Auf dem angespannten Arbeitsmarkt von heute muss Ihre Personalabteilung Überstunden machen, um Spitzenkräfte zu finden. Es gibt einfach nicht genug qualifizierte Arbeitskräfte, um die Nachfrage zu decken. Die Besetzung von Stellen ist jedoch nur der Anfang. Sobald die Bewerber ein Angebot angenommen haben, beginnt der Einarbeitungsprozess - und viele Unternehmen sind darauf nicht vorbereitet.
Neu eingestellte Mitarbeiter durchlaufen einen Hindernisparcours, bevor sie sich eingewöhnt haben, was dazu führt, dass sie ihre Produktivität nur langsam steigern können. Noch besorgniserregender ist, dass Fehler im Einarbeitungsprozess zu einem schlechten Engagement des neuen Mitarbeiters führen können, was die Wahrscheinlichkeit einer Fluktuation innerhalb des ersten Dienstjahres erhöht. Die Kosten der Fluktuation sind in jedem Fall hoch, aber der Verlust eines neuen Mitarbeiters ist besonders teuer. Die für die Rekrutierung und Schulung aufgewendeten Ressourcen werden nie wieder wettgemacht.
Die Verbindung zwischen Onboarding und der Bindung neuer Mitarbeiter an das Unternehmen
Die Fluktuation neuer Mitarbeiter ist für die meisten Unternehmen ein großes Problem. In einer aktuellen Umfrage von Futurestepwurden 1.817 Führungskräfte gefragt, ob sie sich Sorgen um die Bindung neuer Mitarbeiter machen. Neunzig Prozent antworteten mit "Ja". Mehr als die Hälfte der Befragten gab an, dass die Fluktuationsrate bei neuen Mitarbeitern in ihrem Unternehmen zwischen 10 und 25 Prozent liegt. Obwohl die meisten Befragten (98 Prozent) zustimmten, dass die Einarbeitung ein wichtiger Faktor für die Arbeitszufriedenheit eines neuen Mitarbeiters ist, bieten nur 69 Prozent tatsächlich formelle Einarbeitungsprogramme an. Von diesen dauern 23 Prozent nur einen Tag.
Die Automatisierung des Onboarding-Prozesses bietet eine effektive Alternative zu den chaotischen Methoden, die derzeit von Unternehmen aller Größenordnungen eingesetzt werden. Unternehmen, die sich für die Automatisierung entscheiden, verwenden umfassende Workflow-Management-Tools, um eine nahtlose Erfahrung für Mitarbeiter zu schaffen, die gerade erst mit der Eingewöhnung beginnen. Durch die Verbesserung des Einarbeitungsprozesses stellen diese Unternehmen fest, dass neu eingestellte Mitarbeiter schneller produktiv werden und die Wahrscheinlichkeit, dass sie das Unternehmen im ersten Jahr ihrer Tätigkeit verlassen, deutlich geringer ist.
Schaffen Sie einen einheitlichen Onboarding-Prozess
Manche Manager sind begnadete Mentoren. Ihre neuen Mitarbeiter erhalten die Instrumente und die Unterstützung, die sie brauchen, um sich sofort als Teil des Teams zu fühlen. Solche Führungskräfte sind jedoch rar gesät. Die meisten haben zu viel zu tun und zu wenig Zeit, um sich um das Onboarding zu kümmern. Das bedeutet, dass sie es versäumen, wichtige Informationen weiterzugeben, was zu schwerwiegenden Konsequenzen führen kann.
Erstens verlieren die Mitarbeiter das Vertrauen in das Unternehmen, wenn sie nicht über die Materialien verfügen, die sie für eine erfolgreiche Arbeit benötigen, was zu einer höheren Fluktuation führt. Zweitens erhöht ein Mangel an Organisation die Wahrscheinlichkeit, dass die Compliance-Anforderungen nicht erfüllt werden.
In stark regulierten Branchen führen Fehler bei der Einhaltung von Vorschriften zu Geldstrafen, negativer Publicity oder Schlimmerem. Darüber hinaus gehen viele Unternehmen Verpflichtungen gegenüber den Unternehmen in ihren Lieferketten ein, wie z. B. die Zusicherung, dass alle Mitarbeiter Hintergrundüberprüfungen und Drogenscreenings durchlaufen. Ohne ein sorgfältiges Management des Einstellungsprozesses können diese Schritte versäumt werden, was möglicherweise die Geschäftsbeziehungen schädigt.
