Der erste Eindruck ist enorm wichtig, und Sie können sich darauf verlassen, dass Ihr neuer Mitarbeiter am ersten Arbeitstag einen guten Eindruck hinterlassen möchte. Genauso wichtig ist der erste Eindruck, den Sie hinterlassen. Laut einer Studie der Aberdeen Group, 86% der neuen Mitarbeiter entscheiden innerhalb der ersten sechs Monate, ob sie bei einem Unternehmen bleiben oder es verlassen. Und wenn sie das Onboarding neuer Mitarbeiter als positiv empfinden, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie drei Jahre oder länger bleiben, um 69 % höher.
Der "Break-even"-Punkt, an dem neue Mitarbeiter mehr Wert für das Unternehmen schaffen, als sie verbraucht haben, liegt bei etwas mehr als sechs Monaten - der gleiche Zeitraum, in dem sie sich entscheiden, ob sie bei ihrer neuen Stelle bleiben oder sich anderweitig umsehen. Bei einem gut durchgeführten Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter geht es um weit mehr als nur darum, dass die W4-Formulare ausgefüllt werden. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu beschleunigen und zu verbessern.
Die vier K's
Die Society for Human Resources Management (SHRM) definiert die "vier Cs" der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Das erste ist die Einhaltung der grundlegenden Regeln, Vorschriften und Richtlinien. Das zweite ist die Klärung, bei der Sie sicherstellen, dass die neuen Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird. Das dritte C ist die Kultur, d. h. der besondere organisatorische Zeitgeist in Ihrem Unternehmen. Das vierte C ist die Verbindung, d. h. der Prozess, in dem der neue Mitarbeiter neue Geschäfts- und Informationsverbindungen innerhalb Ihres Unternehmens herstellt - mit Vorgesetzten, Kollegen und Hilfspersonal.
Einige Aufgaben können vor dem Arbeitsbeginn erledigt werden
Einige Aufgaben im Zusammenhang mit dem Onboarding neuer Mitarbeiter müssen nicht warten, bis die neue Person offiziell ihre Arbeit aufnimmt. Viele Aufgaben der Personalabteilung können bereits im Vorfeld erledigt werden, wenn Sie neue Mitarbeiter in Ihr Mitarbeiternetzwerk aufnehmen, sobald sie eine Stelle annehmen. So können sie zum Beispiel wichtige Mitarbeiterinformationen eingeben, ein Foto ihres Ausweises hochladen und Formulare für Sozialleistungen, direkte Einzahlungen und Steuerabzüge ausfüllen. Plötzlich ist der erste Tag im Büro weniger stressig, weil so viele Aufgaben bereits erledigt sind. Der Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters kann sich auch schon im Vorfeld um Prozesse kümmern, wie die Zuweisung eines Arbeitsplatzes und die Einrichtung eines Arbeitsplatzes.
Die Bereitstellung sozialer Tools kann neuen Mitarbeitern helfen, die Lernkurve zu erklimmen
Junge Leute, die ein Studium beginnen, legen oft Wert darauf, ein Facebook-Netzwerk an ihrer neuen Schule aufzubauen, bevor sie auf dem Campus ankommen. Sie können ihnen helfen, etwas Ähnliches am Arbeitsplatz zu tun. Ein neuer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmensnetzwerk kann Namen und Gesichter kennenlernen und Informationen erhalten, die bei der Einarbeitung nicht immer vermittelt werden (z. B. wo die Toiletten sind). In der Zwischenzeit kann das Unternehmen in Erwägung ziehen, einige Mitarbeiter in Schlüsselpositionen zu benennen, die mit dem neuen Mitarbeiter im sozialen Netzwerk des Unternehmens interagieren, damit er oder sie sich wohler fühlt.
Minimieren Sie das Risiko menschlicher Fehler
Wenn Sie einem neuen Mitarbeiter an seinem ersten Tag einen Stapel Papierkram vorlegen, ist das Risiko menschlicher Fehler groß. Was, wenn die Personalabteilung seine Handschrift nicht lesen kann? Was ist, wenn ein Formular auf dem Weg zur Personalabteilung verloren geht? Indem Sie diese Prozesse in logischen Online-Workflows zusammenfassen, können Ihre das Fehlerrisiko erheblich senken. Formularfelder können so eingerichtet werden, dass nur bestimmte Arten von Informationen akzeptiert werden (z. B. Zahlen in einem Formular für die Sozialversicherung), und sobald die Formulare ausgefüllt sind, können sie automatisch an den richtigen Empfänger gesendet werden und E-Mail-Warnungen auslösen, damit die betroffenen Mitarbeiter wissen, dass sie danach suchen müssen.
Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung von Details
Natürlich gibt es viele Verfahren, die bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter buchstabengetreu befolgt werden müssen, vor allem, wenn Sie in einer stark regulierten Branche wie dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen oder der Verteidigung tätig sind. Aber es gibt auch unzählige kleine Dinge, an die niemand denkt, um sie dem neuen Mitarbeiter zu erklären: wie man den Kopierer benutzt, wann es Mittagspause gibt, wo man Büromaterial bekommt usw. Diese Informationen können über das soziale Netzwerk Ihres Unternehmens oder über ein Wiki oder eine FAQ-Seite vermittelt werden, auf die Ihr neuer Mitarbeiter Zugriff hat, bevor er tatsächlich anfängt. Je besser Ihr neuer Mitarbeiter am ersten Tag vorbereitet ist, desto schneller wird er produktiv.
Schlussfolgerung
Neu eingestellte Mitarbeiter wollen den besten ersten Eindruck machen, und Ihr Unternehmen sollte sich bemühen, dies zu erwidern. Die Erstellung von Online-Workflows für das Onboarding neuer Mitarbeiter ist mit einem leistungsstarken Tool wie ProcessMaker, der Open-Source-Workflow-Software, die auch von Nicht-IT-Mitarbeitern intuitiv bedient werden kann, ganz einfach. Sie verfügt über zahlreiche integrierte Vorlagen und Tools, mit denen Sie das Onboarding neuer Mitarbeiter perfekt anpassen können. Darüber hinaus können Sie die ProcessMaker Enterprise Edition kostenlos testen oder die Community Edition von ProcessMaker herunterladen und sich um alles kümmern, außer um eine Tasse Kaffee zur Begrüßung am ersten Tag Ihres neuen Mitarbeiters.
