Process-Mining-Software hat die Rechnungsprüfung erheblich verändert und bietet neue Möglichkeiten für Einblicke, Genauigkeit und Compliance. Dieser Artikel bietet einen umfassenden Überblick über diese beiden Bereiche und vermittelt Ihnen die wichtigsten Informationen, die jeder Unternehmensleiter kennen muss.
Was genau ist Process Mining?
Das Herzstück, Prozessanalyse eine Möglichkeit, den Zustand von Geschäftsprozessen auf der Grundlage von Daten aus den verschiedenen IT-Systemen, die ein Unternehmen nutzt, zu ermitteln. Prozessdaten sind in diesem Zusammenhang von entscheidender Bedeutung, da sie Unternehmen helfen, Prozesse effizient zu identifizieren und zu analysieren. Man kann es sich als die Anwendung von Data-Mining-Techniken im Bereich des Geschäftsprozessmanagements vorstellen.
Process Mining bietet Führungskräften in wissensintensiven Bereichen wie der Rechnungsprüfung fortschrittliche analytische Fähigkeiten. Durch die Nutzung von Ereignisprotokolle aus verschiedenen IT-Systemen bietet es Echtzeiteinblicke in Prozessabläufe und hilft dabei, potenzielle Prozessabweichungen, mögliche Probleme bei der Einhaltung von Vorschriften und Möglichkeiten zur Verbesserung aufzudecken.
Warum sollte man Process Mining in der Wirtschaftsprüfung einsetzen?
Die Rechnungsprüfung ist ein Bereich, der eine sorgfältige Prüfung von Geschäftsvorgängen, Jahresabschlüssen und Aufzeichnungen erfordert. Herkömmliche Prüfungsmethoden sind zwar effektiv, können aber mühsam und zeitaufwändig sein.
Algorithmen zur Prozessgewinnung kommen hier ins Spiel und bieten eine Lösung, die nicht nur effizient, sondern auch äußerst zuverlässig ist. Diese Technologie erleichtert die Prozessverbesserung, indem sie Einblicke in die Funktionsweise von Prozessen gewährt und verbesserungswürdige Bereiche identifiziert. Im Gegensatz zu manuellen Ansätzen kann Process Mining eine schnellere und genauere Analyse von Unternehmensdaten und -prozessen ermöglichen.
Ein Röntgenblick in die Gesundheit des Unternehmens mit Process Mining Software
Process Mining ist keine neue Technologie, wird aber zunehmend auf dem Gebiet der datengesteuerten Rechnungsprüfung eingesetzt. EY schätzt, dass Audit- und Kontrolltätigkeiten 19 % der allgemeinen Möglichkeiten zur Nutzung von Process Mining ausmachen.1
Die Synergie zwischen Process Mining und Auditing ist ziemlich tiefgreifend. Man kann sich beide als eine Art Röntgenaufnahme des Zustands einer Organisation vorstellen. Beide zielen darauf ab, die betriebliche Landschaft eines Unternehmens zu bewerten, zu analysieren und zu verbessern.
Durch die Integration von Process-Mining-Techniken in die Rechnungsprüfung können Prüfer effektivere Bewertungen mit einem höheren Maß an Detailgenauigkeit und Präzision durchführen.
Wo Process Mining Ihr internes Audit-Team unterstützen kann
Mit Process Mining wird die Rechnungsprüfung von einem überwiegend manuellen Prozess zu einem weitgehend automatisierten Prozess. Diese Technologie liefert objektive, aus tatsächlichen Daten abgeleitete Erkenntnisse und optimiert bestehende Geschäftsprozesse. Prüfer und interne Audit-Spezialisten können einen gesamten Prozess von Anfang bis Ende auswerten und so Anomalien erkennen, Betrug aufdecken und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Standards sicherstellen.
Schnelleres Erkennen der Grundursachen
Process Mining kann ein unschätzbares Werkzeug für Prüfer sein, die versuchen, die die Grundursachen von Problemen in den Abläufen einer Organisation aufzudecken.
Durch die Abbildung des gesamten Prozesses auf der Grundlage von Ereignisprotokollen aus IT-Systemen bietet Process Mining eine klare Visualisierung von Arbeitsabläufen, Transaktionen und Betriebsabläufen. Dadurch können Prüfer Diskrepanzen, Engpässe und Unregelmäßigkeiten erkennen, die auf tiefergehende Probleme hinweisen könnten.