Es kann überwältigend sein, den Überblick über die vielen Details zu behalten, die bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters zu beachten sind - selbst dann, wenn die Mitarbeiter jeden Schritt ausführen. Die Nachverfolgung von unterschriebenen Papieren und Testergebnissen ist ein weiteres Hindernis. Automatisierte Onboarding-Systeme sollten sich problemlos in das Vertragsmanagement integrieren lassen. Dies vereinfacht die Aufbewahrung von Unterlagen durch den Einsatz von Software für digitale Unterschriften und ein Dokumentenmanagementsystem. Unterschriebene Dokumente werden elektronisch gespeichert und abgerufen, wodurch aufwendige Ablagesysteme überflüssig werden.
Die Automatisierung des Onboarding-Prozesses schafft eine einheitliche Erfahrung für die Mitarbeiter, die Zugang zu allen Tools haben, die sie benötigen, um sich in ihrer neuen Position zurechtzufinden. Von Informationen über Sozialleistungen bis hin zu vorgeschriebenen Schulungen - neue Mitarbeiter können sich darauf verlassen, dass sie alle Informationen erhalten. Bevor Sie mit dem Einsatz von BPM-Software zur Automatisierung Ihres Prozesses beginnen, empfiehlt es sich, diese von Continu zusammengestellte Checkliste zu verwenden, um Ihren Onboarding-Workflow zu organisieren.
Selbstgesteuertes Onboarding gibt neuen Mitarbeitern das Kommando
Eine der schwierigsten Herausforderungen beim Berufseinstieg ist der plötzliche Wechsel von Autonomie zu Abhängigkeit. Hochqualifizierte Personen kamen wahrscheinlich aus einem Umfeld, in dem sie über starke Netzwerke und das organisatorische Wissen verfügten, um Probleme zu lösen und notwendige Aufgaben zu erledigen. Und jetzt? sind diese ehemals autonomen Arbeitskräfte oft völlig abhängig von Führungskräften, HR-Mitarbeitern und Kollegen abhängig, wenn es um Informationen geht, die vom banalen Standort der Mitarbeitertoiletten bis hin zu den Feinheiten der Büropolitik reichen.
Automatisiertes Onboarding versetzt neue Mitarbeiter in die Lage, das Steuer in die Hand zu nehmen. Das gibt ihnen ein frühes Erfolgserlebnis - und damit das nötige Selbstvertrauen, um auch schwierigere Aufgaben in Angriff zu nehmen. Während sich die Mitarbeiter mithilfe der vorgefertigten Formulare und Prozesse selbst einarbeiten, können sich Führungskräfte und HR-Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren.
Effektives Onboarding steigert die HR-Effizienz
Wenn bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters etwas schief läuft, ist in der Regel die Personalabteilung für die Behebung des Fehlers zuständig. Die Fluktuation neuer Mitarbeiter bringt die Personalverantwortlichen in die Bredouille; die Personalabteilung muss sich dann um die Einhaltung der Vorschriften kümmern.
Ein automatisiertes Onboarding verringert die Wahrscheinlichkeit von verpassten Schritten und falsch ausgefüllten Anträgen, wodurch die für Nacharbeit benötigten Ressourcen drastisch reduziert werden. Die Mitarbeiter genießen eine einheitliche Erfahrung im Umgang mit der Personalabteilung, selbst wenn es personelle Veränderungen gibt. Viele Unternehmen weiten die Automatisierung sogar auf andere Bereiche der Personalabteilung aus, z. B. auf Urlaubsanträge und Spesenabrechnungen. Dies ist ein Versuch, den Mitarbeitern auch in diesen Bereichen eine einheitliche Erfahrung zu bieten.
Schließlich ermöglicht die Automatisierung einen Einblick in die Effektivität der Einführungsprogramme. Fehlende Komponenten werden identifiziert und angepasst, und die Führungskräfte sammeln Feedback von neuen Mitarbeitern, die den Prozess durchlaufen. In vielen Fällen bieten diese Mitarbeiter die nützlichsten Erkenntnisse darüber, wie das Unternehmen den Onboarding-Prozess verbessern kann. Dies kann dazu führen, dass die Ineffektivität immer weiter zunimmt.
Onboarding ist ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg, da es sich auf das Engagement, die Bindung und die Produktivität der Mitarbeiter auswirkt. Mit automatisierten Workflow-Management-Systemen wie ProcessMaker sind Unternehmen in der Lage, eine nahtlose Erfahrung für neu eingestellte Mitarbeiter zu schaffen. Testen Sie ProcessMaker für Ihre Mitarbeitereinführungsprozesse noch heute.
