Les logiciels d'exploration des processus ont considérablement transformé l'audit, en offrant de nouvelles possibilités en matière d'analyse, de précision et de conformité. Cet article propose une exploration complète de ces deux domaines et fournit les éléments essentiels que tout dirigeant d'entreprise doit connaître.
Qu'est-ce que l'extraction minière ?
Au cœur du processus, l'exploration des processus est un moyen de découvrir la santé des processus d'entreprise sur la base des données trouvées dans les différents systèmes informatiques utilisés par une organisation. Les données relatives aux processus sont cruciales dans ce contexte, car elles aident les organisations à identifier et à analyser les processus de manière efficace. On peut considérer qu'il s'agit de l'utilisation de techniques d'exploration de données dans le domaine de la gestion des processus d'entreprise.
L'exploration de processus apporte des capacités analytiques avancées aux dirigeants d'entreprise dans des domaines à forte intensité de connaissances tels que l'audit. En exploitant les journaux d'événements de divers systèmes informatiques, il fournit des informations en temps réel sur les flux de processus, ce qui permet de découvrir les variations potentielles des processus, les problèmes de conformité éventuels et les possibilités d'amélioration.
Pourquoi utiliser l'exploration de processus dans l'audit ?
L'audit est un domaine qui nécessite un examen méticuleux des opérations, des états financiers et des registres de l'entreprise. Les méthodes d'audit traditionnelles, bien qu'efficaces, peuvent être laborieuses et prendre beaucoup de temps.
Algorithmes de Process Mining entrent en jeu, offrant une solution non seulement efficace, mais aussi très fiable. Cette technologie facilite l'amélioration des processus en fournissant des informations sur leur fonctionnement et en identifiant les domaines à améliorer. Contrairement aux approches manuelles, le Process Mining permet d'analyser les données et les processus de l'entreprise avec plus de rapidité et de précision.
Une radiographie de la santé de l'entreprise grâce à un logiciel d'exploration des processus
L'exploration des processus n'est pas une technologie nouvelle, mais elle est de plus en plus appliquée au domaine de l'audit basé sur les données. EY estime que les activités liées à l'audit et au contrôle représentent 19 % des opportunités courantes d'utilisation de l'exploration de processus.1
La synergie entre l'exploration des processus et l'audit est très profonde. On peut les considérer comme une sorte de scanner à rayons X de la santé d'une organisation. Ils visent tous deux à évaluer, analyser et améliorer le paysage opérationnel d'une entreprise.
En intégrant les techniques d'exploration des processus à l'audit, les auditeurs peuvent réaliser des évaluations plus efficaces avec un niveau de détail et de précision plus élevé.
Comment le "process mining" peut aider votre équipe d'audit interne
Grâce à l'exploration des processus, l'audit passe d'un processus essentiellement manuel à un processus largement automatisé. Cette technologie fournit des informations objectives dérivées de données réelles, ce qui permet d'optimiser les processus d'entreprise existants. Les auditeurs et les spécialistes de l'audit interne peuvent évaluer un processus du début à la fin, ce qui les aide à identifier les anomalies, à détecter les fraudes et à garantir la conformité avec les politiques de l'organisation et les normes réglementaires.
Découvrir plus rapidement les causes profondes
L'exploration des processus peut être un outil précieux pour les auditeurs qui cherchent à découvrir les causes profondes de la crise. les causes profondes des problèmes au sein des opérations d'une organisation.
En cartographiant l'ensemble du processus sur la base des journaux d'événements des systèmes informatiques, l'exploration des processus fournit une visualisation claire des flux de travail, des transactions et des séquences opérationnelles. Les auditeurs peuvent ainsi repérer les divergences, les goulets d'étranglement et les irrégularités susceptibles d'indiquer des problèmes plus profonds.
En outre, l'analyse des données en temps réel du Process Mining peut mettre en évidence les anomalies dès qu'elles se produisent, ce qui permet d'en connaître immédiatement l'origine. Par conséquent, en analysant les schémas et les écarts dans ces cartes de processus complètes, les auditeurs peuvent efficacement remonter à la source de tout problème opérationnel, ce qui améliore la précision et l'efficacité de leurs procédures d'audit.
Améliorer la précision et la transparence des rapports financiers
L'exploration de processus améliore considérablement la précision et la transparence des rapports financiers en fournissant une vue détaillée et axée sur les données des processus d'entreprise. Il utilise des algorithmes pour analyser les journaux d'événements des différents systèmes impliqués dans les transactions financières, ce qui permet un examen complet de chaque action entreprise.
Cela signifie que chaque transaction, flux de travail ou opération financière peut être retracée jusqu'à son origine, ce qui réduit le risque d'erreurs, de fraudes ou de divergences. Cela permet également de s'assurer que chaque processus impliqué dans l'établissement des rapports financiers est transparent et vérifiable.
En outre, la nature en temps réel de l'exploration des processus permet d'identifier et de rectifier rapidement les problèmes, minimisant ainsi leur impact sur les états financiers. Dans l'ensemble, l'exploration des processus contribue à l'établissement de rapports financiers plus précis, plus fiables et plus transparents, ce qui renforce la confiance des parties prenantes.
