Hat Ihr Unternehmen mit einem Rückgang der Produktivität zu kämpfen? Erwägt Ihr Unternehmen die Einführung von Automatisierung am Arbeitsplatz? Hier ist der Grund, warum Sie das tun sollten.
In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Büroautomationssystem ist und welche Vorteile es bietet. Danach werden wir den Implementierungsprozess bewerten und einige wichtige Funktionen hervorheben, auf die Sie bei einem Büroautomatisierungssystem achten sollten.
Was ist ein Büroautomationssystem?
Was ist eigentlich ein Büroautomationssystem? Wir leben in einer zunehmend automatisierten Welt, aber das bedeutet nicht, dass das Konzept selbsterklärend ist. Zunächst einmal besteht das System sowohl aus Hardware- als auch aus Softwarelösungen.
Diese Integrationen ermöglichen die Übertragung von Daten zwischen Systemen, bei denen der menschliche Beitrag oder Eingriff fehlt. Darüber hinaus erleichtert die Büroautomatisierung die organisatorische Arbeitsbelastung durch Vereinfachung und Automatisierung von Prozessen. Zu diesen Prozessen gehören Finanzdienstleistungen, Datenmanagement, Schulungen, Gebäudemanagement und verschiedene Verwaltungsaufgaben.
Vorteile eines Büroautomationssystems
Lassen Sie uns nun über die Vorteile sprechen. Die Einführung eines Büroautomationssystems bietet Unternehmen eine breite Palette von Vorteilen. Zu diesen Verbesserungen gehören:
- Verbesserte Genauigkeit
- Geringere Kosten
- Geringerer Zeit- und Ressourcenaufwand
- Speicherung und Verwaltung von Daten
- Dateneinblicke und besser informierte Entscheidungen
- Verbesserung der Geschäftsprozesse
Verbesserte Genauigkeit
Es ist kein Geheimnis, dass menschliches Versagen existiert, aber richtig implementierte automatisierte Systeme machen selten Fehler. Menschliche Fehler erfordern Korrekturen, was die Effizienz hemmt und die Produktivität verzögert, was oft kostspielige Folgen hat.
Stellen Sie sich vor, Sie würden bei der Bezahlung eines Mitarbeiters oder Lieferanten zu viele Ziffern eingeben. Schwerwiegende Fehler können zu Sicherheits- und Compliance-Problemen und möglicherweise zu Geldbußen und Strafen führen. Ein Büroautomatisierungssystem schränkt menschliche Eingriffe bei der Datenübertragung ein, wodurch das Auftreten von Fehlern minimiert wird.
Geringere Kosten
Durch die Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse müssen Unternehmen nicht mehr so viel in die Einstellung neuer Mitarbeiter investieren. Infolgedessen sind die Betriebskosten niedriger, während Produktivität und Gewinnspannen deutlich höher sind.
Geringerer Zeit- und Ressourcenaufwand
Durch Automatisierung können Unternehmen mit weniger Aufwand mehr erreichen.
Durch die Beseitigung mühsamer und zeitraubender Prozesse können die Mitarbeiter ihre Zeit für höherwertige Aufgaben verwenden. Mit der Büroautomatisierung verschwenden die Software-Mitarbeiter keine Zeit mehr mit dem Sammeln wichtiger Unterlagen, dem Eingeben dieser Informationen oder dem Ablegen umfangreicher Papierkopien.
Das System erledigt das für sie. McKinsey geht sogar davon aus, dass die KI-Automatisierung bis 2045 60-70 % der heutigen Arbeitstätigkeiten übernehmen könnte.
Speicherung und Verwaltung von Daten
Büroautomatisierungssysteme vereinfachen die Datenspeicherung und geben Unternehmen die Möglichkeit, Daten über ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem zu überwachen und zu steuern. Zu den üblichen Funktionen gehören Aufgabenverwaltung und Erinnerungssysteme sowie der einfache Zugang zu Informationen für die wichtigsten Beteiligten.
Dateneinblicke und besser informierte Entscheidungen
Büroautomatisierungssysteme bieten Unternehmen Zugang zu großen Datensätzen, Berichten und Analysen. Der Zugang zu Daten ermöglicht fundiertere Entscheidungen. Darüber hinaus können Unternehmen durch die Analyse von Daten und wichtigen Leistungsindikatoren Verbesserungen an ihren Prozessen vornehmen, um Engpässe und andere Ineffizienzen zu beseitigen.
Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) können Unternehmen ihre Leistung optimieren, die Qualität ihrer Produkte oder Dienstleistungen verbessern und ein höheres Maß an Compliance gewährleisten. Die Fähigkeit, Geschäftsprozesse zu verbessern, ist das, was Büroautomatisierungssysteme von stückweiser Automatisierungstechnologie unterscheidet.