Darüber hinaus kann die Echtzeit-Datenanalyse des Process Mining Anomalien aufzeigen, sobald sie auftreten, und so einen unmittelbaren Einblick in deren Ursprung geben. Durch die Analyse von Mustern und Abweichungen innerhalb dieser umfassenden Prozesslandkarten können Prüfer daher alle betrieblichen Probleme effizient bis zu ihren Ursachen zurückverfolgen und so die Genauigkeit und Wirksamkeit ihrer Prüfungsverfahren verbessern.
Erhöhung der Genauigkeit und Transparenz in der Finanzberichterstattung
Process Mining verbessert die Genauigkeit und Transparenz der Finanzberichterstattung erheblich, indem es einen detaillierten, datengesteuerten Blick auf die Geschäftsprozesse ermöglicht. Es nutzt Algorithmen zur Analyse von Ereignisprotokollen aus verschiedenen Systemen, die an Finanztransaktionen beteiligt sind, und ermöglicht so eine umfassende Überprüfung aller durchgeführten Aktionen.
Das bedeutet, dass jede Transaktion, jeder Arbeitsablauf und jede Finanzoperation bis zu ihrem Ursprung zurückverfolgt werden kann, wodurch das Risiko von Fehlern, Betrug oder Unstimmigkeiten verringert wird. Außerdem wird sichergestellt, dass jeder an der Finanzberichterstattung beteiligte Prozess transparent und überprüfbar ist.
Darüber hinaus hilft der Echtzeit-Charakter von Process Mining dabei, etwaige Probleme umgehend zu erkennen und zu beheben, wodurch deren Auswirkungen auf die Jahresabschlüsse minimiert werden. Insgesamt trägt Process Mining zu einer genaueren, zuverlässigeren und transparenteren Finanzberichterstattung bei, was zu größerem Vertrauen bei den Beteiligten führt.
Prüfung der Finanzkontrolle
Process Mining unterstützt die Prüfer bei der Prüfung der Finanzkontrolle in einem Unternehmen, indem es eine vollständige, datengesteuerte Sicht auf die Finanzabläufe bietet. Es nutzt reale Geschäftsvorgänge und Aktivitätsdaten aus Unternehmenssystemen, um den gesamten Finanzprozess von der Einleitung der Transaktion bis zur abschließenden Berichterstattung abzubilden. Auf diese Weise können die Prüfer jeden Schritt genau unter die Lupe nehmen und Abweichungen von den erwarteten Kontrollen feststellen, die auf Kontrollschwächen oder Probleme bei der Nichteinhaltung von Vorschriften hinweisen könnten.
Darüber hinaus unterstützt Process Mining die kontinuierliche Prüfung, indem es Einblicke in Echtzeit liefert und es den Prüfern ermöglicht, anstelle periodischer Überprüfungen laufende Kontrollbewertungen durchzuführen. Diese umfassende Echtzeit-Ansicht der Finanzkontrollen hilft den Prüfern sicherzustellen, dass das Unternehmen die internen Richtlinien und externen Vorschriften einhält, und stärkt so die Integrität der Finanzoperationen.
Vorteile des Process Mining in der Rechnungsprüfung
Process Mining bringt viele Vorteile für die Rechnungsprüfung mit sich, darunter:
- Günstigere und schnellere Prüfung. Da die manuelle Datenerfassung bei der Einhaltung von Vorschriften entfällt, können Audits durch Process Mining sowohl kostengünstiger als auch wesentlich schneller durchgeführt werden. Process-Mining-Plattformen sind wichtige Softwarelösungen, die Unternehmen bei der Analyse und Visualisierung ihrer Geschäftsprozesse anhand von Daten aus verschiedenen Quellen wie Transaktionsprotokollen unterstützen.
- Erhöhte Effizienz und Genauigkeit. Durch die Prüfung des gesamten Prozesses können Prüfer das Risiko von Fehlern und Ungenauigkeiten verringern. Prüfer können Prozesse schnell abbilden und visualisieren und so Zeit und Ressourcen sparen.
- Bessere Einhaltung der Vorschriften. Process Mining hilft den Prüfern, das organisatorische Risiko zu verringern und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, indem es Abweichungen von den Standardverfahren identifiziert, zum Beispiel in Form von Einzelkäufen oder Schatten-IT.
- Datengestützte Entscheidungsfindung. Unternehmensleiter können Kontrollmaßnahmen selbst in die Hand nehmen, indem sie kontinuierlich überwachen, schneller auf potenzielle Risiken reagieren und die Einhaltung von Prozessen sicherstellen.