Tester le contrôle financier
L'exploration de processus aide les auditeurs à tester le contrôle financier dans une entreprise en fournissant une vue complète, basée sur des données, des flux de travail financiers. Il utilise des données réelles sur les transactions et les activités des systèmes de l'entreprise pour cartographier l'ensemble du processus financier, depuis l'initiation de la transaction jusqu'au rapport final. Cela permet aux auditeurs d'examiner minutieusement chaque étape et d'identifier tout écart par rapport aux contrôles prévus, ce qui pourrait indiquer des faiblesses de contrôle ou des problèmes de non-conformité.
En outre, l'exploration des processus favorise l'audit continu en fournissant des informations en temps réel, ce qui permet aux auditeurs de procéder à des évaluations continues des contrôles plutôt qu'à des vérifications périodiques. Cette vision complète et en temps réel des contrôles financiers aide les auditeurs à s'assurer que l'entreprise respecte les politiques internes et les réglementations externes, renforçant ainsi l'intégrité des opérations financières.
Avantages de l'exploration des processus dans l'audit
L'exploration des processus présente de nombreux avantages pour le domaine de l'audit, notamment
- Un audit moins cher et plus rapide. En éliminant le traitement manuel des données dans le cadre de la conformité, l'exploration des processus peut rendre les audits à la fois plus rentables et radicalement plus rapides. Les plateformes d'exploration de processus sont des solutions logicielles essentielles qui aident les organisations à analyser et à visualiser leurs processus d'entreprise à partir de données provenant de diverses sources telles que les journaux de transactions.
- Efficacité et précision accrues. En examinant l'ensemble du processus, les auditeurs peuvent réduire le risque d'erreurs et d'imprécisions. Les auditeurs peuvent rapidement cartographier et visualiser les processus, ce qui leur permet de gagner du temps et d'économiser des ressources.
- Meilleure conformité. L'exploration des processus aide les auditeurs à réduire les risques organisationnels et à garantir la conformité en identifiant les écarts par rapport aux procédures standard, par exemple, sous la forme d'achats irréguliers ou d'activités d'informatique parallèle. informatique fantôme.
- Prise de décision fondée sur des données. Les dirigeants d'entreprise peuvent prendre en main les mesures de contrôle en assurant une surveillance continue, en réagissant plus rapidement aux risques potentiels et en garantissant la conformité des processus.
Défis et solutions dans la mise en œuvre de l'exploration des processus pour l'audit
Bien que les avantages soient évidents, la mise en œuvre du Process Mining pour l'audit présente certains défis. Le travail de Process Mining consiste à extraire des données des journaux d'événements dans les systèmes d'information afin de visualiser et de comprendre les processus d'entreprise. Il s'agit notamment de
- Qualité des données: La mauvaise qualité des données peut affecter la précision des résultats de l'exploration de processus. Il est possible d'y remédier en mettant en œuvre des méthodes robustes de nettoyage des données.
- Complexité: La complexité des processus peut rendre difficile la compréhension des résultats de l'exploration des processus. La formation et l'éducation peuvent aider les auditeurs à interpréter efficacement ces résultats.
- Protection de la vie privée: L'exploration de processus peut potentiellement exposer des informations sensibles. Des mesures appropriées de protection des données doivent être prises pour garantir le respect de la vie privée et la confidentialité.
- Lenteur de la mise en œuvreSi vous souhaitez utiliser l'exploration de processus dans une organisation dotée de nombreux systèmes sources et applications commerciales, la technologie d'exploration de processus peut être lente à mettre en œuvre.
Gestion des processus d'entreprise et exploration des processus
La gestion des processus d'entreprise (BPM) est une approche globale de la supervision et de l'amélioration des processus d'entreprise. Elle implique la conception, la modélisation, l'exécution, le contrôle et l'optimisation des processus afin d'atteindre les objectifs de l'organisation. L'exploration des processus joue un rôle crucial dans la gestion des processus d'affaires en fournissant une perspective basée sur les données sur la façon dont les processus fonctionnent réellement.
En intégrant l'exploration des processus au BPM, les entreprises peuvent identifier les goulets d'étranglement, les inefficacités et les écarts par rapport aux procédures standard. Ces données permettent d'améliorer les processus de manière plus précise et plus efficace. La BPM fournit le cadre nécessaire à la mise en œuvre de ces changements et au suivi de leur impact, garantissant ainsi l'optimisation continue des processus d'entreprise en vue d'une meilleure performance.
Comment le "process mining" peut aider les auditeurs externes
Le Process Mining peut également aider considérablement les sociétés d'audit et les auditeurs externes à améliorer leurs propres processus et opérations d'audit. Il sert de pont entre la science des données et la science des processus, en fournissant une base théorique pour la compréhension et l'optimisation des processus d'entreprise.
Identifier les inefficacités
La technologie d'exploration des processus offre aux sociétés d'audit les mêmes avantages qu'aux clients potentiels, à commencer par la transparence totale des opérations commerciales, des processus et de l'utilisation des systèmes informatiques.
