingmaßnahmen für bestimmte Zielgruppen verbessern.

4. Gewinnen Sie Campus-Champions für den Immatrikulationsprozess

Von gesundheitlichen Bedenken bis hin zu verstärkten finanziellen Sorgen - die neuen Studienanfänger werden mit Belastungen konfrontiert, die sie in früheren Studienjahrgängen nicht kannten. Studierende und Familien wollen unbedingt wissen, wie die Dinge im Herbst ablaufen werden. Wie werden die Online-Kurse durchgeführt? Werden Sie Orientierungsveranstaltungen und andere Aktivitäten des Studentenlebens über Videokanäle anbieten? Bieten Sie Ausrüstungsstipendien für Studierende mit geringem Einkommen an? Studierende und Familien haben viele Fragen und Bedenken, und Ihre Schule muss über die nötigen Verfahren verfügen, um diese mit Verständnis zu beantworten. 

Bitten Sie Ihre besten Vertreter um Hilfe, um Sorgen zu zerstreuen und die Vorfreude auf das kommende Semester zu steigern. Denken Sie über den Tellerrand hinaus: Studierende, Vorstandsmitglieder und Lehrkräfte können die Einschreibungsinitiativen unterstützen. Verwendung von ProcessMakerkönnen Sie Ihre Haupt-Support-Hotline für Studenten mit einem Team von Champions verbinden, die von Ihrer Schule begeistert sind.

Viele Studenten befürchten beispielsweise, dass sich das Fernstudium negativ auf die Vertiefung ihres Studiums auswirken könnte. Mit den richtigen Prozessen können Sie aus eingehenden Anrufen automatisch Support-Tickets erstellen und die Verantwortung für den Rückruf einem Studenten desselben Studiengangs zuweisen. Studierende, die während des virtuellen Frühjahrssemesters gute Erfahrungen gemacht haben, können ein Zoom- oder GoToMeeting einrichten und den neuen Akademikern wertvolle Einblicke gewähren. Mit ProcessMakerkönnen Sie den Status dieser Anfragen schnell einsehen und verfolgen, um sicherzustellen, dass die Studienanfänger von den besten Kennern Ihrer Hochschule erreicht werden.

Die aktuelle Krise im Bereich der öffentlichen Gesundheit hat die Erwartungen von Studierenden, Familien und Verwaltungen für das Herbstsemester 2020 gleichermaßen erschüttert. Während viele Colleges und Universitäten eine Immatrikulationskrise erlebenMit den richtigen Arbeitsabläufen und automatisierten Systemen kann Ihre Hochschule diese Krise in eine blühende Chance verwandeln. Bringen Sie die Ressourcen Ihres gesamten Campus zusammen, um die Einschreibungsrate zu erhöhen und die Studenten anzusprechen. Mit den richtigen Tools für die Zusammenarbeit und das Prozessmanagement kann Ihre Hochschule die Erwartungen übertreffen und einen dynamischen und begeisterten Jahrgang 2024 an Bord begrüßen.

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