Herausforderungen und Lösungen bei der Implementierung von Process Mining für die Rechnungsprüfung
Obwohl die Vorteile auf der Hand liegen, ist die Implementierung von Process Mining für die Rechnungsprüfung mit gewissen Herausforderungen verbunden. Beim Process Mining werden Daten aus Ereignisprotokollen in Informationssystemen extrahiert, um Geschäftsprozesse zu visualisieren und zu verstehen. Dazu gehören:
- Qualität der Daten: Eine schlechte Datenqualität kann die Genauigkeit der Process-Mining-Ergebnisse beeinträchtigen. Dies kann durch die Implementierung robuster Datenbereinigungsmethoden behoben werden.
- Komplexität: Die Komplexität der Prozesse kann es schwierig machen, die Ergebnisse des Process Mining zu verstehen. Schulung und Ausbildung können den Prüfern helfen, diese Ergebnisse effektiv zu interpretieren.
- Belange des Datenschutzes: Process Mining kann potenziell sensible Informationen preisgeben. Es sollten geeignete Datenschutzmaßnahmen ergriffen werden, um die Privatsphäre und die Vertraulichkeit zu gewährleisten.
- Langsame Implementierung: Wenn Sie Process Mining in einem Unternehmen mit vielen Quellsystemen und Geschäftsanwendungen einsetzen möchten, kann die Implementierung der Process Mining-Technologie sehr langsam sein.
Geschäftsprozessmanagement und Process Mining
Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist ein umfassender Ansatz zur Überwachung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Es umfasst die Gestaltung, Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung von Prozessen zur Erreichung der Unternehmensziele. Process Mining spielt innerhalb von BPM eine entscheidende Rolle, da es eine datengestützte Perspektive auf die tatsächliche Funktionsweise von Prozessen bietet.
Durch die Integration von Process Mining in BPM können Unternehmen Engpässe, Ineffizienzen und Abweichungen von Standardverfahren erkennen. Diese datengesteuerten Erkenntnisse ermöglichen präzisere und effektivere Prozessverbesserungen. BPM bietet den Rahmen für die Implementierung dieser Änderungen und die Überwachung ihrer Auswirkungen, wodurch sichergestellt wird, dass die Geschäftsprozesse kontinuierlich für eine bessere Leistung optimiert werden.
Wie Process Mining externen Prüfern helfen kann
Process Mining kann auch Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und externen Prüfern bei der Verbesserung ihrer eigenen Prozesse und Prüfungsabläufe erheblich helfen. Es dient als Brücke zwischen Data Science und Process Science und bietet eine theoretische Grundlage für das Verständnis und die Optimierung von Geschäftsprozessen.
Identifizierung von Ineffizienzen
Die Process-Mining-Technologie bietet Wirtschaftsprüfungsgesellschaften als potenziellen Kunden viele der gleichen Vorteile, angefangen bei der vollständigen Transparenz von Geschäftsabläufen, Prozessen und der Nutzung von IT-Systemen.
Process Mining visualisiert die wichtigsten Arbeitsabläufe in der Wirtschaftsprüfung und deckt Engpässe, unnötige Schritte oder Abweichungen von den Standardverfahren auf. Durch das Aufspüren dieser Ineffizienzen können Wirtschaftsprüfungsunternehmen ihre Abläufe rationalisieren, die Effizienz der Arbeitsabläufe verbessern und Zeit und Ressourcen sparen.
Rationalisierung und Verbesserung der Abläufe durch Prozessverbesserung
Prüfungsprozesse erfordern ein hohes Maß an Fachwissen, Zeit und Ressourcen, um den hohen Anforderungen der Kunden gerecht zu werden. Process Mining Tools können Auditoren dabei helfen, Rationalisierungsmöglichkeiten zu identifizieren, die sowohl die Auditzeit als auch die Kosten reduzieren können.
Indem sie neue Erkenntnisse über ihre Abläufe gewinnen, können Wirtschaftsprüfungsunternehmen Process Mining auch zur Förderung von Innovationen nutzen. Sie können Bereiche für technologischen Fortschritt oder Prozessumgestaltung identifizieren, was zu verbesserten Dienstleistungen und Wettbewerbsvorteilen führt.
Verbesserung der Genauigkeit
Durch Process Mining können Wirtschaftsprüfungsunternehmen jeden Vorgang bis zu seinem Ursprung zurückverfolgen und so das Risiko von Fehlern und Ungenauigkeiten in den Prüfungsprozessen verringern. Dies gewährleistet ein hohes Maß an Genauigkeit bei den Prüfungsergebnissen und verbessert die Zuverlässigkeit der von ihnen angebotenen Prüfungsdienste.