Wie man ein Büroautomationssystem einführt
Die Vorteile der Hyperautomatisierung sind leicht zu verstehen und zu schätzen. So gut wie jedes Unternehmen auf der Welt würde eine verbesserte Genauigkeit, größere Effizienz und höhere Gewinnspannen begrüßen. Dennoch wagen viele Unternehmen nicht den Sprung zu einer Software für das Geschäftsprozessmanagement, weil der Prozess überwältigend erscheint. Die Lernkurve kann entmutigend wirken, aber zum Glück gibt es Plattformen, die die Gestaltung von Geschäftsprozessen einfacher denn je machen.
Mit einem geordneten Ansatz ist die Umsetzung sowohl überschaubar als auch realisierbar.
Entscheiden, was automatisiert werden soll
Vor der Implementierung der Automatisierung am Arbeitsplatz muss sich das Unternehmen damit befassen, welche spezifischen Geschäftsprozesse auf intelligente Weise automatisiert werden müssen. Beginnen Sie damit, die bestehenden Arbeitsabläufe zu betrachten, um ein Verständnis für die beteiligten Prozesse, Akteure und Ressourcen zu gewinnen.
Wenn Sie nicht alle bestehenden Prozesse manuell untersuchen und damit monatelange Arbeit vergeuden wollen, dann ist eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihre Arbeitsabläufe zu untersuchen, Process Intelligence. Fortschrittliche Process Intelligence-Tools wie ProcessMaker bieten eine vollständige Transparenz aller organisatorischen Abläufe. Die Software zeigt, wie Arbeitsabläufe derzeit ausgeführt werden, welche Ineffizienzen und Engpässe es gibt, und liefert verwertbare Erkenntnisse darüber, was verbessert werden sollte.
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Hauptmerkmale eines Büroautomationssystems
Es gibt unzählige Anwendungen und Softwareprogramme, die eine verbesserte Effizienz durch intelligente Prozessautomatisierung versprechen. Wie bereits erwähnt, erfordert das Erreichen organisatorischer Effizienz durch ein Büroautomatisierungssystem jedoch mehr als nur das Herunterladen einiger Anwendungen. Vielmehr benötigen Sie eine umfassende Büroautomatisierungslösung, die die folgenden Funktionen bietet:
Prozessmodellierung und Workflow-Design
Ein wichtiger Vorteil eines Büroautomatisierungssystems ist die Möglichkeit, Prozessabläufe zu gestalten und zu verbessern. Die Lösung, für die Sie sich entscheiden, sollte Ihnen die Möglichkeit geben, detaillierte Arbeitsabläufe in Sekundenschnelle zu erstellen. Eine der neuesten KI-gestützten Funktionen von ProcessMaker ist die Möglichkeit, Prozesse abzubilden und zu dokumentieren, ohne dass Sie etwas zeichnen oder entwerfen müssen. Die Software tut dies automatisch auf der Grundlage der kurzen Prozessbeschreibung.
Integration
Eine der größten alltäglichen Herausforderungen für Unternehmen, die versuchen, ihre Prozesse zu automatisieren, ist die Integration verschiedener Software oder Anwendungen von Drittanbietern. Ihr Büroautomatisierungssystem sollte nahtlos mit Ihren anderen Tools wie E-Mail-Marketing und Ihrem CRM-System zusammenarbeiten. Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen wie ProcessMaker haben den Prozess der Erstellung individueller Integrationen vereinfacht.
Zugangskontrolle und Sicherheit
Um die Sicherheit Ihrer Systeme zu schützen, müssen Sie in der Lage sein, unternehmensweit Zugriffsrechte festzulegen. Cloud-basierte Lösungen bieten auch fortschrittliche Sicherheitsfunktionen, um Daten vor Missbrauch zu schützen.
Kommunikation
Ein wichtiges Merkmal eines jeden Automatisierungswerkzeugs ist die Fähigkeit zur nahtlosen Kommunikation. Die Beteiligten sollten über alle Informationen verfügen, die sie für die Durchführung von Geschäftsvorgängen benötigen, und auch die Möglichkeit haben, sich an andere zu wenden, um weitere Unterstützung zu erhalten. Ihre Büroautomatisierungsplattform sollte Funktionen wie einen Formularersteller bieten. Formularersteller können zur Erfassung von Daten, zur Anzeige von Daten aus anderen Systemen und sogar zur Gestaltung von Genehmigungsformularen für Manager verwendet werden, um Entscheidungen zu treffen.
Berichterstattung und Analyse
Um Ihr Büroautomationssystem zu bewerten und zu verbessern, müssen Sie Zugang zu Daten und Leistungsindikatoren haben. Führende Büroautomationssysteme verfügen über integrierte Berichts- und Analysefunktionen.
Wie kann ein Büroautomatisierungssystem Hyperproduktivität erzeugen?
Die Einführung eines Büroautomationssystems ist ein entscheidender Faktor für die Produktivität und Effektivität an modernen Arbeitsplätzen. Solche Systeme rationalisieren routinemäßige Verwaltungsaufgaben wie Dokumentenmanagement, Kommunikation und Datenverarbeitung und ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Zeit und Energie für strategischere und kreativere Aufgaben zu verwenden. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen und Prozessen können die Mitarbeiter effizienter und mit weniger Fehlern arbeiten.
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