4 consejos para mejorar el proceso de inscripción en su universidad

Larissa Lewis 27 de julio de 2020 Educación superior

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A mediados de marzo, la crisis de la salud pública desencadenó una transición brusca hacia el aprendizaje a distancia para los estudiantes universitarios de todo el mundo. Los estudiantes instalaron aulas satélite en los mostradores de la cocina y en las mesas de café de la sala de estar. La pandemia alteró no sólo la experiencia del aula, sino que también suspendió las actividades de la vida estudiantil e interrumpió el acceso a servicios de salud mental del campus. El continuo aumento de los nuevos casos de coronavirus está obligando a los colegios y universidades a hacer ajustes inesperados en su semestre de otoño y a revisar todas las formas de funcionamiento de su institución. Un área más afectada por la pandemia es la forma en que las universidades manejan el proceso de inscripción.

Un estudio de Colegio Davidson reveló que de los 3.000 colegios, institutos comunitarios y universidades de EE.UU. analizados, sólo 72 revelaron planes para un semestre de otoño de 2020 totalmente en persona. El resto planean ofrecer un paquete mixto de instrucción académica; desde las 119 instituciones programadas para ofrecer un currículum completamente en línea, hasta las 627 que organizan un híbrido de cursos en línea y en persona. Mientras que El 44% de los estudiantes actuales temen trastornos financieros incurridos por COVID-19 limitarán su capacidad de permanecer inscritos en otoño, la perspectiva de un campus cerrado está repeliendo a los estudiantes de la clase de 2024 de inscribirse todos juntos.

La pandemia ha asestado un golpe tan devastador, que El 86% de los presidentes de las universidades listan la matrícula de otoño como uno de sus asuntos más urgentes. De hecho, la matrícula de la universidad comunitaria disminuyó, pero desde entonces se ha recuperado con COVID-19. Ante la caída en picado de la población estudiantil y la disminución de los ingresos, la forma en que las universidades manejan los procesos involucrados en la fase de matriculación puede hacer o deshacer el futuro de su institución. Aquí hay cinco maneras de transformar sus sistemas para reducir las dudas, eliminar los obstáculos del flujo de trabajo y mejorar sus procesos de inscripción para iniciar un saludable y próspero semestre de otoño.

1. Mejorar los procesos de inscripción reforzando la comunicación entre departamentos 

Muchos departamentos se unen para facilitar el proceso de inscripción, incluyendo ayuda financiera, marketing, IT y la oficina de registro. Cuando se trabaja a distancia, es más importante que nunca que todo el equipo tenga una visión completa de los flujos de trabajo que impulsan su institución. Cuando los flujos de trabajo de inscripción son tan críticos para el éxito otoñal de su universidad o colegio, la falta de visión no puede significar falta de atención. 

¿Tu equipo de marketing está esperando la aprobación final de una nueva campaña de video que muestre la respuesta de tu escuela ante la pandemia? ¿El equipo de la web no puede abrir la inscripción del curso porque el registrador aún no ha finalizado la capacidad para un curso en línea? Tal vez una actualización de contenido web crítico está languideciendo en la bandeja de entrada de un miembro de IT. Los estudiantes están esperando más tiempo que nunca para encontrar los puntos de caída, ¿hay aplicaciones atrapadas en su sistema que podrían necesitar un empujón? Con poca visibilidad de la actividad de otros departamentos, los administradores se quedan encogiéndose de hombros para saber por qué un proyecto o proceso en particular está parado. 

En lugar de escarbar en viejos correos electrónicos, buscar en una hoja de cálculo desactualizada o utilizar un Zoom que requiere mucho tiempo para llegar al meollo del problema, su escuela puede agregar todos sus procesos internos utilizando una plataforma como ProcessMaker. En un solo tablero, puedes ver el progreso de una cadena de procesos para identificar el cuello de botella preciso. Ver rápidamente quién es el responsable de la siguiente tarea o revisión.

2. Usar la toma de decisiones ágil

Muchas áreas del proceso de inscripción simplemente no estaban preparadas para el cambio repentino a los administradores digitales, que se basaban principalmente en reuniones en persona, registros impresos y firmas húmedas para lanzar nuevas iniciativas. COVID-19 puso fin a cualquier dependencia restante del papel y de los procesos en persona. El cierre casi instantáneo de los campus canceló la interacción cara a cara de la rutina diaria, pero no deje que esto frene el ritmo de la productividad dentro de su institución. 