Mit der Datenanalyse in Echtzeit erleichtert das Process Mining die kontinuierliche Prüfung. Die Prüfer können sofort auf potenzielle Probleme reagieren, wodurch der Prüfungsprozess eher proaktiv als reaktiv ist.
Bessere Einhaltung der Vorschriften
Process Mining hilft den Prüfern, die Einhaltung von Industriestandards und Vorschriften besser zu gewährleisten, indem es Abweichungen von den vorgeschriebenen Verfahren aufdeckt. Dies kann zu verbesserten internen Kontrollen und zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen führen.
In stark regulierten Branchen wie der Wirtschaftsprüfung kann die Process-Mining-Technologie die Einhaltung der Vorschriften verbessern, indem sie frühzeitig Hinweise darauf gibt, wenn Prozesse nicht eingehalten werden oder Bereiche, in denen zusätzliche Konformitätsprüfungen erforderlich sind.
Bewährte Praktiken für Process Mining in der Rechnungsprüfung
Beim Einsatz von Process Mining in der Wirtschaftsprüfung ist die Einhaltung von Best Practices für das Erreichen optimaler Ergebnisse unerlässlich. Hier sind einige wichtige Leitlinien:
- Sicherstellung der Datengenauigkeit und -vollständigkeit: Die Grundlage für ein effektives Process Mining sind zuverlässige Daten. Dazu gehört eine gründliche Datenbereinigung und -validierung, um sicherzustellen, dass die verwendeten Ereignisprotokolle genau und vollständig sind.
- Definieren Sie klare Ziele und Vorgaben: Legen Sie spezifische Ziele für das Process-Mining-Projekt fest, z. B. die Ermittlung von Ineffizienzen, die Aufdeckung von Betrug oder die Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften. Klare Ziele leiten die Analyse und helfen, die Bemühungen auf das Erreichen konkreter Ergebnisse zu konzentrieren.
- Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge und Techniken: Wählen Sie geeignete Process-Mining-Tools und -Techniken, die auf die Prüfungsanforderungen zugeschnitten sind. Dazu können maschinelle Lernalgorithmen für fortgeschrittene Analysen oder Prozessermittlungstechniken zur Darstellung von Arbeitsabläufen gehören.
- Sicherstellung umsetzbarer Ergebnisse: Die aus dem Process Mining gewonnenen Erkenntnisse sollten praktisch und umsetzbar sein. Die Prüfer sollten in der Lage sein, diese Ergebnisse zu nutzen, um sinnvolle Geschäftsverbesserungen vorzunehmen, sei es bei der Rationalisierung von Prozessen oder der Verbesserung von Compliance-Maßnahmen.
Die nächsten Schritte zum digitalen Compliance Management
Die Zukunft des Process Mining in der Wirtschaftsprüfung scheint vielversprechend. Mit der fortschreitenden Digitalisierung der Unternehmen wird die Nachfrage nach innovativen Prüfungslösungen steigen. Process Mining wird mit seiner Fähigkeit, umfassende und genaue Einblicke in betriebliche Abläufe zu geben, zu einem unverzichtbaren Werkzeug im Werkzeugkasten des Prüfers werden.
Die Verschmelzung von Process Mining und Auditing stellt einen grundlegenden Wandel in der Art und Weise dar, wie Unternehmen ihre betrieblichen Prozesse bewerten und verbessern. Sie bietet mehr Effizienz, Genauigkeit und Einblicke und ebnet so den Weg für einen sachkundigeren, proaktiven Ansatz bei internen und externen Prüfungen.
Schlussfolgerung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Process Mining ein transformatives Werkzeug für Unternehmen ist, die ihre Prozesse und Abläufe verbessern wollen. Durch die Analyse von Daten aus Geschäftsprozessen werden Trends, Muster und verbesserungswürdige Bereiche aufgedeckt, was eine datengesteuerte Entscheidungsfindung ermöglicht. Im Bereich der Rechnungsprüfung hilft Process Mining, Ineffizienzen zu erkennen, Betrug aufzudecken und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Da sich dieser Bereich ständig weiterentwickelt, ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, mit den neuesten Tools, Techniken und Best Practices Schritt zu halten, um die Leistungsfähigkeit der Process-Mining-Technologie voll auszuschöpfen.