L'exploration des processus permet de visualiser les principaux flux de travail d'audit et de mettre en évidence les goulets d'étranglement, les étapes inutiles ou les écarts par rapport aux procédures standard. En identifiant ces inefficacités, les sociétés d'audit peuvent rationaliser leurs opérations, améliorer l'efficacité des flux de travail et économiser du temps et des ressources.
Rationaliser et améliorer les opérations grâce à l'amélioration des processus
Les processus d'audit requièrent une expertise, du temps et des ressources considérables pour être exécutés selon les normes élevées des clients. Les outils d'exploration des processus peuvent aider les auditeurs à identifier les possibilités de rationalisation qui peuvent à la fois réduire la durée de l'audit et les coûts.
En découvrant de nouvelles informations sur leurs opérations, les sociétés d'audit peuvent également utiliser l'exploration des processus pour stimuler l'innovation. Elles peuvent identifier des domaines de progrès technologique ou de réorganisation des processus, ce qui permet d'améliorer les services et d'acquérir un avantage concurrentiel.
Améliorer la précision
Grâce au "process mining", les sociétés d'audit peuvent retracer chaque opération jusqu'à son origine, ce qui réduit le risque d'erreurs et d'imprécisions dans les processus d'audit. Cela garantit un niveau élevé de précision dans les résultats d'audit et améliore la fiabilité des services d'audit qu'elles offrent.
Grâce à l'analyse des données en temps réel, l'exploration des processus facilite l'audit continu. Les auditeurs peuvent réagir immédiatement aux problèmes potentiels, ce qui rend le processus d'audit plus proactif que réactif.
Améliorer la conformité
L'exploration de processus aide les auditeurs à garantir une meilleure conformité statutaire avec les normes et réglementations du secteur en identifiant les écarts par rapport aux procédures prescrites. Cela peut conduire à l'amélioration des contrôles internes et au respect des exigences de conformité.
Dans les secteurs très réglementés tels que l'audit, la technologie d'exploration des processus peut améliorer la conformité en donnant des indications précoces lorsque les processus ne sont pas respectés ou dans les domaines où des contrôles de conformité supplémentaires sont nécessaires.
Bonnes pratiques pour l'exploration de processus dans l'audit
Lorsque l'on utilise l'exploration de processus dans le cadre d'un audit, il est essentiel de respecter les meilleures pratiques pour obtenir des résultats optimaux. Voici quelques lignes directrices clés :
- Garantir l'exactitude et l'exhaustivité des données: Des données fiables constituent la base d'une exploration efficace des processus. Cela implique un nettoyage et une validation approfondis des données afin de s'assurer que les journaux d'événements utilisés sont exacts et complets.
- Définir des buts et des objectifs clairs: Fixer des objectifs spécifiques pour le projet d'exploration de processus, tels que l'identification des inefficacités, la détection de la fraude ou la garantie de la conformité. assurer la conformité. Des objectifs clairs guident l'analyse et permettent de concentrer les efforts sur l'obtention de résultats tangibles.
- Utiliser les bons outils et les bonnes techniques: Sélectionner les outils et techniques d'exploration de processus appropriés, adaptés aux besoins de l'audit. Il peut s'agir d'algorithmes d'apprentissage automatique pour une analyse avancée ou de techniques de découverte de processus pour schématiser les flux de travail.
- Garantir des résultats exploitables: Les informations obtenues grâce à l'exploration des processus doivent être pratiques et exploitables. Les auditeurs doivent être en mesure d'utiliser ces résultats pour apporter des améliorations significatives à l'entreprise, qu'il s'agisse de rationaliser les processus ou de renforcer les mesures de conformité.
Prochaines étapes de la gestion numérique de la conformité
L'avenir du process mining dans le domaine de l'audit semble prometteur. Alors que les entreprises continuent de numériser leurs opérations, la demande de solutions d'audit innovantes va augmenter. Le Process Mining, avec sa capacité à fournir des informations complètes et précises sur les processus opérationnels, est en passe de devenir un outil essentiel dans la boîte à outils de l'auditeur.
La fusion de l'exploration des processus et de l'audit représente un changement transformateur dans la manière dont les entreprises évaluent et améliorent leurs processus opérationnels. Elle permet d'améliorer l'efficacité, la précision et les connaissances, ouvrant ainsi la voie à une approche plus informée et proactive de l'audit interne et externe.
Conclusion
En conclusion, l'exploration des processus est un outil de transformation pour les entreprises qui souhaitent améliorer leurs processus et leurs opérations. En analysant les données des processus d'entreprise, il permet de découvrir des tendances, des modèles et des domaines d'amélioration, ce qui favorise une prise de décision fondée sur les données. Dans le domaine de l'audit, l'exploration des processus permet d'identifier les inefficacités, de détecter les fraudes et de garantir la conformité. À mesure que le domaine évolue, il est essentiel pour les entreprises de se tenir au courant des derniers outils, techniques et meilleures pratiques afin de tirer pleinement parti de la puissance de la technologie de l'exploration des processus.
