Comment accélérer l'intégration de votre nouvel employé
La première impression est extrêmement importante, et vous pouvez compter sur le fait que votre nouvel employé voudra faire bonne impression dès son premier jour de travail. De même, la première impression que vous créez est tout aussi importante. Selon une étude du groupe Aberdeen, 86% des nouveaux employés choisissent de rester ou de quitter une entreprise au cours des six premiers mois. Et s'ils trouvent que l'intégration d'un nouvel employé est une expérience positive, ils ont 69 % de chances de rester trois ans ou plus.
Le seuil de rentabilité, c'est-à-dire le moment où les nouveaux employés ajoutent plus de valeur à l'entreprise qu'ils n'en ont consommé, est d'un peu plus de six mois - la même période générale pendant laquelle ils décident de conserver leur nouvel emploi ou de chercher ailleurs. Un processus d'intégration bien mené ne se limite pas à s'assurer que les formulaires W4 sont remplis. Voici quelques moyens d'accélérer et d'améliorer l'intégration des nouveaux employés.
Les quatre C
La Society for Human Resources Management (SHRM) définit les "quatre C" de l'intégration d'un nouvel employé. Le premier est la conformité, qui couvre les règles, règlements et politiques de base. Ensuite, la clarification, qui consiste à s'assurer que les nouveaux employés savent ce qu'on attend d'eux. Le troisième C est la culture, et c'est le zeitgeist organisationnel particulier de votre entreprise. Le quatrième C est la connexion, et c'est le processus par lequel le nouvel employé établit de nouvelles connexions commerciales et d'information au sein de votre entreprise - avec ses superviseurs, ses collègues et le personnel de soutien.
L'embarquement de certains nouveaux employés peut se faire avant qu'ils ne commencent
Certaines tâches d'embarquement de nouveaux employés ne doivent pas attendre que la nouvelle personne commence officiellement à travailler. De nombreuses tâches des RH peuvent être effectuées à l'avance si vous ajoutez les nouveaux employés à votre réseau dès qu'ils acceptent un poste. Par exemple, ils peuvent saisir des informations vitales sur l'employé, télécharger une photo de badge et remplir des formulaires pour les prestations, le dépôt direct et la retenue d'impôt. Soudain, le premier jour au bureau est moins stressant car de nombreuses tâches sont déjà effectuées. Le responsable du nouvel employé peut également s'occuper des processus à l'avance, comme l'attribution d'un box et l'aménagement d'un poste de travail.
La mise à disposition d'outils sociaux peut aider les nouvelles recrues à gravir la courbe d'apprentissage
Les jeunes qui commencent l'université se font souvent un devoir de développer un réseau Facebook dans leur nouvelle école avant d'arriver sur le campus. Vous pouvez les aider à faire quelque chose de similaire au lieu de travail. Une nouvelle recrue dans votre réseau d'entreprise peut commencer à apprendre des noms et des visages, ainsi que des informations qui ne sont pas toujours incluses dans l'embarquement informel (comme l'endroit où se trouvent les toilettes). En attendant, l'entreprise peut envisager de désigner quelques employés clés pour interagir avec le nouvel embauché sur le réseau social de l'entreprise afin de l'aider à se sentir plus à l'aise.
Minimiser le risque d'erreur humaine
Lorsque vous présentez un nouvel employé avec une pile de documents le premier jour, le risque d'erreur humaine est élevé. Que faire si les RH ne peuvent pas lire son écriture ? Et si un formulaire se perd en route vers les RH ? En rassemblant ces processus en un flux de travail en ligne logique, votre réduire considérablement le risque d'erreur. Les champs des formulaires peuvent être configurés de manière à n'accepter que certains types d'informations (comme les numéros dans un champ vide de la sécurité sociale). Une fois les formulaires remplis, ils peuvent être automatiquement envoyés au bon destinataire et déclencher des alertes par courrier électronique pour que le personnel concerné sache qu'il doit les rechercher.
Ne sous-estimez pas l'importance des détails
Il est évident que de nombreuses procédures doivent être suivies à la lettre dans le processus d'intégration d'un nouvel employé, en particulier si vous travaillez dans un secteur très réglementé comme les soins de santé, la finance ou la défense. Mais il y a d'innombrables petites choses que personne ne pense à expliquer au nouvel employé : comment utiliser la photocopieuse, à quelle heure est le déjeuner, où se procurer les fournitures de bureau, etc. Ces informations peuvent être transmises par le biais du réseau social de votre entreprise, ou par une page Wiki ou FAQ à laquelle votre nouvel employé peut accéder avant de commencer. Plus votre nouvel employé est préparé dès le premier jour, plus la transition vers la productivité est rapide.
Conclusion
Les nouvelles recrues veulent faire la meilleure première impression et votre entreprise doit s'efforcer de leur rendre la pareille. Il est facile de créer des flux de travail en ligne pour l'intégration des nouveaux employés grâce à un outil puissant comme ProcessMaker, le logiciel de flux de travail open-source suffisamment intuitif pour être utilisé par des personnes non spécialisées en informatique. Il est fourni avec de nombreux modèles et outils intégrés afin que vous puissiez personnaliser parfaitement l'intégration des nouveaux employés. De plus, vous pouvez essayer gratuitement l'édition Enterprise de ProcessMaker ou télécharger l'édition Community de ProcessMaker et vous occuper de tout sauf d'une tasse de café de bienvenue pour le premier jour de votre nouvel employé.
