Comment les logiciels de gestion des flux de travail améliorent vos processus d'entreprise

Votre entreprise a des flux de travail, que vous le réalisiez ou non. Les flux de travail sont la façon dont les affaires sont menées, et ils peuvent être intelligents et logiques, ou ils peuvent être aléatoires et inefficaces. Pensez à la manière dont votre produit ou service est livré et à toutes les étapes qui y mènent. Ces étapes se déroulent-elles comme dans une machine bien huilée ? Ou ressemblent-elles davantage au chaos ?

Des flux de travail mal conçus ou mal gérés ralentissent la productivité, coûtent de l'argent et réduisent les recettes. Des flux de travail bien conçus et bien gérés font évoluer votre équipe vers une productivité optimaleLes programmes d'aide à l'emploi et à la formation, vous permettent d'économiser de l'argent et d'augmenter vos revenus. Sur un marché concurrentiel, de bons flux de travail sont essentiels pour réussir. Les bons flux de travail rationalisent les étapes des processus de travail en éliminant les tâches inutiles, en automatisant les tâches (ou parties de tâches) et en améliorant la documentation et la responsabilité.

Les risques d'une mauvaise gestion des flux de travail
Lorsque les flux de travail se développent sans réflexion préalable, ou parce qu'ils sont toujours en mode réactif, ils ont tendance à ne pas être efficaces ou bien gérés. Lorsque vos flux de travail ne sont pas bien gérés, votre entreprise est confrontée à de nombreux problèmes :
- Documents perdus, égarés ou endommagés liés aux flux de travail
- Les personnes oubliant ou n'étant pas conscientes de leur rôle dans un processus
- Du temps perdu à chercher où quelque chose a mal tourné
- Panique si l'entreprise doit faire l'objet d'un audit de conformité à la réglementation

Les bases de ce que fait le logiciel de flux de travail
Les logiciels de flux de travail vous font réfléchir aux étapes spécifiques qui entrent dans un processus de travail, les définissent, déterminent qui en est responsable, visualisent les liens entre elles et les organisent de manière à ce qu'elles aient un sens. Les logiciels de flux de travail peuvent également être formidables pour découvrir les domaines dans lesquels vous pouvez apporter des améliorations. En établissant une correspondance entre les flux de travail et les logiciels de gestion des flux de travail, il est plus facile de voir quelles étapes sont inutiles et lesquelles pourraient être automatisées. Il est plus facile de voir où un processus papier pourrait être remplacé par un processus électronique. Et il est plus facile de savoir quand recueillir des données importantes qui peuvent être utilisées pour l'établissement de rapports et pour documenter vos actions en cas d'audit.

Amélioration de l'efficacité grâce à un logiciel de flux de travail
Dans certains cas, l'acte de tracer les flux de travail à l'aide d'un logiciel de flux de travail peut rendre les inefficacités visibles et vous inciter à apporter des changements positifs. Dans d'autres cas, vous pouvez vous rendre compte qu'un processus manuel pourrait être automatisé, ce qui permettrait de gagner du temps non seulement pendant ce processus, mais aussi dans les processus ultérieurs qui en dépendent. Un logiciel de flux de travail avec des outils de reporting personnalisés intégrés aide votre entreprise à remplir les exigences de reporting de manière efficace et plus précise que si vous créiez des rapports manuellement. Vous pouvez également utiliser un logiciel de flux de travail pour générer des alertes automatiques à des points clés des processus afin que les parties prenantes sachent quand leur contribution est nécessaire.

Meilleur respect des règlements et des audits
Lorsque vous concevez vos flux de travail de manière à ce qu'ils recueillent des données importantes en cours de route, puis organisez ces données de manière logique à chaque fois que le flux de travail est terminé, vous pouvez être bien mieux préparé si votre entreprise devait faire l'objet d'un audit. Que vous soyez un prestataire de soins de santé soumis à un audit de l'assurance maladie, une société de services financiers qui doit prouver sa conformité à des lois comme la loi Sarbanes-Oxley, ou que vous soyez confronté à un audit de licence de logiciel de l'un de vos fournisseurs de logiciels, les données collectées, organisées et rapportées par votre logiciel de gestion des flux de travail soutiennent vos déclarations et sont appréciées par les auditeurs.

Un meilleur service à la clientèle
En fin de compte, de meilleurs flux de travail se traduisent par des clients plus satisfaits. Les flux de travail aléatoires, les flux manuels qui pourraient être automatisés et les processus papier qui pourraient être rendus électroniques non seulement accélèrent la production, mais ils réduisent les erreurs, de sorte que les clients sont moins susceptibles de recevoir des produits et des services en retard, et sont plus susceptibles de recevoir exactement ce qu'ils ont demandé, à temps. Le marché actuel est extrêmement concurrentiel et les erreurs ne sont pas permises en raison de l'encombrement des flux de travail, de l'inexactitude des données et des processus manuels, sujets à des erreurs. Et vous pouvez parier que vos concurrents les plus puissants mettent un point d'honneur à optimiser les flux de travail à l'aide de logiciels de gestion des flux de travail.

Conclusion
Les logiciels de flux de travail sont capables de cartographier, concevoir, collecter des données et améliorer les processus qui font fonctionner votre entreprise. Peu importe que vous soyez dans le secteur de la fabrication de machines lourdes ou du conseil financier : d'excellents flux de travail contribuent à votre succès. Le bon logiciel de gestion des flux de travail vous aide à remplacer les flux inefficaces par de meilleurs flux et vous aide à ajuster les bons flux de travail pour les transformer en excellents flux de travail.
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