ProcessMaker refresca la forma en que su equipo solicita las aprobaciones. ¿Hay ciertos pasos en su proceso de inscripción que requieren la aprobación de un superior? No dejes que estas revisiones requeridas se acumulen en una docena de seguimientos por correo electrónico que se enganchan en tu flujo de trabajo general. Mediante la automatización, su sistema puede enviar solicitudes de aprobación por correo electrónico o mensaje de texto. Dentro del propio mensaje, los miembros del personal superior pueden "aceptar" o "rechazar" rápidamente el paso del proceso, enviándolo automáticamente a la siguiente etapa del flujo de trabajo.

Automatice su proceso de inscripción

3. Mercadeo de Alcance Dirigido

Su sitio web ahora sirve como su jefe de guía turística del campus, extendiendo una cálida bienvenida digital a los potenciales estudiantes. Los estudiantes visitan su sitio para aprender más sobre el aprendizaje a distancia, los clubes del campus y los planes para los equipos deportivos, pero también quieren ver cómo podría ser la vida de los estudiantes una vez que los campus vuelvan a abrir sus puertas. Para reducir la reticencia a inscribirse, su sitio web debe ser una mezcla vibrante que muestre ambos estilos de aprendizaje, repleto de boletines actualizados, vídeos cautivadores y atractivos recorridos en 3D.

El simple hecho de añadir contenido fresco a su sitio web es sólo el primer paso: ¿tiene su sitio web la capacidad de rastrear el interés de un visitante? Dale poder a tu equipo de mercadeo con análisis que impulsen la inscripción. Los flujos de trabajo automatizados pueden identificar a los estudiantes interesados en ayuda financiera y enviarles automáticamente correos electrónicos que detallan los recesos de la matrícula de otoño de su escuela o los estipendios del equipo. Utilizando otras herramientas como ...de remercadeo, puedes lanzar banners con los principales profesores de matemáticas de tu escuela a los estudiantes que visitaron tres o más páginas web sobre la especialidad. ProcessMaker puede agregar todas las formas en que se conecta con los estudiantes para identificar los flujos de trabajo que impulsan la mayoría de la inscripción. En lugar de centrarse en los envíos masivos de correo y mensajería, mejore la inscripción en cuarentena con un alcance de marketing preciso que se dirija a audiencias específicas.

4. Alistar a los campeones del campus para el proceso de inscripción

Desde problemas de salud hasta una mayor ansiedad financiera, los nuevos estudiantes de primer año soportarán factores estresantes no vistos en las clases anteriores. Los estudiantes y las familias piden a gritos la información más actualizada sobre cómo funcionarán las cosas en el otoño. ¿Cómo se desarrollan las clases en línea? ¿Ofrecerán orientación y otras actividades de la vida estudiantil a través de canales de video? ¿Ofrecerán estipendios para equipos a los estudiantes de menores ingresos? Los estudiantes y las familias están inundados de preguntas y preocupaciones, y su escuela necesita tener los procesos en marcha para abordarlas con compasión. 

Aliste a sus mejores campeones para ayudar a aliviar las preocupaciones y aumentar la emoción para el próximo semestre. Piensa con originalidad: los estudiantes, los miembros de la junta directiva y los profesores pueden ayudar a apoyar las iniciativas de inscripción. Usando ProcessMaker...puede conectar su línea de apoyo principal de servicios al estudiante con un equipo de campeones más entusiastas de su escuela.

Por ejemplo, muchos estudiantes se preocupan de que el aprendizaje a distancia afecte negativamente a su inmersión en la especialidad elegida. Con los procesos correctos en su lugar, puede crear automáticamente tickets de soporte de las llamadas entrantes, y asignar la responsabilidad de la devolución de la llamada a un estudiante con la misma especialidad. Los estudiantes que tuvieron experiencias positivas durante el semestre de primavera virtual pueden configurar un Zoom o GoToMeeting y ofrecer una valiosa información a los académicos entrantes. Con ProcessMaker...puedes ver y rastrear rápidamente el estado de estas solicitudes para asegurarte de que los estudiantes de primer año sean alcanzados por los mejores aficionados de tu escuela.

La actual crisis de salud pública ha derribado las expectativas para el semestre de otoño de 2020 tanto para los estudiantes como para las familias y los administradores. Mientras que muchos colegios y universidades experimentando una crisis de inscripciónlos flujos de trabajo adecuados y los sistemas automatizados pueden ayudar a tu escuela a convertirla en una oportunidad floreciente. Reúne los recursos de todo tu campus para aumentar la matrícula y comprometerte con los estudiantes. Con las herramientas adecuadas de colaboración y gestión de procesos, su escuela puede superar las expectativas y dar la bienvenida a una clase vibrante y entusiasta de 2024.

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