HR Onboarding Solutions : Intégration des employés avec gestion des flux de travail

Dans le contexte actuel de pénurie de main-d'œuvre, votre service du personnel fait des heures supplémentaires pour trouver les meilleurs talents. Il n'y a tout simplement pas assez de travailleurs qualifiés pour répondre à la demande. Cependant, pourvoir des postes n'est qu'un début. Une fois que les candidats acceptent une offre, le processus d'intégration commence - et de nombreuses entreprises ne sont pas prêtes.

Les nouvelles recrues passent par une course d'obstacles avant d'être confortablement installées, ce qui retarde leur capacité à atteindre un état de productivité. Plus inquiétant encore, les faux pas dans le processus d'intégration peuvent entraîner un engagement médiocre des nouveaux employés, ce qui augmente la probabilité d'attrition au cours de la première année de service. Le coût de la rotation est élevé dans tous les cas, mais la perte d'un nouvel employé est particulièrement coûteuse. Les ressources consacrées au recrutement et à la formation ne sont jamais récupérées.

Le lien entre l'intégration et la rétention des nouveaux employés

La rotation des nouveaux employés est un problème important pour la plupart des organisations. Dans une enquête récente de FuturestepDans le cadre de l'enquête, il a été demandé à 1 817 cadres s'ils étaient préoccupés par la rétention des nouveaux employés. Quatre-vingt-dix pour cent ont répondu "oui". Plus de la moitié d'entre eux ont indiqué un taux de rotation des nouvelles recrues compris entre 10 et 25 % au sein de leur entreprise. Bien que la plupart des répondants (98 %) conviennent que l'intégration est un facteur important de la satisfaction professionnelle d'un nouvel employé, seuls 69 % proposent des programmes d'intégration formels. Parmi ceux-ci, 23 % ne durent qu'une journée.

L'automatisation du processus d'embarquement des employés offre une alternative efficace aux méthodes chaotiques actuellement utilisées par les entreprises de toutes tailles. Les organisations qui choisissent l'automatisation utilisent des outils complets de gestion des flux de travail afin de créer une expérience homogène pour les membres du personnel qui commencent tout juste à s'acclimater. Grâce à l'amélioration de l'expérience d'intégration, ces entreprises constatent que les nouveaux employés deviennent plus rapidement productifs et qu'ils sont beaucoup moins susceptibles de quitter l'organisation au cours de leur première année de service.

Créer un processus d'embarquement unifié

Certains cadres sont des mentors doués. Leurs nouvelles recrues disposent des outils et du soutien dont elles ont besoin pour se sentir immédiatement intégrées à l'équipe. Cependant, ces dirigeants sont peu nombreux. La plupart ont trop de choses à faire et trop peu de temps à consacrer à l'intégration. Cela signifie qu'ils négligent de partager des informations essentielles, ce qui peut avoir de graves conséquences.

Tout d'abord, les employés perdent confiance dans l'organisation lorsqu'ils ne disposent pas du matériel nécessaire pour réussir, ce qui entraîne un taux de rotation plus élevé. Deuxièmement, le manque d'organisation augmente la probabilité que les exigences de conformité ne soient pas remplies.

Dans les secteurs fortement réglementés, les erreurs de conformité entraînent des amendes, une publicité négative ou pire encore. En outre, de nombreuses entreprises prennent des engagements envers les entreprises de leur chaîne d'approvisionnement, comme l'assurance que tous les employés sont soumis à des vérifications d'antécédents et à des dépistages de drogues. Sans une gestion attentive du processus d'intégration, ces étapes peuvent être manquées, ce qui peut nuire aux relations commerciales.

Il peut être difficile de suivre les nombreux détails de conformité que comporte l'embarquement d'un nouveau collaborateur, même lorsque celui-ci a franchi toutes les étapes. Le suivi des documents signés et des résultats des tests constitue un obstacle supplémentaire. Les systèmes d'embarquement automatisés devraient s'intégrer facilement à la gestion des contrats. Cela simplifie la tenue des dossiers grâce à l'utilisation d'un logiciel de signature numérique et d'un système de gestion des documents. Les documents signés sont stockés et récupérés électroniquement, ce qui élimine la nécessité de systèmes de classement élaborés.

L'automatisation du processus d'embarquement crée une expérience cohérente pour les membres du personnel, qui ont accès à tous les outils nécessaires pour s'installer dans leur nouveau poste. De l'information sur les avantages sociaux à la formation réglementaire requise, les nouveaux embauchés peuvent être sûrs de disposer d'une information complète. Avant de commencer à utiliser le logiciel BPM pour automatiser votre processus, il peut être judicieux d'utiliser cette liste de contrôle - compilée par Continu - pour organiser votre flux d'intégration.

L'auto-embarquement des nouveaux employés

L'un des défis les plus difficiles à relever pour commencer un emploi est le passage soudain de l'autonomie à la dépendance. Les personnes hautement qualifiées viennent probablement d'un environnement où elles disposent de réseaux solides et des connaissances organisationnelles nécessaires pour résoudre les problèmes et accomplir les tâches nécessaires. Maintenant, ces travailleurs autrefois autonomes sont souvent complètement dépendants sur les dirigeants, le personnel des RH et les collègues de travail pour des informations allant de l'emplacement banal des toilettes des employés aux nuances complexes de la politique du bureau.

L'embarquement automatisé met les nouveaux employés aux commandes. Cela leur donne un sentiment précoce d'accomplissement - et la confiance en soi qui en résulte pour s'attaquer à des tâches plus difficiles. Pendant que les employés embarquent eux-mêmes en utilisant les formulaires et les processus prédéfinis, les dirigeants et le personnel des RH se concentrent sur d'autres responsabilités.

Un accueil efficace augmente l'efficacité des RH

Lorsque quelque chose se passe mal à l'embarquement, la correction de l'erreur incombe généralement à l'équipe des RH. L'attrition des nouveaux employés place les recruteurs sur la sellette ; le personnel des RH est alors appelé à s'occuper des questions de conformité.

L'embarquement automatisé réduit la probabilité de manquer des étapes et de mal remplir les demandes, ce qui réduit considérablement les ressources nécessaires pour les retravailler. Les employés bénéficient d'une expérience cohérente dans leurs relations avec le service des ressources humaines, même en cas de changement de personnel. En fait, de nombreuses organisations étendent l'automatisation à d'autres parties de la fonction RH, telles que les demandes de congé et les notes de frais. Il s'agit d'un effort pour offrir aux employés une expérience cohérente dans ces domaines également.

Enfin, l'automatisation permet d'avoir une visibilité sur l'efficacité des programmes d'embarquement. Les éléments manquants sont identifiés et ajustés, et les responsables recueillent les commentaires des nouveaux embauchés qui passent par le processus. Dans de nombreux cas, ces personnes sont les mieux placées pour savoir comment l'entreprise peut améliorer le processus d'intégration. Cela peut conduire à une augmentation constante de l'inefficacité.

L'intégration est un facteur essentiel de la réussite des entreprises en raison de son impact sur l'engagement, la fidélisation et la productivité des employés. Grâce à des systèmes automatisés de gestion des flux de travail comme ProcessMaker, les entreprises sont en mesure de créer une expérience homogène pour les nouveaux employés. Essayez ProcessMaker pour vos processus d'embarquement des employés aujourd'hui.