Cómo el software de flujo de trabajo afina sus procesos de negocio

Tu negocio tiene flujos de trabajo, te des cuenta o no. Los flujos de trabajo son la forma en que se hacen los negocios, y pueden ser inteligentes y lógicos, o pueden ser aleatorios e ineficientes. Piense en cómo se entrega su producto o servicio y todos los pasos que conducen a eso. ¿Esos pasos tienen lugar como en una máquina bien engrasada? ¿O se parecen más al caos?

Los flujos de trabajo mal diseñados o gestionados reducen la productividad y los ingresos. Los flujos de trabajo bien diseñados y bien administrados mueven a su equipo hacia productividad óptima...te ayudará a ahorrar dinero y a aumentar los ingresos. En un mercado competitivo, los buenos flujos de trabajo son esenciales para el éxito. Los grandes flujos de trabajo racionalizan los pasos que entran en los procesos de trabajo al deshacerse de las tareas innecesarias, automatizar las tareas (o partes de las tareas) y mejorar la documentación y la responsabilidad.

Peligros de los flujos de trabajo mal gestionados
Cuando los flujos de trabajo se desarrollan sin previsión, o como resultado de estar siempre en modo reactivo, tienden a no ser eficientes o bien gestionados. Cuando sus flujos de trabajo no están bien administrados, su empresa se enfrenta a muchos problemas:
- Documentos perdidos, extraviados o dañados relacionados con los flujos de trabajo
- Las personas que olvidan o no son conscientes de su papel en un proceso
- Se pierde tiempo rastreando donde algo salió mal...
- Pánico si la empresa debe ser auditada para el cumplimiento de la normativa

Lo básico de lo que hace el software de flujo de trabajo
El software de flujo de trabajo te hace pensar en los pasos específicos que entran en un proceso de trabajo, los define, define quién es responsable de ellos, visualiza las conexiones entre ellos y los ordena para que tengan sentido. El software de flujo de trabajo también puede ser estupendo para descubrir dónde se pueden hacer mejoras. Al trazar un mapa de los flujos de trabajo con el software de flujo de trabajo, es más fácil ver qué pasos son innecesarios, y cuáles podrían ser automatizados. Es más fácil ver dónde un proceso en papel podría ser reemplazado por un proceso electrónico. Y es más fácil saber cuándo recopilar datos importantes que pueden ser utilizados para la presentación de informes y para documentar sus acciones en caso de una auditoría.

Mejora de la eficiencia del software de flujo de trabajo
En algunos casos, el acto de trazar un mapa de los flujos de trabajo utilizando un software de flujo de trabajo puede hacer visibles las ineficiencias e incitar a hacer cambios positivos. En otros casos, puede darse cuenta de que un proceso manual podría automatizarse, ahorrando tiempo no sólo durante ese proceso sino también en los procesos posteriores que dependen de él. El software de flujo de trabajo con herramientas de presentación de informes personalizadas incorporadas ayuda a su empresa a cumplir los requisitos de presentación de informes de manera eficiente y más precisa que si los creara manualmente. Y puede utilizar el software de flujo de trabajo para generar alertas automáticas en puntos clave de los procesos para que los interesados sepan cuándo se necesita su aporte.

Mejor cumplimiento de los reglamentos y auditorías
Cuando diseña sus flujos de trabajo de manera que recojan datos importantes a lo largo del camino, y luego organiza esos datos de manera lógica cuando el flujo de trabajo se completa, puede estar mucho mejor preparado si su empresa se somete a una auditoría. Ya sea que usted sea un proveedor de atención médica que se enfrenta a una auditoría de Medicare, una compañía de servicios financieros que debe demostrar el cumplimiento de leyes como la Sarbanes-Oxley, o se enfrenta a una auditoría de licencia de software de uno de sus proveedores de software, los datos recopilados, organizados y reportados por su software de flujo de trabajo respaldan sus estados de cuenta y son apreciados por los auditores.

Mejor servicio al cliente
En última instancia, un mejor flujo de trabajo resulta en clientes más felices. Los flujos de trabajo aleatorios, los flujos de trabajo manuales que podrían automatizarse y los procesos en papel que podrían hacerse electrónicos no sólo aceleran la producción, sino que reducen los errores, de modo que es menos probable que los clientes reciban los productos y servicios tarde, y es más probable que reciban exactamente lo que pidieron, a tiempo. El mercado actual es extremadamente competitivo, y no hay tiempo para errores debido a flujos de trabajo torpes, datos inexactos y procesos manuales propensos a errores. Y puedes apostar a que tus competidores más fuertes se esfuerzan por optimizar los flujos de trabajo utilizando software de flujo de trabajo.

Conclusión
El software de flujo de trabajo es capaz de mapear, diseñar, recopilar datos y mejorar los procesos que hacen que su negocio funcione. No importa si usted está en el negocio de la fabricación de maquinaria pesada o en la consultoría financiera: los grandes flujos de trabajo contribuyen a su éxito. El software de flujo de trabajo adecuado le ayuda a reemplazar los flujos de trabajo ineficientes por otros mejores y le ayuda a afinar los buenos flujos de trabajo para convertirlos en excelentes flujos de trabajo.
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