In Ihrem Unternehmen gibt es Arbeitsabläufe, ob Sie sich dessen bewusst sind oder nicht. Arbeitsabläufe sind die Art und Weise, wie Geschäfte abgewickelt werden, und sie können intelligent und logisch sein, oder sie können planlos und ineffizient sein. Denken Sie darüber nach, wie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung geliefert wird, und über alle Schritte, die dazu führen. Laufen diese Schritte wie in einer gut geölten Maschine ab? Oder ähneln sie eher dem Chaos?
Schlecht konzipierte oder verwaltete Arbeitsabläufe verlangsamen die Produktivität, kosten Geld und verringern die Einnahmen. Gut konzipierte und gut verwaltete Arbeitsabläufe bringen Ihr Team in Richtung optimale Produktivitäthelfen Ihnen, Geld zu sparen und Ihren Umsatz zu steigern. In einem wettbewerbsorientierten Markt sind gute Arbeitsabläufe entscheidend für den Erfolg. Gute Arbeitsabläufe rationalisieren die Arbeitsschritte, indem sie unnötige Aufgaben beseitigen, Aufgaben (oder Teile davon) automatisieren und die Dokumentation und Verantwortlichkeit verbessern.
Die Gefahren schlecht verwalteter Arbeitsabläufe
Wenn sich Arbeitsabläufe ohne Voraussicht oder als Ergebnis eines reaktiven Vorgehens entwickeln, sind sie in der Regel weder effizient noch gut verwaltet. Wenn Ihre Arbeitsabläufe nicht gut verwaltet werden, steht Ihr Unternehmen vor vielen Problemen:
- Verlorene, verlegte oder beschädigte Dokumente im Zusammenhang mit Arbeitsabläufen
- Mitarbeiter vergessen oder sind sich ihrer Rolle in einem Prozess nicht bewusst
- Zeitverschwendung beim Aufspüren von Fehlern
- Panik, wenn das Unternehmen im Hinblick auf die Einhaltung von Vorschriften geprüft werden sollte
Die Grundlagen der Funktionen von Workflow-Software
Workflow-Software hilft Ihnen, über die einzelnen Schritte eines Arbeitsprozesses nachzudenken, sie zu definieren, festzulegen, wer für sie verantwortlich ist, die Verbindungen zwischen ihnen zu visualisieren und sie so anzuordnen, dass sie Sinn ergeben. Workflow-Software kann auch sehr hilfreich sein, um herauszufinden, wo man Verbesserungen vornehmen kann. Wenn Sie Arbeitsabläufe mit Workflow-Software abbilden, können Sie leichter erkennen, welche Schritte unnötig sind und welche automatisiert werden könnten. Es ist einfacher zu erkennen, wo ein Papierprozess durch einen elektronischen Prozess ersetzt werden könnte. Und es ist einfacher zu wissen, wann wichtige Daten zu erfassen sind, die für die Berichterstattung und die Dokumentation Ihrer Maßnahmen im Falle einer Prüfung verwendet werden können.
Verbesserte Effizienz durch Workflow-Software
In einigen Fällen kann die Abbildung von Arbeitsabläufen mit Hilfe von Workflow-Software Ineffizienzen sichtbar machen und Sie dazu veranlassen, positive Veränderungen vorzunehmen. In anderen Fällen stellen Sie vielleicht fest, dass ein manueller Prozess automatisiert werden könnte, was nicht nur bei diesem Prozess, sondern auch bei nachfolgenden Prozessen, die davon abhängen, Zeit spart. Workflow-Software mit integrierten benutzerdefinierten Berichtstools hilft Ihrem Unternehmen, Berichtsanforderungen effizient und genauer zu erfüllen, als wenn Sie Berichte manuell erstellen würden. Und Sie können Workflow-Software verwenden, um an wichtigen Punkten in Prozessen automatische Warnmeldungen zu generieren, damit die Beteiligten wissen, wann ihr Beitrag erforderlich ist.
Bessere Einhaltung von Vorschriften und Audits
Wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe so gestalten, dass sie wichtige Daten erfassen und diese Daten nach Abschluss des Arbeitsablaufs logisch organisieren, sind Sie im Falle einer Prüfung Ihres Unternehmens besser vorbereitet. Ganz gleich, ob Sie ein Gesundheitsdienstleister sind, der sich einem Medicare-Audit stellen muss, ein Finanzdienstleistungsunternehmen, das die Einhaltung von Gesetzen wie Sarbanes-Oxley nachweisen muss, oder ob Sie sich einem Softwarelizenz-Audit durch einen Ihrer Softwareanbieter gegenübersehen - die von Ihrer Workflow-Software erfassten, organisierten und gemeldeten Daten untermauern Ihre Aussagen und werden von den Prüfern geschätzt.
Bessere Kundenbetreuung
Bessere Arbeitsabläufe führen letztlich zu zufriedeneren Kunden. Willkürliche Arbeitsabläufe, manuelle Arbeitsabläufe, die automatisiert werden könnten, und Papierprozesse, die elektronisch abgewickelt werden könnten, beschleunigen nicht nur die Produktion, sondern verringern auch die Fehlerquote, so dass die Kunden weniger Gefahr laufen, Produkte und Dienstleistungen verspätet zu erhalten, und es ist wahrscheinlicher, dass sie genau das erhalten, was sie angefordert haben, und zwar rechtzeitig. Der Markt von heute ist extrem wettbewerbsintensiv, und es bleibt keine Zeit für Fehler, die durch schwerfällige Arbeitsabläufe, ungenaue Daten und manuelle, fehleranfällige Prozesse entstehen. Und Sie können darauf wetten, dass Ihre stärksten Konkurrenten darauf achten, ihre Arbeitsabläufe mit Hilfe von Workflow-Software zu optimieren.
Fazit
Workflow-Software ist in der Lage, die Prozesse, die Ihr Unternehmen ausmachen, abzubilden, zu gestalten, zu erfassen und zu verbessern. Es spielt keine Rolle, ob Sie im Schwermaschinenbau oder in der Finanzberatung tätig sind: Gute Arbeitsabläufe tragen zu Ihrem Erfolg bei. Die richtige Workflow-Software hilft Ihnen, ineffiziente Arbeitsabläufe durch bessere zu ersetzen und gute Arbeitsabläufe so zu optimieren, dass sie zu exzellenten Arbeitsabläufen werden.
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